Projektplanung und -steuerung: Ein umfassender Leitfaden

Projektplanung und -steuerung

EINFÜHRUNG

Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die teilweise geordnet und in der Regel auf die Erlangung eines wichtigen Ergebnisses ausgerichtet sind. Es erfordert daher einen längeren Zeitraum für die Fertigstellung. Das Projektmanagement kann als Planung, Programmierung, Durchführung und Kontrolle der erforderlichen Ressourcen für die Durchführung eines Projekts definiert werden. Beispiele für Projekte sind die Entwicklung eines neuen Produkts, der Bau von Bauwerken oder das Schreiben eines Buches.

15.1 Projektplanung

Vor dem Beginn eines Projekts wird ein Projektplan entwickelt, der auch Empfehlungen für den erfolgreichen Abschluss des Projekts enthält. Bei der Planung eines Projekts können wir die folgenden Phasen unterscheiden:

1. Identifizieren Sie die wesentlichen Ziele des Projekts.
2. Festlegung der grundlegenden Merkmale.
3. Bestimmung der erforderlichen Ressourcen.
4. Projektorganisation, Organisation von Ausrüstung.

a) Identifizieren Sie die wesentlichen Ziele des Projekts: Es ist üblich, die grundlegenden Ziele bei der Planung des Projekts zu unterscheiden (das endgültige Ergebnis, Kosten und Ausführungszeit). Beispiel durch die Umsetzung eines Arbeitsprogramms. Dies bedeutet, Start- und Projekt-Rechtfertigung. Daher kann davon ausgegangen werden, dass das wichtigste Ziel die Erreichung dieses Ziels ist, eine Voraussetzung für den Erfolg des Projekts, aber keine Bedingung.

Die Kosten werden vertraglich in externen Projekten definiert und müssen eingehalten werden. Je geringer die endgültigen Kosten für das Projekt sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit eines Erfolgs. Daher sollte das Projekt die festgelegten Kosten angemessen nutzen oder versuchen, die Kosten besser zu verfolgen, um die Gewinnspanne des Projekts zu verbessern.

Die Laufzeit des Projekts ist eine der wichtigsten Variablen bei der Bestimmung der Qualität bei der Realisierung eines Projekts. In der heutigen Zeit ist ein effizientes Zeitmanagement der Schlüssel zum Erfolg vieler Projekte. Tatsächlich enthalten alle Ausschreibungsunterlagen ein voraussichtliches Datum der Fertigstellung. Bauunternehmen müssen bei Verzögerungen mit wirtschaftlichen Strafen rechnen.

Das Unternehmen muss diese drei Ziele analysieren. Dies ist manchmal kompliziert, wenn man eine optimale Kombination dieser Ziele sucht. Einige Autoren berücksichtigen auch andere Elemente, wie die Qualität des Projekts und die Anforderungen und Spezifikationen, die zuvor festgelegt wurden, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

b) Festlegung der grundlegenden Merkmale: Beinhaltet die Ermittlung der verschiedenen Phasen und Tätigkeiten, die notwendig sind, um das Projekt abzuschließen. In der Regel ist die Struktur eines Projektplans in eine Hierarchie von vier Ebenen zerlegt (Projekt, Meilenstein, Sub-Meilensteine und Sub-Aktivitäten).

Die erste Ebene ist das Projekt als solches.

Die wichtigsten Phasen oder Meilensteine stehen für die Fertigstellung der wichtigsten Komponenten des Projekts. In jeder Phase wird die Durchführbarkeit des Projekts, die Termintreue und die Notwendigkeit, neue Ressourcen für das Projekt zu vergeben oder sich zu entscheiden, es zu verlassen, analysiert.

Die Sub-Phasen oder Sub-Meilensteine: Eine Reihe von Aktivitäten, die für die Erfüllung jeder großen Phase erforderlich sind.

Die Tätigkeiten oder Aufgaben, die für die Erfüllung jeder Sub-Phase erforderlich sind.

c) Bestimmung der Ressourcenanforderungen: Es sind Materialien, Hilfsmittel, Arbeitskräfte, Maschinenstunden usw. erforderlich. Es muss entschieden werden, in welchem Umfang und wie lange sie verwendet werden sollen. Diese Entscheidung ist von großer Bedeutung, da sie je nach dem Grad der Einhaltung der drei ursprünglichen Ziele variieren kann.

d) Projektorganisation: Für die Verwaltung von langfristigen Projekten, wie der Entwicklung eines neuen Produkts, neigen Organisationen dazu, Projektteams zu bilden, die für die Entwicklung zuständig sind. Diese Teams werden von einem Projektmanager geleitet, der die Aktivitäten der verschiedenen Abteilungen koordiniert und direkt an das höhere Management berichtet. Der Projektleiter ist für die Umsetzung und Überwachung des Projekts verantwortlich und ist der Motor, der sich für die Erreichung der Ziele einsetzt. Zu den wichtigsten Funktionen, die einen guten Projektmanager ausmachen, gehören Führungsqualitäten, Organisationstalent und die Fähigkeit, persönliche Beziehungen zu pflegen.

15.2 Projektprogrammierung

In dieser Phase werden die verschiedenen Ressourcen (Personal, Geld, Material) oder die verschiedenen Tätigkeiten zugewiesen, die das Projekt durch die Ermittlung der Rotation zwischen den verschiedenen Aktivitäten durchführen. Um eine optimale Ressourcenallokation zu erreichen, werden oft verschiedene Techniken und Grafiken wie GAM, CPM und PERT-Methoden verwendet. Aus den Ergebnissen dieser Techniken wird entschieden, welche Aktivitäten vereinbart werden, welche Frist wir setzen und welche Ressourcen für die rechtzeitige Erfüllung bereitgestellt werden sollten.

15.3 Projektsteuerung

Um sicherzustellen, dass die ursprünglich für das Projekt festgelegten Ziele erreicht werden, ist eine regelmäßige Überwachung erforderlich, um mögliche Abweichungen zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die Steuerung des Projekts konzentriert sich auf die wichtigsten Ziele während der Planungsphase des Projekts. Natürlich darf nicht vergessen werden, dass wir die Kundenwünsche erfüllen müssen. Die Überwachung sollte regelmäßige Berichte über die Einhaltung der ursprünglich gesetzten Ziele liefern, um Korrekturmaßnahmen zu erleichtern, wenn Abweichungen festgestellt werden. Für diese Kontrollfunktion werden auch GAM-Diagramme sowie CPM- und PERT-Methoden verwendet.

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Gantt-Diagramm

Dieses Diagramm wird vor Beginn des Projekts erstellt. Jede Aktivität des Projekts wird durch horizontale Balken dargestellt, wobei die Länge jedes Balkens die Dauer der jeweiligen Aktivität darstellt. Das Diagramm zeigt die Reihenfolge der Durchführung der verschiedenen Aktivitäten, den Zeitplan für die Durchführung dieser Aktivitäten und die voraussichtliche Dauer des Projekts. Im Laufe des Projekts werden verschiedene Aktivitäten abgeschlossen, und die Schattierung des Diagramms wird entsprechend geändert. Wenn eine Aktivität zu 60 % abgeschlossen ist, werden 60 % des entsprechenden Balkens schattiert. Diese Diagramme werden regelmäßig an die Projektmitglieder verteilt. Eine vertikale Linie zeigt das aktuelle Datum des Berichts an, sodass man erkennen kann, welche Leistungen in Verzug sind und ob die in der Planung festgelegten Fristen eingehalten werden. Die in den Diagrammen enthaltenen Informationen können Teams helfen, Probleme bei der Arbeit frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um den geplanten Endtermin zu erreichen.

Obwohl CPM- und PERT-Verfahren erhebliche Vorteile gegenüber Gantt-Diagrammen bieten, werden diese immer noch häufig verwendet, um den aktuellen Status des Projekts zusammenzufassen, indem die aus PERT- und CPM-Methoden gewonnenen Informationen verwendet werden.

Critical Path Method (CPM und PERT)

CPM wurde 1954 von Nelly entwickelt, und fast gleichzeitig wurde die PERT-Methode 1958 vom Büro für spezielle Projekte der US-Marine entwickelt, um die Entwicklung des U-Boot-Plans und der Langstreckenraketen PO LARIS zu planen. Dies erforderte die Kontrolle, Koordination und Leitung von mehr als 250 Vertragspartnern und mehr als 9000 direkten Zulieferern.

CPM wurde entwickelt, um Projekte mit verschiedenen Aktivitäten zu planen, da die Dauer jeder Aktivität als deterministisch gilt, d. h. als sicher bekannt. Dies ist der Hauptunterschied zu PERT. Darüber hinaus wird davon ausgegangen, dass es keine Ressourcenknappheit gibt und die Kosten des Projekts daher kein begrenzender Faktor sind. Das Hauptziel besteht darin, zu bestimmen, ob das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann, und wenn diese Frist nicht eingehalten wird, geeignete Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die Dauer des Projekts zu ändern.

Stufen

1. Erstellen Sie das Diagramm: Es ist Teil der Vorrangbeziehungen zwischen den verschiedenen Aktivitäten, die das Projekt umfassen. Diese werden in der Regel in einer Tabelle dargestellt. Aktivitäten: Jede der Phasen oder Arbeiten, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Knoten: Beginn oder Ende der jeweiligen Aktivität.

Die Aktivitäten werden mit geraden Pfeilen und die Ereignisse oder Knoten durch Kreise dargestellt.

Regeln für die Erstellung eines Diagramms:

1. Es gibt nur einen Start- und Endknoten.
2. Zwei Aktivitäten können nicht den gleichen Ursprungs- und Zielknoten haben.
3. Der vorherige Fall wird mit einer Dummy-Aktivität gelöst.
4. Es gibt nur einen weiteren Grund für eine Dummy-Aktivität: die Unterscheidung des Vorrangs.
5. Die Zahlen werden von links nach rechts und von oben nach unten aufgeführt.
6. Es kann nicht aufgezählt werden, wenn ein Knoten Aktivitäten noch nicht nummeriert hat.

Eine Dummy-Aktivität wird durch einen gestrichelten Pfeil dargestellt, der eine Dauer von Null hat, da sie ausschließlich verwendet wird, um sicherzustellen, dass das Diagramm die Vorrangbeziehungen zwischen den Aktivitäten korrekt darstellt. Sie hat keine wirtschaftliche Bedeutung und keinen Einfluss auf die endgültige Projektdauer.

Nachdem das Diagramm erstellt wurde, das eine schematische Darstellung der Beziehung zwischen den verschiedenen Aktivitäten darstellt, ist der Prozess der Erstellung des Diagramms ein Prozess von Versuch und Irrtum, um sicherzustellen, dass das Diagramm die Vorrangbeziehungen zwischen den etablierten Aktivitäten genau darstellt.

2. Berechnen Sie die Zeiten der einzelnen Aktivitäten:

Um zu berechnen, ob das Projekt im Zeitplan abgeschlossen wird, werden die Start- und Endzeiten der einzelnen Aktivitäten berechnet.

1. Anzahl der Ereignisse von Leistungsstufen oder CPM
2. Berechnen Sie die frühesten und spätesten Zeiten.

3. Anzahl der Ebenen- oder CPM-Gruppenereignisse:

1. Es beginnt von links nach rechts, wobei dem ersten Knoten der Wert 1 zugewiesen wird und die Nummerierung immer in aufsteigender Reihenfolge erfolgt.
2. Es wird sichergestellt, dass keine Aktivität von einer Ebene oberhalb des Knotens starten sollte, wenn die Nummerierung endet.
3. Um die Nummer eines Knotens zu bestimmen, sollten alle Aktivitäten, die an Knoten enden, die mit der Aktivität verbunden sind, nummeriert werden.

Früheste Zeit: So früh wie möglich kann ein Knoten erreicht werden. Ej = Maximum (Ei + dij). Es ist immer der längste Start in diesem Knoten. Um die früheste Zeit jedes Knotens zu berechnen, wird eine aufsteigende Reihenfolge der Nummern verwendet, beginnend mit dem ersten Knoten, dem der Wert 0 zugewiesen wird, und dass noch nicht alle Aktivitäten entwickelt wurden. Die Anfänge werden auf der linken Seite jedes Knotens geschrieben. Die früheste Zeit des letzten Knotens stellt die voraussichtliche Dauer für das gesamte Projekt dar und ist somit die minimale Zeit, die benötigt wird, um alle Aktivitäten des Projekts durchzuführen.

Ej = Früheste Zeit des Zielknotens.

Eili = Früheste Zeit des Ursprungsknotens.

dg = Dauer der Aktivität zwischen den Knoten EIJ.

tij = Menge der Aktivitäten, die am Ende der Phase stehen.

Späteste Zeit: Es ist der späteste Zeitpunkt, zu dem ein Knoten erreicht werden kann, ohne die Fertigstellung des Projekts zu verzögern. Li = Minimum (Lj-dij) Ej

Die späteste Zeit wird von rechts nach links berechnet, d. h. in der Reihenfolge ihrer Nummerierung. Wir beginnen mit der Berechnung der spätesten Zeit des letzten Knotens, die mit der frühesten Zeit des Knotens übereinstimmt, d. h. der voraussichtlichen Dauer des Projekts. Die späteste Zeit wird auf der rechten Seite jedes Knotens geschrieben.

Berechnen Sie den Puffer für jede Aktivität. Das Ziel von CPM

1. Berechnen Sie die endgültige Dauer des Projekts und eine schematische Darstellung.
2. Bestimmen Sie, welche Maßnahmen wir ergreifen müssen, um die Laufzeit des Projekts zu verkürzen. Um dies zu erreichen, müssen wir die Aktivitäten kennen, die einen entscheidenden Einfluss auf die Dauer des Projekts haben. Wir müssen überlegen, wie die maximale Verzögerung bei ihrer Umsetzung aussehen kann, ohne dass dies eine Änderung der endgültigen Projektlaufzeit zur Folge hat. Der gesamte Puffer einer Aktivität ergibt sich aus der Differenz zwischen der spätesten Zeit, wie sie berechnet wurde, abzüglich der Dauer der Aktivität und der frühesten Zeit des Knotens, an dem die Aktivität beginnt.

GESAMTPUFFER = Späteste Zeit - Früheste Zeit - Dauer

FREIER PUFFER = Früheste Zeit des Zielknotens - Früheste Zeit des Ursprungsknotens - Dauer

UNABHÄNGIGER PUFFER = Früheste Zeit des Zielknotens - Späteste Zeit des Ursprungsknotens - Dauer

Die kritischen Aktivitäten sind dadurch gekennzeichnet, dass sich der gesamte Prozess verzögert, wenn sich eine dieser Aktivitäten verzögert. Die anderen Aktivitäten haben Spielraum für die Umsetzung.

4. Bestimmung des/der kritischen Pfade/s.

Kritische Aktivitäten sind diejenigen, die einen Gesamtpuffer von Null haben, d. h. jede Änderung der Dauer dieser Aktivitäten verändert die Dauer des Projekts. Der kritische Pfad kann als eine Reihe von kritischen Aktivitäten definiert werden, die es ermöglichen, den Endknoten zu erreichen. In einem CPM-Diagramm gibt es mindestens einen kritischen Pfad, es können aber auch mehrere sein. Die Summe der Dauer der Aktivitäten, die den kritischen Pfad bilden, entspricht der Gesamtdauer des Projekts. Wenn wir also die Laufzeit des Projekts verkürzen wollen, müssen wir uns auf die kritischen Aktivitäten konzentrieren. Eine Verzögerung einer kritischen Aktivität verzögert den Abschluss des Projekts, während eine Verzögerung einer nicht-kritischen Aktivität nicht unbedingt Auswirkungen auf die endgültige Projektlaufzeit hat.

In der Regel verhängen alle großen Unternehmen Sanktionen, wenn es zu einer Verzögerung des Abschlusstermins des Projekts kommt. Daher ist es in ihrem Interesse, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Dauer einiger ihrer Aktivitäten zu verkürzen, falls das Datum über dem ursprünglich festgelegten Datum liegt. Zu den Optionen, die der Projektmanager zur Verkürzung der Dauer der verschiedenen Projektaktivitäten hat, gehören die Anordnung von Überstunden, die Einstellung von Mitarbeitern, die Auslagerung eines Teils der Aktivitäten usw. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass der beste Weg, die Entwicklung eines Projekts zu beschleunigen, darin besteht, es korrekt zu definieren, d. h. keine unnötigen Aktivitäten und die korrekte Reihenfolge der verschiedenen Projektaktivitäten.