Umfassende Kontrolle und Management von Materialbeständen

Grundlagen der Material- und Bestandskontrolle

Notwendigkeit der Materialverwaltung und -kontrolle

Die Verwaltung und Kontrolle der Materialien, insbesondere angesichts der Größe der modernen Geschäftswelt, erfordert eine klare Abgrenzung der administrativen Aufgaben. Dies dient der eindeutigen Zuordnung der Handlungsfelder oder speziellen Funktionen zur Steigerung der Administration. Je komplizierter die Art der Produktion ist, desto detaillierter muss das Steuersystem gestaltet werden, da mit zunehmender Komplexität dessen Bedeutung wächst.

Bedeutung der Materialwirtschaft

• Hoher Anteil der Materialkosten an den Gesamtkosten der Produkte, insbesondere in Fertigungs- und Vertriebsunternehmen, wo die Produktkosten maßgeblich durch die Kosten der verwendeten Materialien beeinflusst werden.
• Hoher Wert (und hoher Anteil an Vermögenswerten) der Lagerbestände, ersichtlich in den Bilanzen unter Konten wie "Lagerung, Fracht etc.", die den Wert der Materialien im Lager zum Bilanzstichtag darstellen.
• Der Einfluss von Materialien auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens (Gewinn oder Verlust).

Definition und Ziel der Materialkontrolle

Die Materialkontrolle lässt sich im Wesentlichen wie folgt definieren: „Die Bereitstellung der erforderlichen Qualität und Menge des Materials zur gegebenen Zeit und am richtigen Ort, wobei die notwendige Kapitalbindung so gering wie möglich gehalten wird.“

Dieser Bereich ist zuständig für die Planung der Arbeit und der Materialbeschaffung, die Lieferung an den Laden oder das Lager, die Überwachung ihrer Bewegung und Steuerung sowie für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Standardisierung von Materialien im Unternehmen.

Funktionen der Materialkontrolle

• Bestimmung des voraussichtlichen Bedarfs an Materialien.
• Sicherstellung einer ausreichenden und rechtzeitigen Versorgung sowie Lagerung der Materialien, falls erforderlich.
• Bereitstellung und Zirkulation der Materialien nach Bedarf.
• Erfassung aller Transaktionen des Ladens oder Lagers in geeigneten Aufzeichnungen.
• Bereitstellung von Daten für die Kostenrechnung und die damit verbundene finanzielle Lagerhaltung.

Phasen der Materialkontrolle

Administrativ:

Umfasst grundsätzlich die Bedarfsbestimmung, die Ausgabe von Anträgen und die Erfassung in den Aufzeichnungen, zusammen mit verschiedenen ergänzenden Verfahren.

Physisch oder operativ:

Umfasst grundsätzlich die Lagerung und Auslieferung von Waren sowie die Überprüfung der Mengen (Zählung), um Differenzen in den Lagerbestandsaufzeichnungen anzupassen.

Je komplizierter die Art des Unternehmens ist, desto detaillierter muss die Materialmanagement-Kontrolle sein. Mit zunehmender Komplexität der Prozesse wächst die Notwendigkeit dafür.

Vorteile der Materialkontrolle

1. Vermeidung von Verlusten: Durch die Überprüfung aller Materialien bei Ankunft im Lager (Quantität und Qualität) und die Kontrolle der Einhaltung aller in der Bestellung angegebenen Bedingungen.
2. Reduzierung von Abfall: Durch Bruch, Diebstahl, Wetterschäden etc., sowie die Vermeidung von Platzverschwendung durch das Abhandenkommen gelagerter Materialien.
3. Reduzierung unnötiger Käufe: Geringere Kapitalbindung in Lagerbeständen.
4. Reduzierung der Varianten: Reduzierung der Anzahl unnötiger Artikelvarianten.
5. Beseitigung von Verzögerungen: Bei der Herstellung und/oder bei Reparaturaufträgen durch die Bereitstellung der Materialien in der benötigten Form, Menge und zum angegebenen Zeitpunkt.
6. Bestandssicherheit: Aufrechterhaltung eines Bestandsführungssystems, das sicherstellt, dass neue Bestellungen genau zum notwendigen Zeitpunkt erfolgen. Die Erfassung des Materialabgangs erleichtert die gemeinsame Nutzung zwischen laufenden Arbeiten und bestimmt die verfügbaren Mengen für eingehende Anwendungen.
7. Kostenbasis: Schaffung einer Grundlage für die Buchführung über erhaltene und gelieferte Materialien sowie die Ermittlung und Berechnung der Kosten für die jeweiligen Produkte.

Ziele der Bestandskontrolle

• Sicherstellung der Kontinuität der Versorgung, um die etablierten Produktions- und Versandpläne zu erfüllen.
• Erreichung dieser Ziele zu den geringstmöglichen Kosten, im Einklang mit der Sicherheit und der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Betriebs.

Beteiligte Kostenfaktoren

Lagerhaltungskosten (Inventory Maintenance Costs):

Umfassen Zinsen für Anlagegüter, Kosten für Lagerung und Kontrolle, Steuern und Versicherungen sowie Kosten für Veralterung, Beschädigung oder Verlust.

Fehlmengenkosten (Cost Depletion):

Umfassen die Kosten für Produktionsstopps, Umsatzeinbußen und außerordentliche Kosten zur Behebung der Fehlmenge.

Bestellkosten (Replacement Cost):

Umfassen die administrativen Kosten für Bestellung, Kauf, Empfang und Bezahlung.

Anforderungen an das Managementsystem

Das Management erfordert Planung, Koordination und Kontrolle der folgenden Aspekte der Versorgung:

• Bestimmung der Lagerbestände hinsichtlich Spezifikation und Menge.
• Festlegung der Richtlinien und des Materialsteuerungssystems (z. B. zentral/dezentral, manuell/maschinell, selektiv/allgemein, Subsysteme für Nachbestellung, Formularwesen, Codierung, Lagerung und Verteilung, Effizienzindikatoren etc.).
• Rechtzeitige Anschaffung oder Herstellung in der angegebenen Qualität zu den niedrigstmöglichen Kosten.
• Kontrolle der Materialhandhabung und Schutz der Bestände.

Referenzebenen der Lagerbestände

Diese Ebenen werden als Verbrauch in Monaten ausgedrückt, um sie unabhängig von Konsumveränderungen zu machen. Sie werden berechnet, indem die Einheiten auf Lager durch den prognostizierten monatlichen Verbrauch geteilt werden.

Maximaler Bestand:

Die Bestandsebene, die durch den Nachschub erreicht wird, indem der Mindestbestand über die normale Menge hinaus erhöht wird. Konventionell wird zur Kontrolle der höchste Wert als der Mindestbetrag plus zweimal die normale Nachschubmenge betrachtet. Wenn der Bestand diese Ebene überschreitet, muss die Situation analysiert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden (z. B. Verschiebung der Lieferung, Reduzierung der normalen Empfangsmenge etc.).

Durchschnittlicher Bestand:

Das durchschnittliche Niveau zwischen dem minimalen und maximalen Lagerbestand. Die tatsächlichen Vorräte sollten um dieses Niveau schwanken.

Minimaler Lagerbestand:

Der berechnete Sicherheitsbestand, um normale positive Veränderungen im Verbrauch, Lieferverzögerungen, Fehler oder Qualitätsprobleme beim Empfang und andere Faktoren, die das Verhältnis von geplantem Bestand zu Verbrauch beeinflussen, abzufangen. Der festgelegte Mindestbestand gewährleistet einen ununterbrochenen Betrieb unter normalen Umständen, kann aber Ausnahmefälle, die zur Erschöpfung des Artikels führen, nicht abdecken.

Meldebestand (Reorder Level)

Die Referenzhöhe, die darauf hinweist, dass der Antrag auf Kauf oder Herstellung bearbeitet werden muss. Sie wird bestimmt durch den Mindestbestand plus den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit. Wenn die Summe des tatsächlichen Bestands und des verfügbaren Bestands dieses Niveau erreicht, sollte eine neue Bestellung geprüft werden.

Wiederbeschaffungszeit

Die Zeit, die unter normalen Bedingungen für die Umlagerung benötigt wird. Sie bezeichnet die Zeitspanne zwischen dem Beginn der Anfrage zum Kauf oder zur Produktion und dem Empfang sowie der Lagerung der Materialien in den Hallen. Zur Bestimmung der Wiederbeschaffungszeit ist eine Analyse aller ihrer Bestandteile erforderlich: Zeit für die Reorganisation (Bestellung), Beschaffungszeit, Lieferantenzeit, interne Bearbeitungszeit, Transportzeit und Dauer des Empfangs und der Einlagerung.

Wiederbeschaffungsmenge

Die Wiederbeschaffungsmenge entspricht der Menge, die als wirtschaftlich bestimmt und bei jeder Bestellung gekauft wird. Je nach Material und Markt kann sie einer unterschiedlichen Anzahl von Monaten des Verbrauchs entsprechen (in der Regel drei, sechs oder zwölf Monate).

Faktoren zur Bestimmung der Menge

• A. Die variablen Kosten eines Artikels in unserem Lager.
• B. Die Verwaltungs- und Gemeinkosten für den Kauf dieser Artikel.
• C. Die Möglichkeit niedrigerer Stückpreise durch den Kauf oder die Herstellung größerer Mengen.
• D. Die Gefahr der Veralterung, Beschädigung etc., sowie Einschränkungen des verfügbaren Lagerplatzes.
• E. Wirtschaftliche Aspekte des Transports oder der Verpackung.