Qualitätssicherung und Dokumentation von IT-Systemen: Handbücher und Program Reviews

Systemprüfung und Dokumentation: Effizienz und Aufbau

3.0 Program Review und Prüfungsausschuss

3.1 Bedeutung eines Program Reviews

Die Bedeutung eines Program Reviews (Programmüberprüfung) liegt darin, dass eine ordnungsgemäße Überprüfung das Programm verbessert und effizienter macht. Dies ermöglicht es dem Administrator, Änderungen einfach umzusetzen und die Anzahl der Nutzeranfragen zu minimieren.

Funktionen und Aufbau eines Prüfungsausschusses

Die Funktion eines Prüfungsausschusses besteht darin, gewissenhaft jeden Teil eines Programms zu überprüfen. Er stellt sicher, dass alle Anweisungen korrekt dokumentiert sind, sowohl im Verwaltungshandbuch als auch in der Bedienungsanleitung.

Die Struktur des Ausschusses ist wie folgt:

• System-Administrator: Mindestens eine Person ist für die Installation, Konfiguration, das Testen und die notwendige Wartung zuständig.
• Tester: Ein oder zwei Personen, die versuchen, das Programm und den Service absichtlich auf Fehler zu prüfen, um alle möglichen Ausfälle zu identifizieren, bevor das System vom Endnutzer in Anspruch genommen wird. Sie prüfen auch, ob die Dokumentation korrekte Hilfestellung bietet, wenn Probleme auftreten.

3.4 Programmüberprüfung zur Effizienzsteigerung

Um die Effizienz der Programmüberprüfung zu steigern, müssen entdeckte Probleme oder Fehler gründlich und umfassend adressiert werden. Auf diese Weise wird die Inzidenz von Ausfällen reduziert, sobald das System an die Öffentlichkeit gebracht wird.

4.0 Systemdokumentation und Handbücher

4.1 Globale Dokumentation von Unternehmenssystemen

Die Dokumentation von Unternehmenssystemen (Global Enterprise Systems Dokumentation) muss umfassend (global) erfolgen. Sie muss jeden Bereich des Unternehmens abdecken, um sicherzustellen, dass die Unterlagen vollständig sind und alle Abteilungen der Gesellschaft einschließen. Dies gewährleistet eine wirksame und schnelle Klärung bei auftretenden Zweifeln.

4.2 Formulare zur Datenerfassung

In einigen Systemen ist es notwendig, spezielle Formate für die Erfassung von Daten zu entwickeln. Dies dient dazu, die Arbeit der Nutzer zu erleichtern und eine schnelle und geordnete Dateneingabe zu gewährleisten.

4.3 Programmierung von Informationssystemen

Manchmal müssen Informationssysteme nach der Installation eingerichtet und so programmiert werden, dass sie selbstständig arbeiten und ihre Erkenntnisse in eine Datenbank einspeisen.

4.4 Betriebsanleitung (Administrator-Handbuch)

Das Administrator-Handbuch richtet sich in der Regel an Personen mit Systemkenntnissen. Es muss jedoch vollständig, klar und verständlich sein, um jegliche Zweifel bei der Konsultation zu vermeiden. Es muss jede Operation und die Nutzung aller Ressourcen detailliert beschreiben.

4.5 Entwicklung des Benutzerhandbuchs (User's Guide)

Die Entwicklung eines Benutzerhandbuchs (User's Guide) ist essenziell, damit die Nutzer das System ordnungsgemäß verwenden können. Dieses Handbuch muss sehr detailliert und explizit sein, um alle Fragen zu beantworten, die während der Nutzung des Systems entstehen.