PowerPoint Grundlagen: Präsentationen erstellen & optimieren

Grundlagen von PowerPoint

Was ist PowerPoint?

PowerPoint ist eine Anwendung, mit der Sie Präsentationen oder Folien erstellen können. PowerPoint-Präsentationen können Bilder, Grafiken, Diagramme, Sounds und Videos enthalten, um das Publikum zu begeistern.

Elemente des Hauptfensters

• Titelleiste: Zeigt den Namen der Anwendung und den Namen der aktuell geöffneten Datei an.
• Menüleiste: Besteht aus acht Menüs und einem Hilfemenü mit Optionen. Jedes Menü enthält eine Reihe von Optionen mit ähnlichen Merkmalen.
• Symbolleiste: Enthält Schaltflächen, die eine Reihe von Aufgaben sehr schnell ausführen können.
• Arbeitsbereich: Der zentrale Teil des Fensters. Hier sehen Sie die Dokumente, die Sie erstellen, und können den Anzeigemodus wählen.
• Bildlaufleisten (horizontal und vertikal): Ermöglichen es Ihnen, den sichtbaren Bereich anzupassen, wenn nicht die gesamte generierte Arbeit auf einmal angezeigt werden kann.
• Ansichtsmodus-Schaltflächen: Hier können Sie durch einfaches Drücken einer Taste auswählen, was jederzeit im Arbeitsbereich angezeigt werden soll. Diese Tasten befinden sich auf der unteren linken Seite des Bildschirms.
• Statusleiste: Informiert Sie über die Anzahl der Folien in Ihrer Präsentation, die aktuelle Folie und die Art der Gestaltung, mit der die aktuelle Folie erstellt wird.

Ansichtsmodi und ihre Funktionen

Diese Umschaltflächen ermöglichen unterschiedliche Modi der Darstellung von Informationen auf dem Bildschirm:

• Folienansicht

  Durch Klicken auf diese Taste werden die Folien einzeln angezeigt. Um zur nächsten oder vorherigen Folie zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltflächen unten rechts im Fenster in der vertikalen Bildlaufleiste.

• Gliederungsansicht

  Diese Ansicht zeigt den Inhalt jeder erstellten Folie in einer organisierten Gliederung. Jeder Eintrag im System zeigt den Titel der entsprechenden Folie sowie den enthaltenen Text. Wenn die Folie eine Zeichnung enthält, wird dies durch ein kleines Symbol angezeigt.

• Foliensortierungsansicht

  In diesem Modus werden alle Folien der Präsentation gleichzeitig angezeigt, zusammen mit zusätzlichen Informationen.

• Notizenseitenansicht

  Mit diesem Programm können Sie nicht nur Folien erstellen, sondern auch Notizen für den Vortragenden. Die Notizenseiten enthalten persönliche Anmerkungen und zusätzliche Texte, die während der Präsentation nützlich sein können.

• Diashow-Ansicht

  Schließlich ermöglicht die Diashow-Taste, das Endergebnis Ihrer Präsentation zu betrachten, indem eine Folie nach der anderen angezeigt wird.

Der AutoInhalt-Assistent

Der Assistent beginnt mit einer Titelfolie. Von diesem Punkt an entscheiden Sie, wie Sie fortfahren, indem Sie eines der vom Assistenten angebotenen Themen auswählen.

1. Schritt 1: Assistent starten

   Beim Starten von PowerPoint wird der folgende Bildschirm angezeigt, in dem Sie die Option "AutoInhalt-Assistent" auswählen.

2. Schritt 2: Assistenten aktivieren

   Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um den Assistenten zu aktivieren. Der Assistent führt Sie durch eine Reihe von Bildschirmen, die es Ihnen ermöglichen, schnell und einfach eine komplette Präsentation zu erstellen.

Arbeiten mit Vorlagen

Vorlagen sind Designmodelle, die auf alle Folien einer Präsentation angewendet werden. PowerPoint bietet über hundert vordefinierte Vorlagen.

Nachdem die Dialogfeldoption ausgewählt wurde, ist der nächste Schritt die Wahl der am besten geeigneten Vorlage, abhängig von der Art der Präsentation. Es gibt viele Vorlagen zur Auswahl. Auf der rechten Seite sehen Sie ein kleines Vorschaufenster, das zeigt, wie die Vorlage aussehen würde.

Präsentationen speichern

Wie in anderen Windows-Anwendungen können Sie Ihre Präsentation auf verschiedene Weisen speichern.

1. Speichern über das Symbol

   Klicken Sie auf das Symbol "Speichern" in der Standard-Symbolleiste. Ist dies das erste Mal, dass Sie die Präsentation speichern, erscheint das Dialogfeld "Speichern unter", in dem Sie einen Namen vergeben und einen Ordner zum Speichern Ihrer Datei auswählen können.

2. Wiederholtes Speichern

   Wenn Sie die Präsentation nicht zum ersten Mal speichern, wird dieses Dialogfeld nicht erneut angezeigt. Stattdessen werden die Änderungen seit dem letzten Speichern Ihrer Präsentation automatisch gesichert.

Starten mit einer leeren Präsentation

Wenn Sie den Assistenten nicht verwenden möchten und nicht sofort über die Art der Vorlage nachdenken möchten, die Sie für eine bestimmte Präsentation verwenden, können Sie mit der Gestaltung dieser Präsentation beginnen, als ob Sie von einer leeren Seite ausgingen und von dort aus mit der Gestaltung beginnen.

1. Option "Leere Präsentation"

   Klicken Sie auf die Option "Leere Präsentation". Auf diese Weise gelangen Sie direkt zum Design der ersten Folie Ihrer Präsentation, sodass die Vorlage später ausgewählt werden kann.

2. Anpassung der Symbolleisten

   Unten sind die Standardfunktionen der Standard- und Formatierungssymbolleisten aufgeführt. Sie können die Werkzeuge in jeder Leiste ändern und sogar neue erstellen, die nur die gewünschten Werkzeuge enthalten.

Standard-Symbolleiste

Diese Symbolleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste. Die Schaltflächen führen die folgenden Funktionen aus:

• Neu: Erstellt eine neue, leere Präsentation, ohne das Dialogfeld "Neue Präsentation" anzuzeigen.
• Öffnen: Ermöglicht das Öffnen einer oder mehrerer vorhandener Präsentationen gleichzeitig.
• Speichern: Speichert die in der Präsentation vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, ist es notwendig, einen Namen zu vergeben.
• Drucken: Druckt die Präsentation in der Form des aktuellen Ansichtsmodus.
• Rechtschreibung prüfen: Überprüft die Rechtschreibung der gesamten Präsentation, einschließlich Folien, Gliederung, Notizen und Dokumentseiten.
• Ausschneiden: Entfernt den ausgewählten Text oder die Objekte und verschiebt sie in die Zwischenablage zum Einfügen an einer anderen Stelle.
• Kopieren: Kopiert den ausgewählten Text oder die Objekte und platziert sie in der Zwischenablage zum Einfügen an einer anderen Stelle.
• Einfügen: Fügt Text oder Objekte ein, die sich in der Zwischenablage befinden. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn zuvor ein Objekt oder Text ausgeschnitten oder kopiert wurde.
• Format übertragen: Kopiert das Format eines ausgewählten Objekts oder Textes und wendet es auf ein anderes an.
• Rückgängig: Macht die letzte ausgeführte Aktion rückgängig. Jeder Klick auf dieses Symbol macht eine weitere Aktion rückgängig.
• Wiederholen: Macht die letzte Aktion der "Rückgängig"-Taste rückgängig.
• Neue Folie einfügen: Fügt eine neue Folie mit dem gewünschten Design nach der aktuellen Folie ein.
• Word-Tabelle einfügen: Bietet eine leere Tabelle in Microsoft Word mit der angegebenen Anzahl von Zeilen und Spalten.
• Excel-Arbeitsblatt einfügen: Fügt eine leere Kalkulationstabelle aus Microsoft Excel in die Folie ein.
• Diagramm einfügen: Fügt ein Microsoft Graph-Diagramm in die Folie ein.
• ClipArt einfügen: Wählt ein Bild aus der Bildgalerie zur Aufnahme in die Präsentation aus.
• Folienlayout: Ändert das aktuelle Layout der Folie.
• Folienentwurfsvorlage anwenden: Ermöglicht das Anwenden von Designvorlagen auf eine PowerPoint-Präsentation oder die Verwendung eigener Vorlagen.
• Schwarzweiß-Ansicht: Zeigt die Folien in Schwarzweiß an, um ihr Aussehen und den Schwarzweißdruck korrekt einzustellen.
• Zoom: Ermöglicht eine Variation zwischen 10 und 400 Prozent, um die Darstellung des aktiven Dokuments zu verkleinern oder zu vergrößern.
• Hilfe: Zeigt die Hilfe an, um Informationen über das Programm zu erhalten.

Formatierungssymbolleiste

Diese Symbolleiste erscheint unter der Standard-Symbolleiste in den Ansichten Folien, Gliederung und Notizenseiten.

• Schriftart: Ändert die Schriftart des angezeigten Textes. Wenn nichts ausgewählt ist, wird die Standardschriftart für das Textwerkzeug geändert.
• Schriftgröße: Ändert die Größe des ausgewählten Textes. Wenn nichts markiert ist, wird die Standardgröße des Textes geändert.
• Fettschrift: Wendet die Fettformatierung auf den markierten Text an oder entfernt sie.
• Kursiv: Wendet die Kursivformatierung auf den ausgewählten Text an oder entfernt sie.
• Unterstrichen: Wendet die Unterstreichung auf den markierten Text an oder entfernt sie.
• Textschatten: Fügt dem Text einen Schatten hinzu oder entfernt ihn.
• Linksbündig: Setzt den markierten Text an den linken Rand, sodass der rechte Rand unregelmäßig ist.
• Zentriert: Platziert den ausgewählten Text zentriert auf der Seite.
• Rechtsbündig: Setzt den markierten Text an den rechten Rand, während der linke Rand unregelmäßig ist.
• Aufzählungszeichen: Erstellt eine nummerierte Liste oder eine Liste mit Symbolen.
• Zeilenabstand erhöhen: Erhöht den Abstand zwischen Absätzen auf einer Seite.
• Zeilenabstand verringern: Verringert den Abstand zwischen Absätzen auf einer Seite.
• Schriftgröße erhöhen: Erhöht die Schriftgröße des ausgewählten Textes auf die nächstgrößere Größe.
• Schriftgröße verringern: Verringert die Schriftgröße des ausgewählten Textes auf die nächstkleinere Größe.
• Einzug vergrößern: Verschiebt den markierten Absatz auf eine höhere Ebene (eine Ebene nach links).
• Einzug verkleinern: Verschiebt den ausgewählten Absatz auf eine niedrigere Ebene (eine Ebene nach rechts).
• Animationseffekte: Zeigt die Symbolleiste für Animationseffekte an.

Organisation von Ideen in der Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht in PowerPoint ist ideal, um Ideen für die Präsentation einzuführen und zu organisieren. Sie zeigt nur die Überschrift und den Fließtext jeder Folie. In dieser Ansicht erscheint jede Folie auf der ersten Ebene und jeder Absatz auf einer niedrigeren Ebene, entsprechend seiner Hierarchie.

Darüber hinaus können Sie die Reihenfolge der Folien in der Präsentation sowie die Textabsätze innerhalb jeder Folie ändern. PowerPoint ermöglicht auch den Import und Export von Diagrammen, die in anderen Anwendungen erstellt wurden.

Textformatierung in der Gliederungsansicht

In der Gliederungsansicht können Sie die Textformatierung der Folien anpassen, neue Schriftarten auswählen, Attribute zuweisen, die Größe ändern usw. Wählen Sie einfach den gewünschten Bereich aus und verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen, die wir bereits besprochen haben.