Projektmanagement Grundlagen: Lebenszyklus, Betriebskapital und Fallstudie

Certamen 1 (2008): Grundlagen des Projektmanagements

1. Definition und Hauptbestandteile des Projektlebenszyklus

Der Lebenszyklus eines Projekts ist in der Regel durch sieben Hauptphasen gekennzeichnet, deren Dauer projektspezifisch variiert.

1. Ansatz einer Idee (Initiierung)

   Die Idee bildet den Ausgangspunkt des Projekts, sei es die Gründung eines Unternehmens oder die Erstellung eines Dokuments, das später verkauft oder umgesetzt werden soll.

2. Profilierung der Idee (Definition)

   In dieser Phase wird die Idee konkretisiert und das Gerüst des Projekts skizziert. Es werden erste Anhaltspunkte für die Struktur und die Ausrichtung des Projekts festgelegt. Hier beginnt auch die Berechnung einer ersten Kostenschätzung zur Orientierung.

3. Vor-Machbarkeitsstudie (Pre-Feasibility)

   Es wird mit der Marktforschung begonnen, um den Standort des Unternehmens oder den Zielmarkt für das Produkt/die Dienstleistung zu bestimmen. In dieser Phase werden erste Schlussfolgerungen zur grundsätzlichen Durchführbarkeit des Projekts gezogen.

4. Spezifische Machbarkeitsstudie (Feasibility)

   Basierend auf detaillierter Marktforschung, Umweltverträglichkeitsprüfungen und der Einhaltung gesetzlicher Normen wird die endgültige Machbarkeit des Vorhabens überprüft.

5. Projekt-Design (Planung)

   Hier beginnt die detaillierte Ausgestaltung des Projekts, die in allen nachfolgenden Phasen berücksichtigt wird.

6. Ausführung (Umsetzung)

   Dies ist die Phase der Implementierung, des Baus oder der Installation des Unternehmens oder der notwendigen Instrumente.

7. Operation (Betrieb)

   Die letzte Phase ist der eigentliche Betrieb des Projekts. Es ist zu beachten, dass jede Phase einer möglichen Ablehnung, Aussetzung oder Genehmigung unterliegt, abhängig von der Notwendigkeit weiterer Hintergrundinformationen, Umweltstudien, Finanzierung oder einer niedrigeren als erwarteten Machbarkeit.

Die Dauer der einzelnen Phasen ist unterschiedlich. Während die ersten vier Phasen möglicherweise nur Wochen in Anspruch nehmen, kann die Designphase Monate und die letzten beiden Phasen Jahre dauern.

2. Herkunft und Bedeutung von Projekten für Unternehmen

Projekte sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da neue Projekte entstehen, um die Bedürfnisse der Menschen zu erfüllen. Die Menschen entwickeln täglich neue Bedürfnisse, die als Konsumenten oder Nutzer abgedeckt werden müssen. Dies erfordert, dass die Gemeinschaft bereit ist, neue Dienstleistungen oder Produkte anzubieten.

Daher müssen Unternehmen regelmäßig neue Ressourcen erschließen, erweitern oder generieren, um höhere prognostizierte Gewinne in neuen Märkten zu erzielen.

Darüber hinaus tragen Projekte zum Wohl der Gemeinschaft bei, indem sie:

• Mehr Arbeitsplätze schaffen.
• Bessere Arbeitsbedingungen ermöglichen.
• Die Umwelt verbessern.

Projekte helfen uns somit, neue Märkte zu erschließen, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern, neue Bedürfnisse zu befriedigen und die Existenz unseres Unternehmens zu sichern.

3. Konzept des Betriebskapitals (Working Capital) mit Beispiel

Das Betriebskapital (Working Capital) oder die Finanzierungslücke wird geschätzt, um die anfängliche Umsetzung eines Unternehmens oder Projekts finanziell zu unterstützen.

Am Beispiel des umgesetzten Gruppenprojekts wurden die geschätzten Betriebskosten für drei Monate berechnet. Diese umfassen Personal-, Miet-, Strom-, Wasser-, Büro- und Sekretariatskosten:

Das geschätzte Working Capital für die ersten drei Monate des Unternehmens belief sich auf insgesamt $ 20.310.000. Diese Kosten werden zu den anfänglichen Investitionskosten des Projekts addiert.

Dieses Kapital dient dazu, die Umsetzung zu sichern und die laufenden Kosten des Unternehmens oder Projekts während der ersten drei Monate zu decken. Es wird als Teil der gesamten Anfangsinvestition berechnet.

Die Gesamtinvestition (ITT) setzt sich wie folgt zusammen:

ITT = Anfängliche Kosten der festen Umsetzung + Working Capital + Immaterielle Kosten + Kontingenz (Rücklagen)

4. Fallstudie: Herausforderungen bei der Exportskalierung

Szenario: Sandra, eine Lebensmittelingenieurin, und ihr Kollege Tomas gründeten „Umfassendes Konzept der Frucht“ (CIF Limited). Sie produzieren dehydrierte Beeren. Die Erstinvestition erlaubt eine maximale Produktion von 400 kg pro Monat. Für den Export in die USA werden jedoch mindestens 10 Tonnen (10.000 kg) pro Monat sowie hohe Qualitätsstandards und die Bewältigung der Saisonalität gefordert.

Frage: Was tun? Wie diese Herausforderung angehen? Wo anfangen?

Da die aktuellen Produktionskapazitäten die Exportanforderungen bei Weitem nicht erfüllen, sollte mit einer Untersuchung des regionalen Marktes begonnen werden.

1. Regionale Machbarkeitsanalyse

   Analysieren Sie die Machbarkeit der Einführung des Produkts auf regionaler Ebene (Chile). Ziel ist es, ausreichende Mittel zu generieren, um das ultimative Ziel, den Export, zu erreichen.

2. Finanzierung und Kapitalzuführung

   Sollte die regionale Studie nicht tragfähig sein, müssen neue Finanzierungsquellen erschlossen werden, beispielsweise durch Programme wie Innova, die das Projekt als Einzelprojekt unterstützen könnten. Zusätzliches Kapital würde die Zuverlässigkeit des Projekts erhöhen und die Förderung ermöglichen.

3. Produktivitätssteigerung und erneute Machbarkeitsstudie

   Mit neuen Mitteln würde die Produktivität gesteigert. Anschließend müsste eine erneute Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, um die Durchführbarkeit der Skalierung auf das 20-fache der aktuellen Leistung zu analysieren.

Da es sich um ein Projekt handelt, das Arbeitsplätze schaffen würde, wäre es möglicherweise einfacher, Finanzierungsquellen zu finden. Die Herausforderung, 10 Tonnen pro Monat zu erreichen, ist jedoch erheblich. Die erneute Studie ist entscheidend, um sicherzustellen, ob das Projekt in der gewünschten Größenordnung realisierbar ist. Sollte die Skalierung nicht möglich sein, müsste eine Neuausrichtung der Mittel auf ein anderes Projekt empfohlen werden.