Projektmanagement: Dokumente, Definitionen & Prozesse

1. Dokumente eines Projekts und ihre Beschreibung

• Bericht: Beschreibt und begründet das geplante Dokument.
• Pläne: Grafische Darstellung des Projekts mit maximalem Detaillierungsgrad. Die bereitgestellten Informationen ermöglichen die Ausführung. Dies ist das Dokument, das am häufigsten vor Ort verwendet wird.
• Spezifikation: Legt die technischen und wirtschaftlichen Bedingungen für die Umsetzung des Projekts fest.
• Haushalt: Spiegelt die voraussichtlichen Kosten wider.

2. Was sind verbindliche Dokumente im Projektmanagement?

Verbindliche Pläne und Spezifikationen haben eine vertragliche Grundlage, d.h., sie sind obligatorisch wie ein Vertrag. Der Bericht und der Haushalt sind nicht bindend.

3. Kundenanforderungen und ihre Dokumentation

Dies sind die Anforderungen und Bedürfnisse des Auftraggebers, d.h., was der Kunde verlangt.

Basierend auf den Informationen aus dem Diagnosebericht und den Kundenanforderungen wird ein Dokument entwickelt, das die Anforderungen an Anwendungen und Services, die im Projekt entwickelt werden sollen, genau festlegt.

4. Definition: Diagnosebericht (Informationssammlung)

Ein Diagnosebericht bewertet den Ausgangspunkt oder den tatsächlichen Ursprung der gewünschten Installation. Diese Informationen bilden die Grundlage für die weitere Arbeit und Entwicklung der Spezifikation.

5. Projekt, Vorentwurf und Technischer Bericht: Unterschiede

• Projekt: Ein koordinierter Plan, der aus einer Reihe miteinander verknüpfter, sehr detaillierter Aktivitäten besteht.
• Vorentwurf: Die vorläufige Form eines Entwurfs, der zur Überprüfung und Genehmigung vorgelegt wird. Nach der Genehmigung nimmt er den Charakter eines Projekts an.
• Technischer Bericht: Die schriftliche Erklärung der Umstände einer Angelegenheit, die betrachtet wird, mit ausführlichen Erläuterungen zur Bestätigung des Sachverhalts.

6. Definition: Machbarkeitsstudie und ihre Perspektiven

Eine Machbarkeitsstudie zeigt, ob ein Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln (ökologisch, sozial, wirtschaftlich, technisch etc.) realisierbar ist.

7. Elemente eines Projektberichts

• Hintergrund
• Ziele
• Analyse
• Schlussfolgerungen

8. Grundstruktur eines Projektbudgets

1. Mengenermittlung
2. Kostenansätze
3. Gesamtbudget

9. Informationen im Titelblock

• Titel oder Name des Projekts
• Titel des Plans (z.B. Anlage 0)
• Objektnummer
• Maßstab

10. Unterschied zwischen Plan und Entwurf

Ein Plan ist eine grafische Darstellung der Realität, die maßstabsgetreu erstellt wird. Ein Entwurf muss nicht maßstabsgetreu angelegt sein.

11. Platzierung der Literatur im Projekt

Im Projektbericht (Memory).

12. Standardformate für Zeichnungen und Diagramme

Von DIN A4 bis DIN A0 und darüber hinaus gibt es längliche oder andere Formate, die sich auf das DIN-A-Format beziehen.

13. Ebenen in einem strukturierten Verkabelungssystem

• Lageplan, der den Standort mit angrenzenden Straßen angibt.
• Allgemeiner Plan: Zugang für Betreiber, Leitungsführungen, Standort der Verteilerschränke.
• Grundriss pro Etage: Leitungsführungen, Standort der Verteilerschränke und Lage jeder Anschlussdose.

14. Zusätzliche Informationen im Projektentwurf

Zusätzliche Informationen, die für das Projekt interessant sind, aber nicht direkt im Hauptbericht enthalten sein müssen, um diesen nicht zu überladen, wie z.B. detaillierte Berechnungen, Kataloge oder spezielle Werkzeugeinsätze.

15. Projektplanung: Techniken und Programmierung

Planungstechniken befassen sich mit der Strukturierung der Aufgaben innerhalb des Projekts, der Festlegung ihrer Dauer und Reihenfolge. Programmierungstechniken hingegen versuchen, Aktivitäten so zu sequenzieren, dass logische und zeitliche Beziehungen zwischen ihnen identifiziert werden, um den Zeitplan oder die Zeitpunkte festzulegen, zu denen jede Aktivität ausgeführt werden sollte. Das Programm muss im Einklang mit den Zielen stehen und bestehende Sachzwänge (Ressourcen, Kosten, Auslastung etc.) berücksichtigen.

Das Programm legt somit die ungefähren Start- und Endzeitpunkte jeder Aktivität fest. Einige Aktivitäten können flexibel sein, während andere kritisch (zeitlich fixiert) sind.

16. Definition: Bauliche Einheit und Arbeitseinheit

• Bauliche Einheit: Dies ist ein klar abgrenzbarer Teil der Arbeit, der aufgrund seiner spezifischen Funktion oder der verwendeten Vormaterialien definiert wird.
• Arbeitseinheit: Jedes der Konzepte, die im Haushalt als Berechnungsgrundlage herangezogen werden, wie z.B. die entsprechende Einheit (m³, m², m (Meter), kg, fertiggestellte oder installierte Einheiten etc.).

17. Definition: Materialkostenbudget

Materialkostenbudget: Dieses Budget weist die Kosten für die Ausführung des Haushaltsplans ohne Steuern und Leistungen aus. Es wird durch die Summe aller Teilbudgets ermittelt. Geben Sie die Gesamtzahl schriftlich an und unterzeichnen Sie mit Originalunterschrift.

18. Definition und Struktur von Spezifikationen

Die Spezifikation ist das dritte Dokument des Projekts. Sie enthält die technischen Merkmale der Ausführung während der gesamten Durchführung der Arbeiten, vom Erhalt der Ausrüstungen und Materialien bis zu den Arbeitsmethoden. Dieses Projektdokument sollte die Beziehungen zwischen den Beteiligten (Eigentümer, Bauunternehmer und technischer Leiter) regeln, um rechtliche, standardisierte und wirtschaftliche Bedingungen während des gesamten Projekts zu erfüllen.

Struktur einer Spezifikation:

• Beschreibung des Zeitplans
• Allgemeine Regeln: Auflistung von Gesetzen, Verordnungen, Vorschriften etc. sowie ausreichende Daten zur Lokalisierung (z.B. Nummer des BOE).
• Bedingungen für Materialien, Maschinen und Ausrüstungen: Geforderte Standards der Materialien und deren Eigenschaften.
• Bedingungen der Ausführung und Montage: Sicherheit, technische Voraussetzungen für die Verlegung der Anlagen.
• Abnahmetests
• Mess- und Zahlungsbedingungen: Festlegung von Kriterien für die Mengenermittlung des Budgets, Erläuterung der Erstellung des Kostenplans, Zahlungsmodalitäten, Strafen, Prämien etc.
• Bedingungen, die bei der Ausführung erfüllt sein müssen:
  • Arbeitsrechtliche Vorschriften und Sicherheit.
  • Qualifiziertes Personal.
  • Einhaltung gesetzlicher, rechtlicher und administrativer Pflichten.
• Priorität: Im Falle eines Widerspruchs oder einer Auslassung von Elementen des Entwurfs wird eine Rangfolge festgelegt.

Zusammenfassend: Ein Dokument, in dem die Bedingungen für die Ausführung festgelegt sind.

• Definition und Geltungsbereich
• Bedingungen und allgemeine Regeln
• Optionale Bedingungen
• Wirtschaftliche Bedingungen
• Rechtliche Hinweise
• Besondere Bedingungen
• Arbeitsbedingungen

19. Definition: Rangfolge in einem Projekt

Im letzten Schritt der Spezifikation wird eine Rangfolge festgelegt, falls es zu Abweichungen oder Auslassungen zwischen den rechtsverbindlichen Dokumenten des Entwurfs kommt.

20. Definition: Erhobene und versteckte Mängel

• Erhobene Positionen: Dies sind Positionen, bei denen es unmöglich ist, ihre genauen Maße auf Projektebene zu bestimmen, deren Ausführung jedoch während des Projekts sicher auftritt, wie z.B. Abrissarbeiten. Hier ist das zu verwendende Messsystem und die abschließende Bewertung anzugeben.
• Versteckte Mängel: Dies sind Mängel, die zwar existieren, aber unentdeckt bleiben. Falls die technische Leitung Grund zu der Annahme hat, dass solche versteckten Mängel vorliegen, kann sie vom Auftragnehmer den Abriss eines fehlerhaften Teils der Arbeit verlangen. Es wird festgelegt, wer die damit verbundenen Kosten trägt. Es erscheint logisch, dass, wenn nach dem Austausch des defekten Geräts der Eigentümer die Existenz eines Mangels bestätigt, die entsprechenden Ausgaben vom Auftragnehmer zu tragen sind; andernfalls vom Eigentümer.

21. Definitionen: Auftragnehmer, Subunternehmer, Technische Leitung, Planer

• Auftragnehmer: Die Installationsfirma, d.h. das Unternehmen, das die Installation ausführt.
• Subunternehmer: Eine Firma, die vom Auftragnehmer für die teilweise oder vollständige Installation beauftragt wird.
• Technische Leitung: Eine geschulte Person, die für den Kunden verantwortlich ist und sicherstellt, dass die Installation gemäß dem Projekt erfolgt.
• Planer: Die Person, die das Projekt erstellt. Diese Rolle kann mit der technischen Leitung übereinstimmen.

22. Optionale und wirtschaftliche Bedingungen im Projekt

Dies sind die Bedingungen, die festlegen, wer für die Ausführung verschiedener Aktionen im Projekt geschult ist. Sie sind Teil der Spezifikation.

23. Wann kann der Auftragnehmer bestraft werden?

• Verletzung von Sicherheits- und Hygienestandards.
• Projektfehler.
• Terminüberschreitungen.
• Versteckte Mängel.
• Verletzung von Qualitätsstandards.

24. Definition: Gemeinkosten im Budget

Beinhaltet Aufwendungen aus der Nutzung gemeinsamer Elemente wie Wasser, Strom, allgemeine Materialien etc.

25. Aufgaben des Projektleiters

Die Arbeit leiten und sicherstellen, dass alles gemäß dem Projektplan des Auftragnehmers ausgeführt wird. Der Projektleiter kann Änderungen vornehmen, falls dies gerechtfertigt ist, und gegebenenfalls die Arbeit des Auftragnehmers beanstanden.

26. Rechte und Pflichten des Auftragnehmers

• Pflichten: Das Projekt gemäß Plan ausführen.
• Rechte: Beratung durch die technische Leitung einholen.
• Alle Vorgaben in der Projektdokumentation einhalten.
• Materialien anfordern, die gemäß Mitteilung zu stellen sind und nicht zu seinen eigenen Lieferpflichten gehören.

27. Definition: Hilfsmittel für Medien und Installation

Jedes Material oder jede Installation, die für den Abschluss der Hauptinstallation notwendig ist und vorübergehender Natur ist.