Unternehmensgründung in Spanien: Leitfaden für Formalitäten

Kommerzielle Vereinbarungen und Handelsregister

Die Eintragung ins Handelsregister des Justizministeriums (Madrid) ist ein zentraler Schritt bei der Unternehmensgründung.

• Für Einzelunternehmer (Selbstständige) ist die Eintragung ins Handelsregister freiwillig, da sie im eigenen Namen handeln und keine kommerziellen Vereinbarungen im selben Sinne wie Kapitalgesellschaften benötigen.
• Kapitalgesellschaften hingegen müssen kommerzielle Vereinbarungen treffen, um ihre Unabhängigkeit von den Gesellschaftern zu sichern und Rechtsfähigkeit für ihre Geschäftstätigkeit zu erlangen.

Negative Bescheinigung des Firmennamens

Es muss sichergestellt werden, dass kein Unternehmen mit dem gewünschten Namen bereits registriert ist. Dies erfolgt durch eine Anfrage beim Handelsregister, bei der bis zu drei Wunschnamen in Reihenfolge angegeben werden können. Die Gültigkeit der Bescheinigung beträgt drei Monate.

Bericht über Sacheinlagen (nur für S.A.)

Wenn es sich um eine Aktiengesellschaft (S.A.) handelt und Gesellschafter Sacheinlagen leisten, ist die Bestellung unabhängiger Sachverständiger erforderlich. Diese erstellen einen Bericht zur Bewertung der Einlagen.

Gründungsurkunde beim Notar

Die Gründungsgesellschafter unterzeichnen die Gründungsurkunde vor einem Notar.

Eintragung ins Handelsregister

Vor der Eintragung ins Handelsregister müssen bestimmte steuerliche Verfahren abgeschlossen werden (Volkszählungserklärung und ITPAJD). Das Original der Gründungsurkunde ist hierfür erforderlich. Genossenschaften und Arbeitnehmergesellschaften in den Autonomen Gemeinschaften werden im Allgemeinen Register der Industriegesellschaften der jeweiligen Autonomen Gemeinschaft (CAAC) eingetragen.

Legalisierung der Bücher im Register

Folgende Bücher müssen legalisiert werden:

• Buchhaltungsbücher: Journal, Inventar und Jahresabschlüsse.
• Gesellschaftsbücher: Mitgliederverzeichnis und Register der Namensaktien.
• Vertragsregister: (nur für Einzelunternehmen) Verträge zwischen dem Unternehmen und einzelnen Gesellschaftern.

Steuerliche Schritte und Formalitäten

Diese Verfahren werden beim Finanzamt durchgeführt.

Volkszählungserklärung (AEAT)

Mit diesem Formular wird das Unternehmen bei der Staatlichen Agentur für Steuerverwaltung (AEAT) angemeldet, die steuerliche Identifikationsnummer (CIF) beantragt, das anzuwendende System der Einkommen- und Mehrwertsteuer gewählt und der Beginn der Geschäftstätigkeit erklärt.

Kapitalverkehrsteuer und Stempelsteuer (ITPAJD)

Die Kapitalverkehrsteuer und Stempelsteuer (Modell 600) wird beim Finanzministerium der Autonomen Gemeinschaft entrichtet, in der das Unternehmen seinen steuerlichen Sitz hat. Die Gründung einer Gesellschaft ist ein steuerpflichtiger Vorgang und unterliegt daher dieser Steuer. Die Höhe der Steuer beträgt 1 % des Eigenkapitals des Unternehmens. Nach Abschluss dieser beiden steuerlichen Formalitäten (Volkszählungserklärung und ITPAJD) kann das Unternehmen im Handelsregister angemeldet werden. Genossenschaften und Arbeitnehmergesellschaften sind zu 99 % von dieser Steuerschuld befreit.

Gewerbesteuer (IAE)

Die Gewerbesteuer (Impuesto sobre Actividades Económicas – IAE) wird in der Gemeinde fällig, in der das Unternehmen seinen Geschäftssitz hat. Die Anmeldung muss 10 Tage vor Beginn der Tätigkeit erfolgen. Es wird ein Formular für den Arbeitsplatz und die Tätigkeit ausgefüllt, da diese Steuer für die Ausübung einer geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit gilt, unabhängig davon, ob eine feste Niederlassung besteht oder nicht. Einige Gemeinden befreien KMU von der Zahlung.

Steuerliche Buchführungspflichten (nur für Einzelunternehmer)

Nur Einzelunternehmer müssen bestimmte Bücher führen, die ihre Geschäftstätigkeit widerspiegeln. Diese Bücher sind für die Besteuerung der persönlichen Einkommensteuer relevant. Bei der objektiven Bewertung nach Indizes oder Modulen sind dies in der Regel das Verkaufsbuch und das Einnahmen- oder Rechnungsbuch.

Sozialversicherungs- und Arbeitsrechtliche Verfahren

Verfahren beim Arbeitsministerium

Mitteilung der Arbeitsplatzeröffnung

Die Eröffnung eines Arbeitsplatzes muss dem Arbeitsministerium der Autonomen Gemeinschaft, in der sich der Sitz befindet, innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Tätigkeit mitgeteilt werden.

Legalisierung des Besuchsbuchs

Es muss ein Besuchsbuch für die Arbeitsinspektion legalisiert werden, in dem der Inspektor seine Einträge vornimmt.

Mitarbeiter-Registrierungsbuch

Es ist ein Buch zu führen, das Daten über die Mitarbeiter sammelt, wie persönliche Daten, Einstellungs- und Entlassungsdatum, Vertragsänderungen, Kategorie usw. Dieses Buch wird von der Arbeitsinspektion legalisiert.

Mitteilung schriftlicher Arbeitsverträge

Schriftliche Arbeitsverträge müssen innerhalb von 10 Tagen nach Abschluss dem INEM (Arbeitsamt) mitgeteilt werden.

Arbeitskalender

Der Arbeitskalender muss erstellt werden.

Verfahren bei der Sozialversicherung

Diese Verfahren werden bei der Hauptkasse der Sozialversicherung durchgeführt. Die Anmeldung des Unternehmens bei der Sozialversicherung eröffnet ein Beitragskonto und weist dem Unternehmen eine Sozialversicherungsnummer zu.

Wahl der Trägergesellschaft für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten

Das Unternehmen muss sich für eine Gesellschaft entscheiden, die die Absicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten übernimmt. Hier kann zwischen einer privaten oder einer berufsgenossenschaftlichen Versicherung oder der Sozialversicherung gewählt werden.

Anmeldung im Sonderregime für Selbstständige (RETA)

Selbstständige Gesellschafter müssen sich selbst bei der Sozialversicherung anmelden.

Anmeldung von Arbeitnehmern im Sozialversicherungssystem

Mitarbeiter müssen mit dem Unternehmen über das Modell TA2 registriert werden. Wenn ein Arbeitnehmer noch nie gearbeitet hat, wird ihm über das Modell TA1 eine Sozialversicherungsnummer zugewiesen.

Lokale Verfahren und Genehmigungen

Diese Verfahren werden bei der Stadtverwaltung durchgeführt.

Kommunale Eröffnungslizenz

Alle Betriebe, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, benötigen eine kommunale Eröffnungslizenz. Die Stadtverwaltung prüft, ob alle Anforderungen für die Eröffnung erfüllt sind. Bei Tätigkeiten, die unter das Umweltrecht von Murcia fallen, ist gegebenenfalls ein Umweltverträglichkeitsgutachten erforderlich.

Baugenehmigung

Wenn das Unternehmen Bauarbeiten durchführen wird, müssen diese genehmigt werden und im Einklang mit dem allgemeinen Stadtentwicklungsplan stehen.

Kleinere Bauarbeiten

Betreffen keine Änderung der Gebäudestruktur.

Größere oder qualifizierte Bauarbeiten

Ändern die Struktur des Gebäudes.