Unternehmensorganisation & Personalmanagement: Ein umfassender Leitfaden

1. Arten von Organigrammen und ihre Klassifizierung

Organigramme sind visuelle Darstellungen der Struktur eines Unternehmens. Sie können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden:

1.1. Nach Zweck

• Organisation von Informationen: Ziel ist es, die Öffentlichkeit über das Unternehmen zu informieren. Es umfasst daher nur die wesentlichen Aspekte der Organisationsstruktur.
• Analyse-Organisation: Ziel ist es, die Struktur des Unternehmens ganz, teilweise oder in bestimmten Aspekten zu analysieren.

1.2. Nach Größe

• Allgemeine Organisation: Enthält die vollständige Organisationsstruktur und bietet einen Gesamtüberblick über das Unternehmen, ohne dabei ins Detail zu gehen.
• Partielle Organisation: Spiegelt nur einen Teil des Unternehmens wider und geht dabei ins Detail seiner inneren Beschaffenheit. Sie wird oft zur Ergänzung der gesamten Organisation erstellt.

1.3. Nach Umfang

• Organisationseinheit: Stellt hierarchisch angeordnete oder innerhalb einer einheitlichen Struktur untergeordnete Elemente dar.
• Organisation der Gruppe: Repräsentiert eine Reihe unabhängiger Einheiten, die eine höhere Struktur unterstützen, ohne ihre Individualität aufzugeben.

1.4. Nach bereitgestellten Informationen

• Organisationsstruktur: Eine grafische Darstellung, die die Komponenten der Unternehmensstruktur zeigt und Informationen liefert über:
  • Bezeichnung der Elemente.
  • Hierarchische Platzierung.
  • Linien- und funktionale Beziehungen zu anderen Abteilungen.
• Funktionelles Organigramm: Detaillierte Darstellung der Rolle der verschiedenen Elemente, aus denen das Organigramm besteht.
• Aufbauorganisation: Zeigt die besetzten Positionen oder Arbeitsplätze und nennt die Person, die die Position oder den Arbeitsplatz innehat. Es verdeutlicht die Verantwortlichkeiten in der Organisation.

1.5. Nach Form

• Verzweigtes Organigramm: Dies ist die häufigste Form. Es zeigt eine Reihe von Autoritäts- und Hierarchiebeziehungen. Von einem gemeinsamen Stamm verzweigen sich Linien und geometrische Formen, die wiederum Funktionen, Arbeitsplätze oder Abteilungen repräsentieren. Es kann vertikal oder horizontal sein:
  • Vertikal: Einheiten mit höherer Autorität und Hierarchie stehen an der Spitze, während Einheiten mit geringerem Niveau unten platziert sind.
  • Horizontal: Einheiten mit höherer Autorität und Hierarchie befinden sich auf der linken Seite, während Einheiten mit geringerem Niveau auf der rechten Seite platziert sind.
• Kreisdiagramm: Besteht aus einer Reihe konzentrischer Kreise, die sich schrittweise nach außen bewegen, je weiter die Einheiten, Bereiche oder Abteilungen vom Zentrum entfernt sind. Je näher eine Einheit dem Zentrum ist, desto größer ist ihr Grad an Autorität und Entscheidungsbefugnis.
• Kombinierte Form: Eine Kombination aus den zuvor genannten Formen.

2. Organisatorische Formen von Unternehmen

Unternehmen entwickeln ihre eigenen Strukturen und Organisationsformen. Hier sind einige gängige Modelle:

2.1. Einfache organisatorische Formen

• Lineares Modell: Basiert auf den Prinzipien von Hierarchie und Autorität sowie der Einheit des Befehls. Das Design ist vertikal und pyramidenförmig, mit dem Top-Management an der Spitze, dem mittleren Management in der Mitte und den Mitarbeitern an der Basis.
• Funktionales Modell: Basiert auf einem horizontalen Design und den Prinzipien der Arbeitsteilung, Spezialisierung, Departmentalisierung und Koordination. Die Organisation ist in hierarchische Ebenen und Funktionsbereiche unterteilt, mit Experten in wichtigen Hierarchieebenen. Die obersten Positionen werden von Autorität und Verantwortung für Spezialisten entbunden. Es beseitigt das Prinzip der Einheit der Führung, sodass jeder Mitarbeiter von verschiedenen Spezialisten abhängig ist, je nach den anstehenden Aufgaben.

2.2. Klassische komplexe Formen

• Linien-funktionales Modell: Verbindet funktionale und lineare Modelle, indem es vertikale Designstrukturen mit horizontalen Ausführungsstrukturen integriert.
• Divisions-Modell: (Weitere Details nicht im Originaltext enthalten)
• Matrix-Modell: (Weitere Details nicht im Originaltext enthalten)

3. Funktionale Bereiche eines Unternehmens

Jedes Unternehmen gliedert sich in verschiedene Funktionsbereiche, um seine Ziele zu erreichen:

• Produktionsbereich: Diese Funktion ist dafür verantwortlich, Inputs in Outputs oder Endprodukte umzuwandeln. Die Produktion überwacht alle Prozesse, Methoden und Technologien, die zur Bereitstellung von Leistungen und Services erforderlich sind.
• Kaufmännischer Bereich (Marketing & Vertrieb): Diese Abteilung ist für alle Aspekte von Produkt, Preis, Vertrieb, Werbung und Verkaufsförderung verantwortlich. Die Hauptfunktion der Geschäfts- oder Marketingabteilung ist es, den Umsatz des Unternehmens zu steigern.
• Finanz- und Wirtschaftsbereich: Die Rolle dieser Abteilung besteht erstens darin, dem Unternehmen die erforderlichen Mittel zur richtigen Zeit und zu möglichst geringen Kosten zur Verfügung zu stellen, und zweitens, die Rücklagen des Unternehmens so zu investieren, dass maximale Rentabilität erzielt wird.
• Bereich der Humanressourcen (Personalabteilung): Menschen arbeiten in Unternehmen, jeweils mit ihren Eigenschaften, Verhaltensweisen und Motivationen. Diese Menschen sind wiederum für das Unternehmen von großer Bedeutung und müssen richtig motiviert werden. Daher ist eine angemessene Politik des Human Resource Managements unerlässlich. Diese wichtige Rolle wird von der Personalabteilung wahrgenommen.
• Management-Bereich: Dieser Bereich übt die Kontrolle über das Unternehmen durch Management-Dokumentation aus. In manchen Unternehmen gibt es eine spezielle Behörde oder Dienststelle dafür; in anderen kann diese Funktion von verschiedenen Dienststellen, wie der Personalabteilung, wahrgenommen werden.

4. Die Personalabteilung (Human Resources)

Die Personalabteilung ist primär verantwortlich für das Management und die Verwaltung des Personals.

4.1. Aufgaben des Personalmanagements

1. Mitarbeiterplanung
2. Stellenbeschreibung
3. Einstellungs- und Auswahlverfahren
4. Einarbeitung neuer Mitarbeiter
5. Arbeitsbewertung und Entlohnung
6. Leistungsbeurteilung
7. Aus- und Weiterbildung
8. Arbeitsbeziehungen
9. Prävention von Risiken (Arbeitssicherheit)

4.2. Aufgaben der Personalverwaltung

1. Lohn- und Gehaltsabrechnung
2. System der sozialen Sicherheit
3. Kontrolle der Fehlzeiten
4. Verfahren für Verstöße und Sanktionen
5. Rekrutierungsprozess
6. Verfahren im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
7. Informationsmanagement

5. Personalplanung und Stellenbeschreibung

5.1. Personalplanung

Jedes Unternehmen benötigt eine ordnungsgemäße Personalplanung. Planung bedeutet, konkrete Ziele zu definieren, Systeme zur Erreichung dieser Ziele zu entwerfen, die benötigten Mittel zu quantifizieren und einen spezifischen Zeitrahmen festzulegen, der die Bedürfnisse der Mitarbeiter des Unternehmens, die damit verbundenen Kosten und den Zeitraum, innerhalb dessen dieses Personal benötigt wird, berücksichtigt.

Eine wirksame Personalplanung sollte:

• In der Lage sein, den Personalbedarf zu ermitteln.
• Die Rolle neuer Arbeitsplätze festlegen.
• Die Wirksamkeit und das Potenzial des vorhandenen Personals beurteilen.
• Verschiedene Daten der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Personals sammeln: Gesamtpersonal, soziale und arbeitsbezogene Merkmale, Standort, Organisationsstruktur, Fluktuation, Beförderung, Fehlzeiten, Ausbildung usw.

Die Personalplanung bedeutet nicht zwangsläufig eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl, sondern kann auch eine Reduzierung beinhalten. Im Unternehmen werden persönliche Prognosen im Rahmen von Verfahren verwendet. Dabei kann unterschieden werden:

• Kurzfristige Planung (bis zu einem Jahr): Hierfür werden häufig Zeitreihen über die Entwicklung der Belegschaft, Stelleninventare und Produktionspläne verwendet.
• Langfristige Planung (mehr als ein Jahr): Hierbei ist es notwendig, mögliche Veränderungen im Umfeld und zukünftige Unternehmensstrategien zu berücksichtigen.

5.2. Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung liefert Informationen über eine Position und wird formal in einem Dokument oder einer Erklärung festgehalten. Sie sollte folgende Aspekte umfassen:

• Ausbildung
• Know-how
• Verantwortlichkeiten
• Umwelteigenschaften (Arbeitsumfeld)
• Zu nutzende Ressourcen

Eine Stellenbeschreibung sollte es ermöglichen:

• Die Stelle zu identifizieren.
• Ihre Existenzberechtigung und ihre Zwecke festzulegen.
• Die Aufgaben und Tätigkeiten zu beschreiben.

Die Vorteile einer Stellenbeschreibung sind:

• Optimierung der Organisationsstruktur: Sie spiegelt das Niveau der Aufsicht und Verantwortung jeder Position sowie die Beziehungen zwischen ihnen wider.
• Rationale Zuweisung von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen: Sie hilft zu erkennen, welche Personen für eine bestimmte Aufgabe geeignet sind.
• Verbesserung der Personalschulung: Sie zeigt die Anforderungen der jeweiligen Stelle auf und damit die erforderliche Ausbildung.
• Bessere Beurteilung der Arbeitsleistung: Ermöglicht eine größere Objektivität bei der Bewertung der geleisteten Arbeit.
• Hilfe für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz: Bietet Leitlinien für Maßnahmen zur Risikoprävention, die zur Verringerung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten beitragen.
• Ermöglicht die Gestaltung eines beruflichen Entwicklungsplans: Für die Mitarbeiter im Unternehmen.

5.3. Arbeitsbeziehungen

Das Unternehmen hat eine Reihe von Arbeitsverpflichtungen, die sich aus der Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen ergeben. Diese Arbeitsverpflichtungen des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern bestehen sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Ebene.

5.4. Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten

Die bestehenden Vorschriften über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz verpflichten das Unternehmen, eine Reihe von Aktivitäten zur Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten durchzuführen.

6. Personaladministration im Detail

6.1. Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das die Zahlung der Löhne an die Arbeitnehmer rechtfertigt. Die Liste wird monatlich erstellt und enthält folgende Punkte:

6.1.1. Lohnwahrnehmungen (Bruttolohn)

Dies ist alles, was der Arbeitnehmer erhält und als Lohn gilt:

• Grundgehalt: Der Betrag, den der Arbeitnehmer pro Zeiteinheit oder geleisteter Arbeit erhält.
• Gehaltszuschläge: Dies sind zusätzliche Zahlungen zum Grundgehalt, die von verschiedenen Umständen abhängen, wie zum Beispiel:
  • Persönliche Eigenschaften des Arbeitnehmers.
  • Geleistete Arbeit.
  • Status und Ergebnisse des Unternehmens.
• Überstunden: Überstunden sind alle Arbeitszeiten, die über die normale Arbeitszeit hinausgehen. Sie können dem Mitarbeiter entweder finanziell vergütet oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden.
• Sonderzahlungen: Auch oft als zusätzliche Zahlungen bekannt. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens zwei Sonderzahlungen pro Jahr: eine zu Weihnachten und eine im Monat, der in den Tarifverträgen festgelegt ist.
• Sachleistungen: Das Gehalt, das der Arbeitnehmer entweder in bar oder in Sachleistungen erhält. Diese dürfen jedoch nicht mehr als 30 % der gesamten Lohnwahrnehmungen des Arbeitnehmers ausmachen.

6.1.2. Nicht-Lohnzahlungen

Diese Wahrnehmungen werden nicht als Arbeitslohn angesehen:

• Schadensersatz oder Ergänzungen: Die der Arbeitnehmer für Kosten erhält, die aufgrund seiner Arbeit entstehen.
• Leistungen und Entschädigungen: Die der Arbeitgeber aufgrund der sozialen Sicherheit zahlt.
• Zahlungen für Versetzungen, Suspendierungen oder Entlassungen.

6.1.3. Abzüge

Dies sind Beträge, die den Lohn mindern und im Rahmen der Sozialversicherung sowie der Pflichten zur Zahlung der Einkommensteuer anfallen.

6.2. Weitere Prozesse der Personaladministration

1. Sozialversicherungsprozesse
2. Kontrolle der Fehlzeiten
3. Verfahren im Zusammenhang mit Verstößen und Strafen
4. Rekrutierungsprozess
5. Verfahren im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses