Projektmanagement: PPM, Formulierung & Überwachung

Projektplanung MATRIX (PPM) & Projektdokumentation

Nach der Analyse und Identifizierung von Aufgaben in einem Workshop mit den Teilnehmern wird die Gestaltung und Formulierung des Projekts durch zwei Faktoren eingeschränkt: die Projektplanung MATRIX (PPM) und das Projektdokument.

Die PPM ist ein Werkzeug, das uns einen Überblick über das Projekt und die relationalen Logiken zwischen seinen Dimensionen verschafft. Wie jedes methodische Instrument dient sie dazu, die Projektplanung zu erleichtern. Hier werden alle logischen Anforderungen in synthetischer Form in einem Dokument zusammengefasst. Die PPM ist das zentrale Element, anhand dessen die Gestaltung vorgeschlagen und von Experten beurteilt werden kann.

In der PPM können Antworten auf folgende Fragen gefunden werden:

• Warum? (Begründung)
• Allgemeines Ziel: (Für wen? Empfänger)
• Spezifisches Ziel: (Zielgruppe, wie? Aktivitäten und Ergebnisse)
• Externe Faktoren: (Hypothesen oder Annahmen)
• Erfolgsmessung: (Indikatoren, wie und wann sie auftreten, Datenquellen zur Überprüfung)
• Kosten: (Budget)
• Verantwortliche: (Team)

Interpretation der PPM-Logik

1. Wenn die entsprechenden Voraussetzungen und Ressourcen vorhanden sind, können die Projektaktivitäten beginnen.
2. Nach Abschluss dieser Aktivitäten muss überprüft werden, ob die geplanten Ziele anhand der Indikatoren erreicht wurden. Stimmen die Daten mit den genauen Ebenen überein und passen die externen Rahmenbedingungen, kann zum nächsten Ergebnisniveau übergegangen werden.
3. Auf der Ebene der Leistungen werden dieselben Kontrollen anhand der vorgesehenen Indikatoren, Überprüfungsquellen und externen Bedingungen durchgeführt. Sind alle erfüllt, ist das spezifische Ziel des Projekts erreicht.
4. Ist das spezifische Ziel erreicht und sind die Kontrollen in diesem Bereich zufriedenstellend, kann davon ausgegangen werden, dass das Projekt zur Lösung des übergeordneten Problems beiträgt, das durch das Programm adressiert wird.

Projektdokumentation und Formulierung

Die Formulierung ist erst abgeschlossen, wenn sie im Dokument für den Antragsteller widergespiegelt wird. Die Übereinstimmung mit den Anforderungen der formalen Struktur ist oft sehr hoch. Es ist wichtig, die Detailgenauigkeit und die Anforderungen der vorangegangenen Analyse zu berücksichtigen. Die Methodik hat in der Regel keinen eigenen Abschnitt, da der methodische Ansatz sowie die Angabe von Indikatoren und Überprüfungsquellen in den Abschnitten zu Ergebnissen und Aktivitäten integriert sind. In der Praxis dient dieses Dokument dazu, ein höheres Maß an Präzision bei der Begründung jeder einzelnen in der Planungsphase getroffenen Entscheidung zu fordern.

Projektdurchführung und -überwachung

Die Projektdurchführung ist die kritischste Phase des Prozesses. Sie erfordert praktische Zusammenarbeit und die Koordination eines Teams. Während der Durchführung können sich Veränderungen im sozialen Kontext ergeben, die die Positionen der Akteure beeinflussen oder bestimmte Aktivitäten unmöglich machen. Die Projektplanung wird auf die Probe gestellt, und nicht alles läuft wie geplant.

Die praktische Erfahrung der Verantwortlichen für die Intervention ist ein wichtiger Schlüssel für das Projekt-Monitoring. Dieses sollte als treibende Unterstützung verstanden werden, um die Qualität der Durchführung zu verbessern, und nicht als reines Kontrollelement.

Fokus der Projektdurchführung

Die Durchführung einer Aktion im Rahmen des Projekts hat zwei Hauptbezugspunkte:

• Die Aktivitäten und Ergebnisse, die einen Beitrag leisten.
• Die spezifische Zielsetzung, die wir einer dritten Partei vermitteln müssen.

Die soziale Komplexität bietet jedoch viele weitere Referenzpunkte, weshalb diese Aufgabe systemisch betrachtet werden sollte, mit Fokus auf die Analyse der Kommunikation und Interaktion zwischen den verschiedenen Dimensionen des Projekts. Berücksichtigt werden müssen der Grad des Konsenses zwischen den Parteien, die Organisation, die Beziehungsbeiträge der verschiedenen Gruppen und die Beziehungen zur Umwelt.

Bei der Überwachung muss die Reflexion über das Vorgehen dauerhaft sein, und es muss ermittelt werden, welche Beteiligten möglicherweise eine andere Vorstellung vom Ziel haben, sowie überprüft werden, ob die Empfänger das 'Warum' und 'Wozu' des Projekts verstehen.

In Bezug auf das Team, die Aufgabenverteilung und grundlegende Entscheidungen darf nicht vergessen werden, dass die Überwachung auch die Untersuchung der Zielgruppe umfasst. Dazu gehören die genaue Abgrenzung der Gruppe und die differenzierenden Faktoren, die Missverständnisse hervorrufen können.

Nach Abschluss des Projekts wird die Bewertung durchgeführt.