Rechnung: Pflichten, Inhalt und Ausnahmen

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, das die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen bescheinigt. Geschäftsleute und Freiberufler sind verpflichtet, für Lieferungen und Leistungen im Rahmen ihrer Tätigkeit Rechnungen auszustellen und eine Kopie aufzubewahren. Eine Rechnung muss auch bei Anzahlungen ausgestellt werden, ausgenommen sind Lieferungen von Gegenständen.

Wann besteht Rechnungspflicht?

Unternehmer und Freiberufler müssen eine Rechnung ausstellen, wenn:

• Der Empfänger ein Unternehmer oder Freiberufler ist und die Rechnung für seine Tätigkeit benötigt.
• Der Empfänger dies ausdrücklich verlangt.
• Es sich um Exporte von Waren handelt, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.
• Es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen handelt (Dokumentation der MwSt.-Befreiung).

Ausnahmen von der Rechnungspflicht

Keine Rechnungspflicht besteht bei:

• Umsätzen von Einzelhändlern, die der Äquivalenzbesteuerung unterliegen.
• Steuerfreien Umsätzen (außer im medizinischen und gesundheitlichen Bereich).
• Umsätzen von Steuerpflichtigen, die die vereinfachte Mehrwertsteuerregelung (MwSt.) anwenden.
• Vorgängen, für die die Steuerbehörde eine Ausnahme genehmigt hat.

Allgemeiner Inhalt einer Rechnung

Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsnummer (fortlaufend, ggf. mit Serienkennung)
• Name und Nachname oder Firmenname des Ausstellers
• Steuernummer (NIF) des Ausstellers
• Adresse des Ausstellers
• Name und Nachname oder Firmenname des Empfängers
• Steuernummer (NIF) des Empfängers
• Adresse des Empfängers
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Anzuwendender Mehrwertsteuersatz (IVA)
• Steuerbetrag
• Gesamtbetrag
• Ausstellungsdatum

Vereinfachte Rechnungen (Tickets/Belege)

Wenn der Betrag einer Operation 3.000 € nicht übersteigt, kann die Rechnung durch einen Beleg (Ticket) und dessen Kopie ersetzt werden. Dies gilt insbesondere in folgenden Fällen:

• Einzelhandelsverkäufe
• Ambulante Verkäufe oder Dienstleistungen an der Adresse des Verbrauchers
• Gastronomiedienstleistungen (Restaurants, Cafeterias etc.)
• Diskotheken
• Friseursalons
• Sportdienstleistungen
• Fotoentwicklung
• Autobahnmaut
• Färbereien

Mindestinhalt eines Belegs (Ticket):

• Nummer (fortlaufend, ggf. mit Serienkennung)
• Steuernummer (NIF) des Ausstellers
• Name/Firma und Sitz des Ausstellers
• Angabe des Mehrwertsteuersatzes (IVA)
• Gesamtbetrag

Inhalt bei vereinfachter Regelung

Bei Anwendung der vereinfachten Mehrwertsteuerregelung muss die Rechnung mindestens enthalten:

• Ausstellungsdatum
• Identifikation des Ausstellers
• Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Steuerbetrag