Schriftliche Kommunikation und interne Informationssysteme

Schriftliche Kommunikation und ihre Techniken

Schriftliche Kommunikation nimmt mehr Zeit in Anspruch als mündliche Kommunikation. Es gibt keine direkte Rückmeldung und keine Gewissheit, dass die Nachricht den Empfänger erreicht. Der Vorteil ist jedoch, dass sie materiell aufbewahrt werden kann.

Grundsätze der schriftlichen Kommunikation

• Klarheit: Der Text muss einfach sein und nur eine einzige Interpretation zulassen. Verwenden Sie dazu konkrete Verben. Die Inhalte sollten thematisch oder chronologisch gruppiert werden.
• Kürze: Der Text muss prägnant sein und den Standpunkt von Sender und Empfänger berücksichtigen. Behandeln Sie nur eine Idee pro Abschnitt. Bei verschiedenen Ideen sollten separate Abschnitte erstellt werden.
• Grammatikalische Korrektheit: Der Text muss korrekt und für den Empfänger verständlich sein. Bei schlechter Handschrift ist es ratsam, in Großbuchstaben zu schreiben.
• Präsentation und Originalität: Vermeiden Sie Flecken und Durchstreichungen. Erstellen Sie Dokumente am Computer und achten Sie auf Format, Papierqualität, Gestaltung und Druck.

Formen schriftlicher Mitteilungen

Schreiben (Brief)

Besteht aus: Absender, Empfänger, Datum, formeller Anrede, Hauptteil des Schreibens, abschließender Grußformel, Unterschrift des Senders und Bestätigung des Empfangs durch Unterschrift auf der Empfängerseite.

Interne Rundschreiben (Circular)

Informationen, die das Unternehmen an seine Mitarbeiter weitergibt. Diese Informationen müssen klar und prägnant die Verpflichtungen der Mitarbeiter darlegen. Sie können auch auf freundliche Weise Informationen vermitteln.

Telegramme/Interne Anweisungen

Werden von mittleren Führungskräften verwendet, um Mitarbeitern Informationen oder Anweisungen zu geben, die ihren Zuständigkeitsbereich betreffen.

Postsendungen (Brief/Paket)

Kann als normaler Brief oder Paket versendet werden. Bei zertifiziertem Versand (Einschreiben) wird sichergestellt, dass die Sendung persönlich an der Wohnadresse zugestellt wird. Bei Verwendung eines Rückscheins ist der genaue Zeitpunkt und die Umstände der Zustellung bekannt.

Fax und Faksimile

Fax: Ermöglicht den schnellen und wirtschaftlichen Empfang oder Versand schriftlicher Dokumente.

Faksimile: Postversand von Dokumenten an die Adresse des Empfängers, oft für dringende Angelegenheiten oder nach Unterzeichnung. Es handelt sich im Wesentlichen um ein Fax mit Rückschein. Wird häufig für Mitarbeiterbeschwerden oder Angebote verwendet.

Anträge (Instanzen)

Ein Dokument, in dem eine Anfrage an eine Person oder Organisation gestellt wird, die aufgrund ihrer Position etwas genehmigen oder ablehnen kann.

Aufbau eines Antrags

Kopfzeile

Nummer, Name, ID, Beruf, Wohnort.

Hauptteil

Detaillierte Darlegung der Gründe für die Anfrage.

Forderung

Die Argumente, die sich aus den dargelegten Gründen ergeben. Muss kurz und prägnant formuliert sein.

Fußzeile

Ort, Datum und Unterschrift. Im unteren Teil wird auch die verantwortliche Person angegeben, an die der Antrag gerichtet ist (in Großbuchstaben). Kopien sollten versiegelt aufbewahrt werden.

2.6 Informationssysteme

Einer der Hauptgründe für die Unzufriedenheit von Mitarbeitern ist der Mangel an Informationen über das Unternehmen. Dies führt zu Gerüchten, Unbehagen und Misstrauen gegenüber der Führungsebene.

Kommunikationsnetze

Strukturen, die von der Geschäftsleitung geschaffen werden, um Informationen an die Mitarbeiter zu verteilen.

Typen von Kommunikationsnetzen

• Kettennetzwerk: Die Kommunikation erfolgt nur mit der direkt nächsten Person. Die Informationskette bricht ab, wenn eine Person die Information nicht weitergibt.
• Sternnetzwerk: Die Führungskraft koordiniert als einzige Person mit allen anderen.
• Y-Netzwerk: Eine Weiterentwicklung des Sternnetzwerks. Es gibt zwei Führungskräfte, die die gesamte Gruppe koordinieren. Zwischen diesen beiden Führungskräften können Konflikte entstehen.
• Kreisnetzwerk: Die Kommunikation fließt zwischen allen Beteiligten, ohne dass jemand ausgeschlossen wird. Es gibt keine festgelegten hierarchischen Rollen. (Beispiel: informelle Gruppen.)
• Mehrrichtungsnetzwerk (Vollvermaschtes Netzwerk): Alle Personen kommunizieren miteinander, was zu einem hohen Grad an Zufriedenheit führt. (Beispiel: Interne Telefongesellschaft.)