Unternehmensdokumente, Bestellwesen und Incoterms

Bedeutung von Dokumenten im Unternehmen

1. Die Dokumente im Unternehmen sind von großer Bedeutung, da sie dazu dienen, die durchgeführten Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß in materiellen oder elektronischen Medien sowie durch die beteiligten Personen widerzuspiegeln.

2. Ein Dokument wird hier als strukturierte Information in einem physischen Medium (Papier) oder in elektronischen Medien definiert, deren Ziel es ist, Transaktionen und beteiligte Personen zu erfassen.

3. [Kein Inhalt angegeben]

Arten von Geschäftsdokumenten

4. Zu den Dokumenten, die als geschäftsrelevant betrachtet werden, gehören: Aufträge, Geschäftsbriefe, Einkaufs-Newsletter, Angebotsvergleiche, Lieferanten-Registerkarten, Anfragen, Bestellvorschläge, Auftragserfassungen, Anmeldeformulare, Schecks, Lieferscheine, bewertete Lieferscheine und Rechnungen.

Das Bestellwesen

5. Eine Bestellung ist eine verbindliche Anforderung von Materialien, die ein Unternehmen nach der Auswertung von Angeboten verschiedener Lieferanten an einen Anbieter richtet.

6. Die Systeme zur Nummerierung von Aufträgen variieren je nach Unternehmen. Es können verschiedene Zahlensysteme genutzt werden, wie die jährliche Vergabe einer Seriennummer. Nach der Bearbeitung sollte die Nummer auf der Rückseite des Kaufberichts in numerischer Reihenfolge vermerkt werden (die Bestellung sollte in zweifacher Ausfertigung versendet werden).

Arten von Bestellungen

• Anfrage für Dienstleistungen oder Bau: In dieser Gruppe befinden sich Anforderungen für persönliche Dienstleistungen oder die Ausführung spezifischer Aufgaben.
• Materialbestellungen: Anforderungen von Materialien für den Betrieb.
• Bestellungen für außerordentliche Nutzung: Materialien für den kurzfristigen Einsatz.
• Nachschubbestellungen: Diese gehen direkt vom Lager aus.
• Normale Bestellungen: Mengen, die dem erwarteten Verbrauch für kürzere Zeiträume entsprechen.
• Geplante Bestellungen: Homogene Materialien, die aus einer Untersuchung des historischen Verbrauchs, minimaler Vorräte und Lieferrückstände resultieren.
• Offene Bestellungen: Teil einer Gruppe homogener Materialien, basierend auf historischem Verbrauch und erwarteten Mindestbeständen.

Die Lieferantendatei

8. Der Zweck der Lieferantendatei ist es, schnell auf Daten von Lieferanten zuzugreifen, um Angebote einzuholen, Informationen anzufragen oder Bestellungen zu tätigen.

9. Die Marketing-Abteilung ist in der Regel für die Pflege der Lieferantendatei zuständig.

10. Es sollten mindestens eine, idealerweise zwei Kopien der Lieferantendatei erstellt werden.

Bedingungen für eine Lieferantendatei

• Vollständige Daten und konsequente Aktualisierung.
• Sortierung nach einem leicht auffindbaren System.
• Existenz eines Duplikats an einem sicheren Ort zum Schutz vor Verlust oder Diebstahl.

Transport und Logistik

12. Transportkosten entstehen durch die Bewegung der Waren vom Lager des Verkäufers zum Point of Sale oder zum Lager des Käufers.

13. Unterscheidung der Transportarten:

• Transport: Wenn der Weg per Straße oder Schiene erfolgt (Bodentransport).
• Fracht: Wenn die Reise per Schiff oder Flugzeug erfolgt (See- oder Luftverkehr).

14. Im Bereich Verkehr gibt es weitere Konzepte wie Beladen, Entladen, Versicherung und Mauten, die in der Regel nicht direkt in den Kauf- und Verkaufsprozess involviert sind.

Verhandlung von Transportkosten

15. Transportkosten werden verhandelt, um sicherzustellen, dass die Ausgaben optimal verteilt werden. Gründe hierfür sind:

• Transportkosten erhöhen die Produktkosten (Einkaufspreis plus alle Kosten bis zur Verfügbarkeit).
• Transport ist oft mit Versicherungen gegen Risiken während des Transports verbunden.
• Der Lieferant kann oft günstigere Konditionen erzielen, da er mit den Routen vertraut ist und Sammellieferungen durchführen kann.

Incoterms

16. Die Incoterms-Klauseln regeln die Kostenverteilung zwischen Käufer und Verkäufer für den Transport der Ware. Die gängigsten Incoterms sind:

• EXW (Ex Works / Ab Werk): Der Verkäufer stellt die Ware ab Werk bereit. Der Käufer trägt alle Kosten und Risiken.
• FCA (Free Carrier / Frei Frachtführer): Der Verkäufer liefert die Ware an einen vom Käufer benannten Frachtführer.
• CFR (Cost and Freight / Kosten und Fracht): Der Verkäufer zahlt die Kosten bis zum Bestimmungsort (Hafen/Flughafen). Die Versicherung trägt der Käufer.
• CPT (Carriage Paid To / Frachtfrei): Der Verkäufer zahlt den Transport bis zum Zielort.
• CIF (Cost, Insurance and Freight / Kosten, Versicherung und Fracht): Der Verkäufer zahlt alle Kosten bis zum Bestimmungshafen, inklusive Versicherung.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To / Frachtfrei versichert): Der Verkäufer trägt Fracht- und Versicherungskosten bis zum Bestimmungsort.
• DAF (Delivered At Frontier / Geliefert Grenze): Der Verkäufer liefert bis zur Grenze; danach übernimmt der Käufer die Kosten.