Projekt-Lebenszyklus: Initialisierung, Planung und PID-Erstellung

Projekt-Lebenszyklus: Überblick

Das Projekt wird zuerst initialisiert, dann geplant und während der Ausführung überwacht und gesteuert.

Phase 1: Initialisierung (INITIALIZE)

Die Initialisierungsphase ist entscheidend, um von Beginn an eine solide Basis zu schaffen und spätere Probleme im Projektverlauf zu minimieren.

Projektbeschreibung und Zieldefinition

Die Projektbeschreibung ist ein Prozess der Auswahl und Reduktion von Ideen und Perspektiven. Diese münden in einer Reihe von klar definierten Zielen, wichtigen Erfolgskriterien und einer Risikobewertung. Die Beschreibung sollte klar und präzise sein, damit jeder Stakeholder sie verstehen kann.

Das Project Initiation Document (PID)

Das Project Initiation Document (PID) muss alle relevanten Details enthalten und von den Sponsoren formell genehmigt sowie kommuniziert werden. Dieses Dokument liefert alle notwendigen Informationen zur Planung und Ressourcenzuweisung eines Projekts.

Die PID definiert:

• Was das Projekt erreichen will.
• Warum die Durchführung wichtig ist.
• Wer an der Verwaltung des Projekts teilnimmt und welche Aufgaben die Beteiligten haben.
• Wie und wann alles geschehen wird.

Inhalte der PID

Die PID sollte Angaben zu folgenden Punkten enthalten:

• Ziele und Vorgaben des Projekts: Was ist der Zweck des Projekts?
• Projektumfang: Was ist im Projekt enthalten und was nicht?
• Projektleistungen (Deliverables): Die spezifischen Ergebnisse, die produziert werden.
• Identifizierte Risiken und Einschränkungen: Was könnte schiefgehen und welche Notfallpläne (Kontingenzpläne) gibt es?
• Annahmen: Welche Annahmen wurden über das Projekt getroffen?
• Projektorganisationsstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine schematische Darstellung der Struktur. Wer arbeitet Vollzeit oder Teilzeit?
• Projektkontrollmechanismen: Die Mechanismen zur Steuerung des Projekts, einschließlich Berichts- und Überwachungsverfahren.
• Informationsstruktur und Kommunikation:
  • Wer kommuniziert was, wann und wie?
  • Kommunikationsfrequenz (monatlich, wöchentlich).
  • Kommunikationsmethode (E-Mail, Brief, etc.).
• Stakeholder und deren Engagement:
  • Wer sind die Stakeholder (intern oder extern)?
  • Wie werden sie auf dem Laufenden gehalten?
• Fokusplanung und Meilensteinplan.
• Projektbudgets.

Phase 2: Planung (PLANNING)

Die Planung ist ein disziplinierter Prozess zur zeitlichen Koordination und Verwaltung von Ressourcen (wie Personal und Budget) sowie zur Festlegung der Produkt- und Projektparameter durch die etablierte Leitung. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Planung der erforderlichen Arbeiten zur Erstellung des Endprodukts, anstatt auf den technischen Aspekten.

WAS: Technische Ziele und Produktdefinition

Die Frage, was getan werden soll, wird durch die technischen Ziele beantwortet. Diese werden vom technischen Projektleiter und dem Team überprüft.

WIE: Projektstrukturplan (WBS)

Die technischen Ziele werden durch die Entwicklung eines Projektstrukturplans (PSP/WBS) erreicht, der eine detaillierte Liste der durchzuführenden Aufgaben enthält.

WER: Ressourcenbindung und Rollenverteilung

Die Frage, wer die Arbeit verrichtet, wird hier beantwortet. Die verantwortlichen Organisationseinheiten und die benötigten Ressourcen werden detailliert im PSP (Projektstrukturplan) festgehalten.

WANN: Zeitplan und Aufwandschätzung

Hinsichtlich der Zeitplanung werden die Dauer jedes Arbeitselements, der Zeitpunkt der Durchführung sowie die benötigten Ressourcen und Vermögenswerte festgelegt. Dies beinhaltet auch die Schätzung der Kosten.

BUDGET: Kostenplanung

Wie hoch sind die Gesamtkosten des Projekts?