Unternehmensplanung und -organisation

Planung

Damit ein Unternehmen korrekt funktioniert, müssen Sie planen, organisieren, verwalten und alle verfügbaren Faktoren kontrollieren. Diese Aufgabe fällt in den Bereich der Planung.

Wenn wir über die zu erledigende Arbeit, die Festlegung von Zielen, Strategien, Maßnahmen und Entscheidungskriterien für das Unternehmen sprechen, beziehen wir uns auf das Unternehmen.

Diese Ziele müssen drei Bedingungen erfüllen:

1. Sie müssen realistisch sein (müssen erreichbar sein).
2. Sie müssen die Prioritäten für jedes Ziel und Unterziel festlegen.
3. Ziele müssen mit möglichst geringen Kosten und weniger unbeabsichtigten Folgen erreicht werden.

Pläne können nach ihrer Länge unterteilt werden:

• Langfristige Pläne (über 5 Jahre und beziehen sich auf die Unternehmensstruktur).
• Mittelfristige Pläne (Dauer zwischen 1 und 5 Jahren, bezogen auf jede Abteilung).
• Kurzfristige Pläne (weniger als 1 Jahr Laufzeit, dies sind unmittelbare Pläne, in denen konkrete Maßnahmen festgelegt werden).

Etappen der Planung

1. Analyse der Ausgangssituation des Unternehmens und seiner Umwelt.
2. Festlegung von Zielen, seien sie wirtschaftlicher oder sozialer Natur.
3. Finden der verschiedenen Alternativen, die zur Erreichung der Ziele führen.
4. Bewertung der Alternativen, d.h. Untersuchung der Stärken und Schwächen, Kosten und Risiken jeder Alternative.
5. Wahl einer Alternative.
6. Bewertung und Kontrolle der gewählten Alternative, d.h. die regelmäßige Überwachung der Entwicklung der Alternative, um zu sehen, ob die endgültigen Ziele erreicht werden, und um mögliche Abweichungen und deren Gründe zu analysieren.

Organisation

Es ist die Funktion, die eine Struktur entwirft, in der die Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters definiert sind.

Um ein Organisationssystem zu entwerfen, sollten 4 Dinge betrachtet werden:

1. Bestimmung der hierarchischen Ebenen.
2. Spezifische Funktionen jeder Ebene der Befehlskette und jeder Person.
3. Festlegung von Verantwortung und Autorität für jeden Arbeitnehmer.
4. Erstellung der Kommunikationslinien zwischen verschiedenen Abteilungen (vertikale und horizontale Kommunikation) und nach außen.

Die organisatorischen Systeme sind unterschiedlich, je nach Geschäftsart, Größe und Art der Führung.

Die Organisation eines Unternehmens wird unterteilt in:

• Formale Organisation: Durch das Unternehmen selbst definiert.
• Informelle Organisation: Entsteht spontan innerhalb des Unternehmens.

Formale Organisation

Es ist die definierte Struktur, in der ein Unternehmen jedes seiner Elemente an dem Ort einsetzt, der als am geeignetsten erachtet wird. Jede Person kennt die zu erfüllenden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die Personen, die Autorität haben.

Die Abteilungen eines Unternehmens werden in der Regel nach 4 Kriterien gebildet:

• Funktionen
• Geografisch (abhängig von der Arbeit der Mitarbeiter)
• Prozesse (Produktionsphase, die die Grundlage für die Arbeit bildet)
• Produkte (je nach Endprodukt)

Abteilungen werden in der Regel mit einer Kombination von Kriterien erstellt. Es werden auch verschiedene Arten von Beziehungen festgelegt, die sein können:

• Lineare Beziehung (Befehl)
• Beziehungen zu Mitarbeitern (Hilfe)
• Funktionale Beziehungen (Spezialisten)

Es muss auch das am besten geeignete Organisationsstrukturmodell für das Unternehmen festgelegt werden, das sein kann:

• Linear (basiert auf dem Prinzip des Befehls)
• Funktional (Spezialisten, die sich einigen sehr spezifischen Aufgaben widmen, können Befehle von verschiedenen Vorgesetzten erhalten)
• Mitarbeiter (Modell, in dem es eine Gruppe externer Führungskräfte gibt, die beraten, aber keine Autorität haben)
• Ausschuss (Entscheidungen des Unternehmens werden gemeinsam von den Leitern der verschiedenen Abteilungen getroffen, um eine globale Sicht zu haben, bevor eine Entscheidung getroffen wird)
• Matrix (Kombination von zwei oder mehr organisatorischen Kriterien)

Die grafische Darstellung der Organisationsstruktur des Unternehmens wird als Organigramm bezeichnet.

Informelle Organisation

Es handelt sich um persönliche und soziale Beziehungen, die nicht von der Organisation vorgegeben sind, sondern spontan entstehen, wenn die Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten, miteinander in Beziehung treten.

Die informelle Organisation entsteht in der Regel aus 3 Gründen:

• Natürliche Beziehungen zwischen den Mitgliedern des Unternehmens (Hobbys usw.)
• Die Entstehung von Führungskräften
• Die Existenz von Problemen und Bedürfnissen des Unternehmens

Die informelle Organisation entsteht also, wenn Menschen mit Mitarbeitern interagieren, die nicht derselben Abteilung angehören, und Arbeitsgruppen bilden, die nicht vorgegeben sind. In diesen Gruppen werden inoffizielle Informationen weitergegeben.

Die informelle Organisation entsteht typischerweise dann, wenn die formelle Organisation nicht klar definiert ist und es Lücken in Autorität und Verantwortung gibt.

Die Manager des Unternehmens versuchen, die informelle Organisation zu ihren Gunsten zu nutzen und die geringstmögliche Anzahl von Konflikten zu schaffen.