Professionelles Korrespondenzmanagement: Eingang, Fax & E-Mail

Registrierung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz

Das Eingangsbuch (Check-Buch)

Das Eingangsbuch dient zur Erfassung der eingehenden Korrespondenz, die die Kommunikationsabteilung erhält. Es enthält folgende Angaben:

• Auftragsnummer
• Datum des Eingangs
• Absender
• Klassifizierung
• Anhänge (deren Inhalt extrahiert werden muss)

Stempelung der Korrespondenz

In vielen Unternehmen wird die Korrespondenz nicht nur erfasst und beachtet, sondern mit einem Stempel versehen, der folgende Angaben druckt:

• Nummer der Eintragung
• Datum der Ankunft
• Bestätigung der Warenannahme
• Datum der Bearbeitung

Ausgangskorrespondenz

Verschiedene Abteilungen leiten die zu bearbeitende Korrespondenz (Briefe oder Dokumente) an die zentrale Briefabteilung weiter, die für den Versand an die Kunden zuständig ist.

Protokollierung der Ausgangsdokumente

Die Papierausgabe der Korrespondenz wird anhand folgender Daten protokolliert:

• Bestellnummer
• Datum
• Empfänger
• Art des Dokuments
• Anhänge
• Kommentare
• Buchung/Registrierungsdatensatz

Registrierung von Faxen

Eingangsfaxe protokollieren

In diesem Buch werden alle eingehenden Faxe des Unternehmens sowie eine kurze Zusammenfassung des Inhalts und die Bestätigung der Warenannahme erfasst. Es ist wünschenswert, dass die Person, die das Dokument erhält, den Empfang fest quittiert.

Ausgangsfaxe protokollieren

In diesem Buch werden folgende Details notiert:

• Datum und Uhrzeit des Versands
• Empfänger
• Kurze Zusammenfassung des Inhalts
• Sendende Abteilung

Management der E-Mail-Korrespondenz

Beim Empfang von E-Mails ist das Erste, was zu tun ist, eine erste Einordnung vorzunehmen und alle Informationen zu eliminieren, die für die Geschäftsaktivität nicht wichtig sind.

Wichtige Mitteilungen und Archivierung

Wenn eine wichtige Mitteilung gesendet oder empfangen wird, muss ein schriftlicher Nachweis erstellt werden, d. h., die E-Mail muss ausgedruckt werden. Die Aufbewahrungsdauer für E-Mails sollte zwischen 10 und 15 Tagen liegen.

Interne Verteilung der Korrespondenz

Die Systeme zur Zustellung von E-Mails und physischer Post variieren je nach Größe des Unternehmens.

Verteilung in KMU

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist die für den Erhalt der Post verantwortliche Person zuständig für:

• Öffnung der Korrespondenz
• Protokollierung
• Erstellung erforderlicher Kopien
• Übergabe an den Empfänger

Verteilung in Großunternehmen

Große Unternehmen nutzen oft ein oder mehrere mechanische Verkehrsmittel, um die schriftlichen Mitteilungen durch interne Kreisläufe zu leiten, wie z. B. Förderbänder oder pneumatische Schläuche.

Die Abteilungen verfügen über Fächer, in denen die erhaltenen Dokumente hinterlegt und die Post für den Versand gesammelt wird.

Zeitplan bei mehreren Poststellen

Wenn das Unternehmen über eine zweite oder weitere Poststellen in derselben Stadt verfügt, richtet sich die Verteilung nach dem verfügbaren Personal. Die Verteilung erfolgt üblicherweise wie folgt:

1. Die zweite Sammlung findet am Vormittag statt.
2. Die dritte und letzte Verteilung erfolgt eine Stunde vor Geschäftsschluss.