Umfassende Dokumentation und Kommunikation im Gesundheitswesen

Definition und Bedeutung von Dokumenten

Ein Dokument ist eine auf einem Träger (z. B. Papier, digital) aufgezeichnete Information, die erklärt und als durchschnittliche Aufzeichnung dient. Die Bedeutung der Dokumentation für eine hochwertige Versorgung ist immens, da ein schneller Zugang zu Informationen eine angemessene und wirksame Pflege ermöglicht.

Schließlich sind Dokumente rechtlich erforderlich und notwendig, um Maßnahmen und Ergebnisse bei Ansprüchen oder juristischen Auseinandersetzungen zu rechtfertigen. Deshalb müssen wir wichtige Dokumente korrekt aufbewahren.

Aufbau eines Dokuments

Der Aufbau eines Dokuments gliedert sich typischerweise wie folgt:

• Absender: Oben links erscheinen die Daten zur Identifizierung des Absenders des Dokuments.
• Empfänger: In der oberen rechten Ecke wird in der Regel der Empfänger angegeben.
• Hauptteil: Dieser reflektiert den spezifischen Inhalt und die Informationen für jedes Dokument.
• Fußzeile: Am unteren Ende befinden sich das Datum (Ort und Datum der Erstellung) und die Unterschrift des Erstellers des Dokuments.

Arten der Dokumentation

Allgemeine Dokumentation

Hierzu zählen Dokumente, die ähnlich denen in anderen Organisationen verwendet werden, z. B. Rechnungen.

Gesundheitsbezogene Dokumentation

Diese umfasst Gesundheitsinformationen aus Geschäftsaktivitäten im Zusammenhang mit der Patientenversorgung und Verwaltungsvorschriften.

Klinische Dokumentation

Dies sind Unterlagen, die direkt für die Pflege von Patienten erstellt werden.

Präklinische Dokumentation

Diese Art der Dokumentation wird im Rahmen von Management- und Verwaltungsaktivitäten im Zusammenhang mit Patientenmaterial erstellt. Ein Anwendungsbeispiel hierfür ist die Verwaltung von Patientenmaterial.

Administrative Dokumentation in Privatpraxen

In privaten Konsultationen erfüllt die Dokumentation Verwaltungs- und Managementfunktionen. Zu den Aufgaben, die in der Regel von Assistenten erledigt werden und die die Nutzung von Dokumenten beinhalten, gehören:

• Kommunikation mit Patienten und Leistungserbringern
• Verwaltung von Patiententerminen
• Einkauf
• Bilanzen
• Kommunikation mit Lieferanten und Kunden

Kommunikation mit Lieferanten und Kunden

Geschäftsbriefe und andere Kommunikationsformen

Geschäftsbriefe sind eine Form der schriftlichen Kommunikation. Andere Kommunikationsformen umfassen verbale Kommunikation (persönlich oder telefonisch) und elektronische Mittel (SMS, E-Mails).

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Ein Geschäftsbrief setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

• Bezeichnung: Angaben zum Absender (Unternehmen oder Person) und zum Empfänger.
• Grußformel: Formale Höflichkeit. Festgelegte Grußformeln für die regelmäßige Anwendung (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Sehr geehrter Herr/Frau“).
• Text: Der Hauptteil des Briefes sollte kurz, natürlich, in kurzen Sätzen, einfach und klar formuliert sein.
• Abschied: Formell und höflich (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“).
• Unterschrift: Name der unterzeichnenden Person.
• Datum: Ort und Datum der Erstellung.
• Anlage: Hinweis auf beigefügte Dokumente (z. B. „Anlagen: 1 Dokument“).

Beispiel: Budget

Terminkalender für Gesundheitsberatungen

Ein Terminkalender für Gesundheitsberatungen enthält typischerweise folgende Informationen:

• Patientenname und Nachname
• Zahlungsinformationen
• Telefonnummer
• Weitere Informationen basierend auf der klinischen Situation

Endgültigkeit und Beispiele administrativer Dokumente im Gesundheitswesen

Die Endgültigkeit schriftlicher Aufzeichnungen über administrative Maßnahmen charakterisiert diese Handlungen als geordnet und ermöglicht eine Durchführung ohne Ausfälle.

Beispiele für administrative Dokumente

• Anforderung und Erhalt von Materialien: Dokumente für die Pflege, die Gesundheitsprodukte betreffen.
• Versand von Material zur Sterilisation: Dokumente, bei denen eine Liste des Materials (Bestand) beigefügt wird.
• Anforderung und Empfang von Medikamenten: Erfassung der verwendeten Dosen oder Dosierungseinheiten und der individuell verordneten täglichen Medikation des Patienten.
• Vollständige Planung von Diäten: Für den Bericht an die Küche über die Diäten der stationären Patienten.
• Vergleich von Anforderung und Rechnung: Durch den Vergleich der eingehenden Dokumente (Anforderung/Bestellung) und (Rechnung) wird festgestellt, ob das angeforderte Material eingegangen ist.

Gesundheitskarten

Gesundheitskarten dienen einem organisierten Gesundheitswesen. Sie sind eine persönliche Identifikation der Bürger für die Verwaltung der Gesundheitsversorgung, bereitgestellt vom NHS (National Health Service).

Die Karte wird für die Gesundheitsversorgung ausgestellt und enthält den Namen des Karteninhabers. Sie dient der persönlichen Identifikation des Inhabers im gesamten Hoheitsgebiet.