Planung, Ziele und Organisation: Strategien für Unternehmen

Planung

Ziele

Es gibt ein Gefühl der Richtung oder eine Orientierung für die Bemühungen. Wenn Ziele klar definiert, bekannt und praktisch verankert sind, wirken sie als selbstmotivierende Kraft. „Wenn man nicht weiß, welchen Hafen man ansteuert, ist kein Wind der richtige.“

Integrierte Struktur

Integrierte Struktur: Die Harmonisierung der Ziele erfordert eine bestimmte Hierarchie unter ihnen. Ein untergeordnetes Ziel trägt dazu bei, das unmittelbar übergeordnete Ziel zu erfüllen.

Untergeordnete Ziele

Untergeordnete Ziele: Dies bedeutet, dass man zunächst allgemeine und wichtigste Ziele festlegt, und diese dann schrittweise in konkretere, niedrigere Ebenen ausbreitet.

Effektive Planung

Effektive Planung basiert auf Fakten, Daten und Informationen — aktuelle und vorhergesagte — und nicht auf bloßen Gefühlen oder Wünschen.

Bedeutung, Prinzipien und Grenzen der Planung

Planung legt die Ziele eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum fest. Sie dient als Leitlinie für alle Maßnahmen, die auf diese Ziele hinführen. Maßnahmen, die nicht zur Erreichung der Ziele beitragen, werden in wirtschaftlicher Planung vermieden; so konzentrieren sich Handlungen in einem bestimmten Sinne. Ein weiteres wichtiges Element der Planung ist die Vermeidung oder Verringerung unnötiger Risiken.

• Ein weiterer Grund für die Bedeutung der Planung ist, dass sie die Kontrolle des Unternehmens ermöglicht: Durch das Setzen bestimmter Ziele kann man das Ist mit dem Soll vergleichen, Abweichungen erkennen und als Grundlage für Korrekturmaßnahmen sowie für die zukünftige Planung nutzen.
• Planung erleichtert außerdem die Koordination der verschiedenen Unternehmensfunktionen und sichert die Übereinstimmung mit dem Gesamtgeschäftsplan.

Prinzipien

• Flexibilität: Die Unflexibilität von Plänen untergräbt ihre Wirksamkeit.
• Verpflichtung: Pläne sollten so gestaltet sein, dass sie Engagement fördern und die Beteiligten zur Umsetzung motivieren.
• Beitrag: Pläne müssen integriert und zielgerichtet sein, damit einzelne Ziele zu einem zentralen, zusammenhängenden Handeln führen.

Vorsichtsmaßnahmen

Entscheidend für das Planungssystem ist die Genauigkeit der erwarteten Ergebnisse. Es bestehen inhärente Schwierigkeiten bei der Planung von Aktivitäten, besonders wenn keine ausreichende statistische Basis vorhanden ist.

Arten von Plänen

A. Ziele: Ein Ziel ist eine grundlegende Planart, die sich auf zukünftige Aktivitäten bezieht und deren Entwicklung Planung erfordert.

B. Programm: Ziele sollten zeitlich verteilt werden, sodass ihre Erreichung durch schrittweise Teilleistungen mit festgelegten Zeitdimensionen erfolgt.

C. Budget: Budgets betreffen die finanziellen Aspekte, wie erwartete Erträge und Kosten.

D. Richtlinie (Policy): Bezieht sich auf Grenzen oder Rahmenbedingungen, innerhalb derer gehandelt wird.

E. Verfahren: Ein Verfahren beschreibt die zeitliche Abfolge von Aufgaben und den Ablauf bestimmter Arbeiten.

F. Methoden: Die Methode ist weniger umfassend als das Verfahren; sie beschreibt detailliert, wie eine spezifische Aufgabe durchzuführen ist.

Strategische und operative Planung

Strategische Planung

Strategische Planung: Bezieht sich auf einen langfristigen Planungsprozess, der meist in den Führungspositionen des Unternehmens beginnt und interne sowie externe Faktoren berücksichtigt, die die Makro-Entwicklung beeinflussen.

Operative Planung

Operative Planung: Betrifft die Formulierung von Zusagen (konkreten Plänen) zur Umsetzung spezifischer Maßnahmen, die auf die Erreichung dieser Ziele ausgerichtet sind — bezogen auf Zeitpläne, Geld (Budgets) und Arbeit (Verfahren und Methoden).

Planungsrichtlinien

Planungsrichtlinien: Richtlinien dienen als Leitlinien für Entscheidungsfindung und Maßnahmen, die helfen, die Ziele zu erreichen.

Anpassungsfähige Planung

Anpassungsfähige Planung: Pläne müssen an Umweltbedingungen angepasst werden. Sind diese Bedingungen relativ stabil, sind detaillierte mittel- und langfristige Pläne möglich; bei Instabilität hingegen ist der Planungsprozess schwieriger und flexiblere Ansätze sind erforderlich.

Strategische Planung ist eine ernsthafte Absichtserklärung mit einer Vision, wo wir stehen und wohin wir wollen. Die Mission besteht darin, Risiken zu vermeiden und Chancen in der Außenwelt zu nutzen sowie interne Schwächen und Stärken zu identifizieren.

Die Entwicklung des strategischen Denkens ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens: Führungskräfte tragen die Verantwortung, den richtigen Weg zu identifizieren.

Es müssen vier zentrale Fragen beantwortet werden: Was ist unsere aktuelle Position? Wenn wir nichts ändern, wo stehen wir dann? Wo werden wir in Zukunft sein? Welche Möglichkeiten haben wir, dies zu beeinflussen?

Rangordnung der Ziele

Regelmäßige Ziele: Diese sind kontinuierlich, wiederkehrend, routinemäßig, wesentlich und messbar. Sie sorgen für Stabilität und sind typisch für den normalen Betrieb eines Unternehmens.

Problemlösungsziele: Diese dienen der Wiederherstellung und Korrektur; sie stellen ein höheres Leistungsniveau gegenüber dem vorherigen Zustand her.

Innovative Ziele: Diese sind am schwierigsten; sie erfordern Kreativität und Erfindungsgeist und verändern oft grundlegend den Charakter der Organisation, fördern Entwicklung und Wachstum.

Planungsphasen

Im Planungsprozess lassen sich die folgenden Phasen unterscheiden:

• Bestimmung der Ziele
• Analyse und Klassifizierung der Voraussetzungen
• Formulierung alternativer Pläne
• Festlegung des endgültigen Plans
• Überprüfung der Fortschritte hinsichtlich des Plans

Ziele des Unternehmens

Nach Peter Drucker sind spezifische Ziele eines jeden Unternehmens unter anderem:

• Marktposition
• Prestige
• Innovation
• Spitzentechnologie
• Produktivität
• Sammlung materieller und finanzieller Ressourcen
• Hohe Gewinne
• Leistung
• Corporate Social Responsibility

Management by Objectives (Management nach Zielen)

Dies ist ein Ansatz zur Zielsetzung auf allen Ebenen des Unternehmens, nicht nur hinsichtlich der obersten Ziele.

Das MBO betont die Beteiligung der Untergebenen an der Zielsetzung innerhalb der übergeordneten Struktur oder Hierarchie. Der Ansatz wird in einem formalen, strukturierten System umgesetzt, in dem allgemeine Ziele schrittweise in immer detailliertere und spezifischere Ziele heruntergebrochen werden.

Der traditionelle Ansatz setzt voraus, dass Ziele typischerweise auf höheren Hierarchieebenen festgelegt werden. Beim MBO hingegen werden Untergebene in den Prozess einbezogen (Kaskadierung), sodass sie zu einer stärkeren Bindung an die Ziele motiviert werden. Dies führt zu höherer Motivation, einem stärkeren Beitrag zur Leistungsverbesserung und folglich zu einer höheren Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele erreicht werden.

Zusätzliche Konzepte

Konzept und organisatorische Faktoren

Organisieren bedeutet, die notwendigen Funktionen zu bestimmen, um ein Ziel zu erreichen, die Autorität festzulegen und die Verantwortung den Personen zuzuweisen, die für diese Funktionen zuständig sind.

Die Organisation legt Verfahren zur Bestimmung notwendiger Aktivitäten und Positionen innerhalb des Unternehmens fest, verteilt Aufgaben entsprechend funktionaler Beziehungen, definiert klar Autorität, Verantwortung und Pflichten einzelner Personen und weist diese Personen den jeweiligen Positionen zu, sodass Anstrengungen effizient und koordiniert eingesetzt werden können. Ziel der Organisation ist es, Menschen zu ermöglichen, gemeinsam und effizient zu arbeiten.

Dies basiert wesentlich auf den Prinzipien der Arbeitsteilung und der Spezialisierung.

Stufen der Organisation

a) Bestimmung der Linien

b) Aufteilung der Gesamtarbeit in Teilaufgaben (Analyse)

c) Gruppierung der Teilaufgaben in Verwaltungseinheiten (Zusammenfassung)

Kriterien der Abteilungsbildung

Homogenität, operative Kategorie, Produkt, Gebiet, Kunde, Prozess, Task Force

d) Definition von Aufgaben und Zuständigkeiten

e) Personalausstattung (Staffing)

f) Übertragung von Befugnissen

Autorität und Macht

• Belohnungsmacht
• Zwangsmacht
• legitime Macht
• Referenzmacht
• Expertenmacht (fachliche oder professionelle Macht)

Prinzipien der Organisation

• Arbeitsteilung
• Hierarchie
• Dezentralisierung
• Effektiver Personaleinsatz

Management-Konzept

Die Leitung entspricht der Ausführung der Strategie und der gewählten Alternative der Planung und Organisation, um das betrachtete Ziel zu erreichen.

Die Leitung umfasst die Arbeit und Funktion des gesamten Personals, das das Team des Unternehmens bildet.

Leitung bezieht sich auf die Menschen, ihre Beziehungen zueinander und die verschiedenen Umstände, die eine Gruppe dazu bringen, gemeinsame Ziele zu verfolgen.

Leitung bedeutet sowohl Führung als auch Umsetzung.

Kommunikation

Das verwendete Medium ist genauso wichtig wie die Kommunikation selbst.

Wenn ein Vorgesetzter einem Manager telefonisch eine neue Vergütungsrichtlinie ankündigt, wird dies weniger motivierend wirken und den Manager kaum überzeugen. Die Wahl des Mediums beeinflusst die Wirkung der Botschaft.

Unabhängig vom Medium sollte man einige Grundprinzipien beachten:

• Wissen, was genau kommuniziert werden muss
• Das Richtige und Notwendige kommunizieren — nicht mehr und nicht weniger
• Berücksichtigen, dass mündliche Kommunikation veränderlich sein kann
• Symbole und visuelle Elemente verwenden, wo möglich
• Zeit einplanen, um Informationen auszuwählen und vorzubereiten, bevor man sie kommuniziert

Benchmarking

Benchmarking: Ist eine Technik zur Messung der Leistung eines Systems oder einer Komponente, oft im Vergleich mit einem Referenzmaßstab, dem sogenannten Benchmark. Der Begriff Benchmark ist ein englisches Wort, das im Deutschen als Vergleichsmaßstab verwendet wird.