Projektmanagement: Definition, Arten, Phasen & Bewertung

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt sucht eine intelligente Lösung, um bei der Bewältigung eines Problems einen systematischen Ansatz zu finden. Ein Projekt soll systematisch Informationen sammeln, erstellen und analysieren, um eine Reihe von wirtschaftlichen Aspekten qualitativ und quantitativ zu beurteilen. Dies dient dazu, die Vor- und Nachteile der Zuteilung von Ressourcen für eine bestimmte Idee abzuwägen.

Projekte können unterschiedliche Ansätze, Investitionshöhen, Technologien und Methoden verfolgen, zielen aber stets darauf ab, menschliche Aktivitäten in all ihren Facetten zu verbessern, z.B. in den Bereichen Bildung, Ernährung, Gesundheit und Kultur.

Man könnte auch sagen, dass ein Projekt eine wirtschaftliche Tätigkeit ist, die den Reichtum des Ausführenden weiter steigern soll. Es besteht aus zwei Elementen: einer Erstinvestition und einer Reihe von zukünftigen Cashflows, die die Investition ausgleichen sollen.

Was ist eine Investition?

Eine Investition kann als ein Plan beschrieben werden, bei dem eine bestimmte Menge Kapital und verschiedene Ressourcen eingesetzt werden, um eine Ware oder Dienstleistung zu schaffen, die für den Menschen oder die Gesellschaft im Allgemeinen nützlich ist.

Was ist ein soziales Projekt?

Die soziale Bewertung eines Projekts vergleicht den Nutzen und die Kosten, die eine bestimmte Idee für eine bestimmte Gemeinschaft mit sich bringt.

Sowohl die soziale als auch die private Bewertung nutzen ähnliche Kriterien zur Untersuchung der Durchführbarkeit eines Projekts, unterscheiden sich jedoch in der Bewertung der Variablen, die Kosten und Nutzen beeinflussen.

Die soziale Evaluierung von Projekten ist ein komplexer Prozess mit drei Analyseebenen:

1. Profilanalyse

• Zentrales Ziel: Ermittlung des zu lösenden Problems, seiner Ursachen und der Projektziele.
• Alternativen: Fehlersuche und Bewertung dieser Alternativen (Vergleich von Kosten und Nutzen der Situation „mit Projekt“ und „ohne Projekt“).

2. Vorstudie zur Machbarkeit

• Beinhaltet die Wahl der Technologie, des Standorts, der Größe und des optimalen Zeitpunkts für eine bessere Definition des Projekts und seiner Komponenten.

3. Machbarkeitsstudie

• Ziel ist es, die grundlegenden technischen Aspekte des Projekts endgültig festzulegen und zu bewerten: Lage, Größe, Technologie, Zeitplan für die Umsetzung, Implementierung, Einführung, Organisation, Management und Finanzanalyse.

Schließlich kann es vorkommen, dass bei kleineren Projekten die Profilanalyse ausreicht.

Projektvorbereitung und -bewertung

Sie besteht aus der Bestimmung bestimmter Phasen, die das Projektergebnis vorwegnehmen und Risiken minimieren. Diese Phasen sind:

1. Marktstudie

2. Technische Studie

3. Organisationsstudie

4. Wirtschafts- und Finanzstudie

Diese ist auch als wirtschaftlich-finanzielle Studie des Projekts bekannt.

Wichtige Aspekte der Projektstrukturierung

Bei der Strukturierung eines Projekts sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• 1. Genaue Bestimmung der Cashflows

• 2. Amortisation des Kapitals

• 3. Abschreibungen

• 4. Saisonalität

• 5. Kostenmanagement

  • Kosten
  • Einkauf
  • Ausgaben

• 6. Laufende Geschäftstätigkeit (Dienstleistungs- oder Produktionsunternehmen)

• 7. Entwicklungsdauer

• 8. Zeitwert des Geldes

• 9. Wirtschaftliche Rahmenbedingungen (Umfeld)

• 10. Inflation

• 11. Risiko

• 12. Weitere Faktoren

Anforderungen an Projekte

Ein Projekt muss drei grundlegende Anforderungen erfüllen, damit die Ergebnisse zufriedenstellend sind und die vorgeschlagenen Ziele erreicht werden:

1. Konsistenz

Die Ziele und Merkmale des Projekts müssen mit den nationalen Zielen und den Zielen der Zielgruppen, Sektoren, Unternehmen oder einer Region im Einklang stehen.

2. Durchführbarkeit

Es bezieht sich auf die reale Möglichkeit, dass im Umfeld, in dem das Projekt entwickelt werden soll, die notwendigen Ressourcen (physische und menschliche) für seine Umsetzung und den anschließenden Betrieb vorhanden sind.

3. Machbarkeit

Diese letzte Anforderung besagt, dass ein Projekt vor der Durchführung eingereicht und bewertet werden muss, um die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung zu erhöhen, nachdem seine Durchführbarkeit bereits geprüft wurde.

Das heißt, die Entwicklung eines Projekts kann nicht gestartet werden, bevor es lebensfähig und konsistent ist.

Arten der Machbarkeit:

• Technische Machbarkeit

  Betrifft die Kompatibilität zwischen dem technischen Prozess und dessen Anwendbarkeit im konkreten Fall.

• Wirtschaftliche Machbarkeit

  Misst die Leistung der Projektergebnisse im Vergleich zur alternativen Nutzung von Ressourcen (Opportunitätskosten).

• Finanzielle Machbarkeit

  Legt fest, ob die erforderlichen Finanzmittel für die Umsetzung des Projekts beschafft werden können, sei es aus Eigenmitteln oder extern.

Wir haben bereits erwähnt, dass es verschiedene Arten von Projekten gibt (Investitions- und Sozialprojekte), wobei der wesentliche Unterschied in ihren Zielen liegt. So zielt die Investition darauf ab, eine Ware oder Dienstleistung zu erzeugen, die einen wirtschaftlichen Vorteil mit sich bringt. Der Zweck des sozialen Projekts ist es hingegen, die Bedürfnisse einer Gruppe, Region oder eines Landes zu erfüllen.

Projektklassifizierung nach Kriterien

Es ist auch möglich, Projekte nach anderen Kriterien als den oben genannten zu klassifizieren, wie folgt:

1. Klassifikation nach Zielen

• Wirtschaftlich (Investition)
• Sozial

2. Klassifikation nach Zweck

Art der produzierten Güter/Dienstleistungen:

• Produktion von materiellen Gütern. Beispiel: Industrielle Projekte.
• Produktion von Dienstleistungen. Beispiel: Telekommunikationsprojekte, Bereitstellung von öffentlichen Dienstleistungen, Bildung und Gesundheit.

Art der Verbraucher des Erzeugnisses:

• Produktion für die Binnennachfrage. Beispiel: Lebensmittelproduktion, Verarbeitung und Schuhe.
• Exportprodukte. Beispiel: Kupfer, Holz, Lachs etc.
• Wirtschaftsprojekte, die Ausbeutung natürlicher Ressourcen.
• Soziale Projekte wie Gesundheit und Bildung in urbanisierten Gebieten.
• Produktion von marktfähigen Gütern und landwirtschaftlichen Plantagen.
• Projekte von nicht-marktfähigen Gütern, wie Schulgärten und wissenschaftliche Schulprojekte.

3. Klassifikation nach Dauer der Ausführung

• Sofortige Produktion und industrielle Projekte.
• Latente Produktion, wie eine Erneuerung der natürlichen Ressourcen.
• Kapitalintensiv oder langfristig.
• Moderate Investitionen.

Verschiedene Projekttypen

Projekte lassen sich in zwei große Gruppen unterteilen:

1. Projekte neuer Unternehmen

Beinhaltet die Schaffung eines völlig neuen Unternehmens.

2. Projekte im laufenden Betrieb

Bezieht sich auf Entscheidungen im Rahmen eines „Going Concern“, die darauf abzielen, bessere Leistungen zu erzielen und Kosten zu minimieren. Dazu gehören folgende Projekte:

• Outsourcing (Auslagerung)

  Entstand als Reaktion auf die Beschleunigung des technologischen Wandels, des Wettbewerbs und der Globalisierung. Es besteht aus der Auslagerung von Dienstleistungen mit dem Ziel der Senkung direkter Kosten, insbesondere von Dienstleistungen, die nicht die gewöhnliche Geschäftstätigkeit beeinträchtigen.

• Internalisierung

  Sicherstellung der Qualität und der Bezugsquellen. Dies wird auch als vertikale oder horizontale Integration bezeichnet und kann Fusionen umfassen.

• Wechsel oder Ersatz

  Bezieht sich auf die Änderung der Betriebsweise eines Unternehmens, oft durch einen Technologiesprung zur Optimierung der Produktqualität.

• Verlängerung

  Zielt darauf ab, Marktanteile nicht zu verlieren, zukünftige Konkurrenten zu vermeiden, neue Märkte zu sichern und Skaleneffekte zu erzielen. Dies geschieht durch den Erwerb von Rohstoffen und personeller Unterstützung für höheres Wachstum und höhere Rentabilität.

• Vernachlässigung

  Ist die Entscheidung, ein Projekt aufzugeben, basierend auf seinem Restwert, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden oder die Rentabilität des Unternehmens bedroht ist.

Phasen der Projektvorbereitung und -bewertung

Sobald der Bedarf auf nationaler, sektoraler, regionaler oder Unternehmensebene festgestellt wurde, müssen Maßnahmen zur Verbesserung der bestehenden Verhältnisse ergriffen werden, bis diese konkret und ausführbar sind.

Die Phasen lassen sich in den meisten Projekten unterscheiden:

1) Identifikation

In dieser Phase werden Ideen für mögliche Projekte gesammelt, deren Umsetzung auf einer geschätzten Basis erfolgen oder Planungsziele erreichen soll.

Projektideen entstehen aus der Erkennung spezifischer oder objektiver Bedürfnisse in der Gemeinschaft oder aus latenten Bedürfnissen. Spezifische Bedürfnisse können aus dem Mangel an einer Ware oder Dienstleistung resultieren. Latente Bedürfnisse können daraus entstehen, dass die Gemeinschaft ein Bedürfnis auf bekannte Weise befriedigt und daher die Ware oder Dienstleistung, die ein Problem lösen oder ein Bedürfnis befriedigen würde, nicht als notwendig empfindet.

Die Ideenphase entspricht:

• Erkennung latenter oder spezieller Bedürfnisse, Diagnose der Situation.
• Prüfung des Ausmaßes des festgestellten Bedarfs, seiner Auswirkungen und wie er sich auswirkt.
• Suche nach möglichen Lösungen für den Bedarf.

Der Nachweis von Investitionsideen ist für die nachfolgenden Studien zur Investitionsvorbereitung von wesentlicher Bedeutung. Ohne Ideen gibt es keine Profil-, Vor-Machbarkeits- oder Machbarkeitsstudie eines Projekts.

Bei der Planung beachten Sie bitte:

• Beschreibung des Projekts: Erläuterung der Ziele des Plans.
• Bestandsaufnahme der Ressourcen: Prüfung der verfügbaren materiellen, personellen und finanziellen Ressourcen.
• Schätzung der erforderlichen Investitionshöhe: sowie Berücksichtigung von Einnahmen und Ausgaben.
• Analyse der möglichen Finanzierungsquellen.

2) Vorprojekt oder Profilstudie

Die ausgewählten Ideen werden einer ersten Überprüfung der technischen, wirtschaftlichen und finanziellen Machbarkeit unterzogen. In diesem Zusammenhang wird festgestellt, ob das Projekt technisch machbar ist.

Eine Profilstudie verwendet vorzugsweise öffentlich zugängliche Informationen, was die Zuverlässigkeit der Bewertung beeinträchtigen kann, da die Daten allgemein sind. Die Kosten für eine Bewertung auf Basis öffentlicher Informationen sind jedoch gering im Vergleich zu Vor-Machbarkeits- oder Machbarkeitsstudien. Zudem erfordert diese erste Ebene eine kürzere Bearbeitungszeit als andere.

3) Konzeptstudie (Vor-Machbarkeitsstudie)

In dieser Studie werden folgende Aspekte untersucht:

• Marktforschung und Ressourcen
• Mögliche Lage
• Alternative Techniken

Auf dieser Grundlage wird eine genauere Schätzung von Investitionen, Kosten und Einnahmen vorgenommen.

Die Vor-Machbarkeitsstudien erfordern die Erstellung relevanter Informationen zu den Eigenschaften der zu berücksichtigenden Investition.

Die Informationsgewinnung erfolgt unter anderem durch Meinungsumfragen, Tests, die Einführung von Prototypen und Organisationsstudien.

4) Machbarkeitsstudie

Die Erstellung von Machbarkeitsstudien ist für folgende Aspekte erforderlich:

• Beschreibung des Projekts und der Umgebung, in der es entwickelt wird.
• Analyse der Nachfrage nach Gütern und Dienstleistungen, auf die sich das Projekt bezieht.
• Größe und Lage: Bestimmung der Produktionskapazität für die Installation und des am besten geeigneten Standorts für die neue Produktionsstätte.
• Projekt-Engineering: Bezieht sich auf die technischen Aspekte des Projekts, insbesondere die Erstellung von Plänen, die Verteilung von Gebäuden, die Auswahl der Ausrüstung, den Zeitplan etc.
• Investitionen: Bezieht sich auf die Berechnung der erforderlichen Mittel zur Durchführung des Projekts und deren Verteilung über die Zeit (Cashflow, Umsatz- und Kostenbudgets, prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung etc.).

Projekte auf Machbarkeitsebene basieren auf spezifischen Fakten, die von einem interdisziplinären Bewertungsteam, Technikern und Fachkräften, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind, analysiert werden.

5) Entwicklung (Umsetzung)

Diese Phase beinhaltet die Durchführung des Projekts und beginnt, sobald die Vorarbeiten abgeschlossen sind und die Investitionsentscheidung getroffen wurde.

Es ist notwendig, das endgültige Design der Anlage festzulegen und detaillierte Pläne für den Bau zu erstellen.

In dieser Phase werden auch die technischen Spezifikationen der Maschinen und Anlagen festgelegt, und der Kauf der Maschinen muss formalisiert werden, wobei die Lieferungen entsprechend dem Umsetzungszeitplan erfolgen.

In dieser Phase werden Angebote für den Bau von Gebäuden, die Einrichtung von Anlagen sowie die Herstellung und Installation von Maschinen eingeholt. Anschließend werden die Angebote geprüft und die Arbeiten an ausgewählte Unternehmen vergeben.

In dieser Phase werden auch die interne Organisation definiert und Verfahrenshandbücher erstellt.

Die Finanzierung der Arbeiten erfolgt gemäß dem zu diesem Zeitpunkt fertiggestellten, überarbeiteten und/oder angepassten Budgetentwurf.

Die Umsetzungsphase endet, sobald die Start-up-Tests durchgeführt und eine Periode des Probebetriebs abgeschlossen wurde, die einer Testphase des Betriebs sowohl der Maschinen als auch der Verwaltungsprozesse entspricht.

6) Leistung oder Betriebsphase

Beginnt nach Abschluss des Probebetriebs, wenn sich gezeigt hat, dass Maschinen, Ausrüstungen und Anlagen zufriedenstellend funktionieren.

Diese Phase entspricht dem normalen Betrieb des neuen Unternehmens und seiner ursprünglichen Produktionsstätte.

Das Projekt wird erstellt, kann aber an neue Gegebenheiten angepasst werden, die zwischen der Dauer der Investitionsvorbereitung und dem Betrieb aufgetreten sein könnten.