Die Rechnung: Definition, Pflichtangaben und rechtliche Grundlagen

Die Rechnung: Definition und Abgrenzung

Die Rechnung ist das Dokument, das eine Kauf- und Verkaufstransaktion rechtlich begründet. Sie wird auf Basis der Daten aus Rechnungen und Bestellformularen erstellt und vom Verkäufer der Ware oder Immobilie ausgestellt.

Die Rechnung unterscheidet sich von einem einfachen Beleg (Slip), da sie zusätzlich die Eigenschaften des Nennwerts, Spesen, Transport, Versicherung, Fracht und Rabatte berücksichtigt.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die Rechnung muss eine Reihe von obligatorischen Daten enthalten, wie:

• Daten des Anbieters oder Lieferanten der Waren.
• Rechnungsdatum.
• Rechnungsnummer.
• Daten des Kunden/Empfängers.
• Anzahl der gelieferten Einheiten pro Position.
• Einzelpreis der jeweiligen Positionen.
• Verschiedene Konzepte (Kosten, Rabatte, Steuern etc.).
• Gesamtsumme der Verkaufstransaktion.
• Zahlungsbedingungen der gesamten Transaktion.

Besondere Regelungen zur Rechnungsstellung

1. Wiederholte Vorgänge: Wenn Operationen wiederholt werden, können alle Vorgänge mit demselben Ziel in einer Rechnung zusammengefasst werden, wobei die Frist von einem Kalendermonat nicht überschritten werden darf.
2. Verschiedene Operationen: Es ist zulässig, Rechnungen an denselben Empfänger für verschiedene Vorgänge zu senden. In diesem Fall müssen die Konzepte separat aufgeführt werden, unter Berücksichtigung des Steuersatzes und des Anteils jedes einzelnen Vorgangs.
3. Kleinbeträge: Bei Kleinbeträgen genügt die Angabe des Preises mit dem Ausdruck „MwSt. inbegriffen“ (oder „IVA incluido“).
4. Ersatzbelege: Unternehmer und Freiberufler, die Geschäfte mit Personen tätigen, die nicht als solche gelten, können die Rechnung durch ein Buch von nummerierten Gutscheinen oder Tickets von Registrierkassen ersetzen.

Wer stellt Rechnungen aus und wer korrigiert sie?

Unternehmer und Fachleute, die Kauf- und Verkaufsvorgänge durchführen, sind zur Ausstellung berechtigt.

Die Rechnung wird vom Aussteller korrigiert.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen betragen:

• 10 Jahre nach Erhalt der Rechnung.
• 15 Jahre (in bestimmten Fällen).

Bestandteile der Anschaffungskosten und Rabatte

Kostenpositionen

• Transportkosten/Gebühren: Diese werden mit dem gleichen Satz besteuert wie die transportierten Güter. Wenn eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen (z. B. 18 %, 8 % bzw. 4 %) enthält, müssen die Versandkosten proportional auf diese Artikel verteilt werden, wodurch drei verschiedene Bemessungsgrundlagen für die Transportkosten entstehen.
• Versicherungen: Unterliegen dem gleichen Steuersatz wie die Ware. Wenn eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält, muss die Versicherungssumme proportional auf die verschiedenen Artikel aufgeteilt werden.

Rabatte und Nachlässe

• Handelsrabatte: Sie werden aufgrund von Umsatzrückgängen oder Verhandlungen mit den Lieferanten gewährt.
• Skonto: Wird für die sofortige Zahlung des Kaufbetrags gewährt. Die Regel besagt, dass Skonto auf den Betrag nach Abzug von Handels- und Mengenrabatten angewendet wird. Sind weitere Kosten wie Provisionen, Fracht usw. enthalten, wird der Skonto nach Einbeziehung dieser Konzepte angewendet.
• Mengenrabatte (Rappel): Werden Käufern gewährt, die große Bestellungen tätigen (gemäß dem Allgemeinen Rechnungslegungsplan), bezeichnet als Rappel nach Käufen und Rappel auf Verkäufen.
• Wiedergewonnene Einheiten: Wiedergewonnene Einheiten werden in Rechnung gestellt und sind somit Teil der Bruttorechnung, um die wirtschaftlichen Kosten dieser Einheiten zu erhöhen (Händlerrabatt).

Verkaufsticket und Korrekturgründe

Verkaufsticket: Wird verwendet, wenn der Umsatz im Rahmen verbraucherorientierter Dienstleistungen erfolgt, z. B. beim Einkaufen im Supermarkt, bei Taxidiensten oder in Restaurants.

Gründe für die Korrektur:

• Fehler in der Rechnung (Preisänderungen, Anzahl der Artikel, Rabatte etc.).
• Rückgabe von Waren.

Fristen für Ausstellung und Archivierung

Rechnungen sollten sofort ausgestellt werden. Ist der Empfänger ein Unternehmer oder Freiberufler, muss die Ausstellung innerhalb von dreißig Tagen nach der Abgrenzung oder am letzten Tag des Monats erfolgen, wenn monatlich abgerechnet wird. Die Rechnung muss dem Empfänger gleichzeitig mit der Ausstellung oder innerhalb von dreißig Tagen übergeben werden.

Der Verkäufer muss ein Original jeder Rechnung, jedes Tickets oder Gutscheins erstellen. Ein Duplikat kann erstellt werden, wenn es mehrere Empfänger gibt oder bei Verlust des Originals, wobei der Ausdruck „Duplikat“ zu verwenden ist.

Verkäufer müssen Kopien jeder Rechnung, jedes Tickets oder Gutscheins für sechs Jahre ab Ablauf der Frist aufbewahren. Dokumente können durch Mikrofilm-Bänder ersetzt werden, um dies zu dokumentieren.