Der Verkaufsprozess: Phasen, Dokumente und Zahlungsarten

Verwaltung von Dokumenten und Verkaufsprozessen

Aufgaben der Verwaltung

• Wissen über die Dokumentation.
• Vorbereitung der Dokumentation.
• Bearbeitung der Dokumentation.
• Registrierung der Dokumentation.
• Archivierung der Dokumentation.
• Kontrolle des Managementprozesses, insbesondere der Verkaufstransaktion.
• Verwaltung von Verpflichtungen im Rahmen von Prozessen.

Der Verkaufsprozess

Der Verkaufsprozess ist direkt mit dem Objekt des Unternehmens verbunden. Das Unternehmen kauft Rohstoffe, Waren oder Dienstleistungen, die später als verarbeitetes Produkt oder Dienstleistung auf dem Markt verkauft werden.

Phasen des Verkaufs

• Kenntnis des Unternehmens und des Marktes.
• Bestellung.
• Lieferung.
• Rechnungsstellung.
• Zahlung.

Kenntnis des Unternehmens und des Marktes

• Identifizierung der geschäftlichen Anforderungen für die Objekte.
• Suche nach potenziellen Lieferanten/Gläubigern und Einholung von Angeboten.
• Auswahl der günstigsten Anbieter/Lieferanten/Gläubiger.

Phase der Bestellung

Die Bestellung identifiziert die Waren oder Dienstleistungen, die der Kunde (Käufer) von den Lieferanten/Gläubigern/Verkäufern fordert, sowie die Erwerbsbedingungen (Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferzeit und -art).

Wege zur Bestellung

• Bestellung per Telefon (später per Brief oder Bestellformular bestätigt).
• Bestellung per Post (Brief und/oder Bestellformular).
• Bestellung per Fax (mit Bezug auf Geschäftsbrief oder Bestellformular).
• Telematische Bestellung (Internet etc.).

Dokumente bei der Bestellung

• Werbe-Charta: Enthält alle Details der Kaufbedingungen.
• Vorschlagsformular: Ein Vertreter besucht das Kundenunternehmen und vervollständigt das Formular (Dokument des Lieferantenunternehmens).
• Bestellmitteilung: Das Kundenunternehmen sendet einen Brief und/oder ein Dokument an das Lieferantenunternehmen.

Lieferphase

• Der Verkäufer erhält den Vorschlag oder die Bestellung und prüft diese (Formalitäten, Bonität etc.).
• Bei Annahme: Lager bereitet die Ware vor, erstellt einen Lieferschein (bei Lieferung ab Lager) und protokolliert die Warenentnahme für die Lagerverwaltung.
• Die Ware wird zusammen mit dem Lieferschein an den Kunden gesendet, der den Erhalt quittiert.
• Der Kunde erfasst den Wareneingang in seiner Lagerverwaltung.

Rechnungsphase

• Der Verkäufer erhält den Lieferschein, erstellt die Endrechnung und sendet sie an den Käufer. Er verbucht die Rechnung in seinem Register (Umsatzsteuer).
• Der Kunde prüft die Rechnung, verbucht sie und erfasst den Eingangsbeleg in seiner Lagerverwaltung. Bei Fehlern muss der Verkäufer die Rechnung korrigieren oder eine Gutschrift ausstellen.

Zahlung in bar oder nachträglich

• Barzahlung bei Bestellung oder Lieferung.
• Banküberweisung von Konto zu Konto.
• Scheck oder Lastschriftverfahren.

Bei sofortiger Zahlung gewährt der Verkäufer oft Skonto. Der Verkäufer stellt eine Empfangsbestätigung und die Originalrechnung aus.

Kreditbezahlung

• Zahlung per Wechsel oder Schuldschein, die zu einem vereinbarten Fälligkeitsdatum (30, 60, 90 Tage) von Banken diskontiert werden können.
• Der Verkäufer kann die Forderung vor Fälligkeit an eine Bank abtreten.
• Keine dokumentierte Zahlung (in der Regel 30 Tage).

Käufer und Verkäufer erfassen die Transaktionen in ihren Verzeichnissen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Lieferzeit: Bestimmtes Datum oder Frist für die Lieferung.
• Lieferstunden: Öffnungszeiten für Be- und Entladung.
• Lieferort: Adresse des Verkäufers, Käufers oder öffentliche Verkehrswege.

Kosten des Verkaufs

• Transport: Kosten werden vom Käufer oder Verkäufer getragen (frankiert oder unfrei).
• Versicherung: Deckt Schäden während des Transports.
• Kosten für Be- und Entladung.
• Verpackung: Schutz des Produkts (z.B. Kiste).
• Verpackungsmaterial: Behälter oder Gefäß (z.B. Flasche).

Der Lieferschein oder Lieferschein

Detaillierte Auflistung der gelieferten Ware und der Bestellbedingungen. Kann:

• Ohne Preisangabe: Häufigste Form, nur Artikeldetails.
• Mit Preisangabe: Enthält auch Transaktionskosten und Mehrwertsteuer, simuliert eine Rechnung. Wird verwendet, wenn eine Sammelrechnung für mehrere Einkäufe erstellt wird.

Die Rechnung

Ein Dokument, mit dem der Verkäufer dem Käufer die Abrechnung der Transaktion mitteilt. Rechnungen müssen für Handel oder Gruppen von Operationen (pro Kunde) ausgestellt werden. Käufer und Verkäufer müssen Rechnungen für 6 Jahre (oder länger für Investitionsgüter) aufbewahren.

Arten von Rechnungen

• Vollständige Rechnung: Für Kaufleute oder Freiberufler, mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
• Vereinfachte Rechnung: Bis zu einem Betrag von 90,10 €, keine Identifizierung des Käufers erforderlich.
• Kassenbon oder Ticket: Im Einzelhandel, Transport, Gastronomie bis 3005 €, muss MwSt.-Angabe enthalten.

Rechnungspositionen

• Gesamtbetrag der Ware: Produktmenge * Preis.
• Nettobetrag: Gesamtbetrag abzüglich Rabatte.
• Bemessungsgrundlage: Betrag für die Mehrwertsteuerberechnung.
• Steuersatz: Prozentsatz der Mehrwertsteuer.
• Mehrwertsteuerbetrag: Berechnete Mehrwertsteuer.
• Gesamtbetrag der Rechnung: Nettobetrag + Mehrwertsteuer.

Stückkosten

Alle Kosten, die für das Produkt anfallen, um den Wert pro Einheit zu ermitteln. Dies beinhaltet:

• Preis pro Einheit.
• Rabatte.
• Aufwendungen (Porto, Verpackung, Versicherung).
• Nicht erstattungsfähige Steuern.

Einzelpreis: Stückkosten + Gewinnmarge des Unternehmens.

VERKAUFSPREIS = Stückkosten + Gewinn

Dokumente für Forderungen/Verbindlichkeiten

• Empfangsschein.
• Kredit- und Debitkarten.
• Banküberweisung.
• Wechsel / Orderscheck.
• Scheck / Bankscheck.

Empfangsschein

Ein vom Verkäufer ausgestelltes und unterzeichnetes Dokument, das den Erhalt einer Zahlung von einem Käufer für eine Schuld bestätigt.

Kredit-/Debitkarte

Karten, die es ermöglichen, Bargeld abzuheben oder bei Händlern zu bezahlen. Debitkarten nutzen den verfügbaren Kontostand, Kreditkarten ermöglichen die Nutzung eines Kredits.

Banküberweisung

Anweisung an die Bank, Geld von einem Konto auf ein anderes zu überweisen. Die Kosten trägt der Zahler.

Wechsel / Orderscheck

Ein von einer Person ausgestelltes Dokument, das eine andere Person anweist, einen bestimmten Geldbetrag zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen Empfänger zu zahlen. Wechsel sind gesetzlich geregelt, können übertragen (indossiert) und zur Zahlungssicherheit verwendet werden.

Fälligkeit von Wechseln

• Ein bestimmtes Datum.
• Eine Frist nach Datum (z.B. 30 Tage nach Ausstellung).
• Bei Vorlage (sofort zahlbar).
• Eine Frist nach Sicht (z.B. 60 Tage nach Annahme).

Vorzeitige Einlösung von Wechseln

Der Inhaber kann einen Wechsel vor Fälligkeit bei einer Bank einlösen. Die Bank zahlt den Betrag abzüglich Zinsen, Provisionen und Spesen aus.

Scheck

Ein vom Kontoinhaber (Schublade) an ein Finanzinstitut ausgestelltes Dokument, das die Zahlung eines bestimmten Betrags an den Begünstigten anweist. Schecks können auf den Namen des Empfängers ausgestellt oder als Inhaberscheck gestaltet sein.

Arten von Schecks

• Bank-Schecks: Von der Bank ausgestellt, gegen Provision.
• Umtausch-Schecks: Vom Schuldner ausgestellt, die Bank garantiert die Deckung.
• Gekreuzte Schecks: Können nur auf ein Bankkonto eingezahlt werden.

Lagerbestandsliste / Lagerformular

Überprüfung der Menge und des Werts der Lagerbestände eines Unternehmens. Dies geschieht über Lagerblätter. Wareneingänge werden zu Anschaffungskosten bewertet, Warenausgänge ebenfalls. Rücksendungen werden zum gleichen Preis wie der Ein- oder Ausgang bewertet.

Methoden zur Bewertung von Lagerbeständen

• PMP (Gewichteter Durchschnittspreis): Durchschnittspreis aller Anschaffungen.
• FIFO (First-In, First-Out): Der Preis des ersten Eingangs wird verwendet.
• LIFO (Last-In, First-Out): Der Preis des letzten Eingangs wird verwendet.

Das Unternehmen legt den Verkaufspreis basierend auf der gewählten Bewertungsmethode fest.

Unternehmensbuchhaltung

Ein Informationssystem, das wirtschaftliche Ereignisse methodisch und chronologisch erfasst, die zur Finanzierung oder zum Anlageprozess des Unternehmens beitragen.

Das Vermögen der Firma

Konzept: Gesamtheit der Eigenschaften, Rechte und Pflichten einer Person oder Firma.

Struktur: Das Vermögen gliedert sich in Aktiva, Passiva und Eigenkapital.

Grundgleichung: Aktiva = Passiva + Eigenkapital