Vertriebsorganisation: Strategien und Struktur

Organisation des Vertriebs

Notwendigkeit und Konzept der Organisation

Organisation: Eine Reihe von Standards und Protokollen, die durch den menschlichen Faktor etabliert und verfolgt werden müssen, um mit materiellen und immateriellen Ressourcen die zuvor festgelegten Zielvorgaben zu erreichen.

Elemente der Organisation

• Entwürfe von Standards und Protokollen, die der menschliche Faktor der Organisation einhalten muss.
• Der menschliche Faktor, der die Organisation umfasst, muss den Anweisungen des Unternehmens folgen. Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital.
• Materielle und immaterielle Ressourcen:
  • Materielle Ressourcen: Greifbare Ressourcen wie Maschinen, EDV-Ausrüstung, Gebäude, etc.
  • Immaterielle Ressourcen: Nicht greifbare Ressourcen, z. B. gewerbliches Eigentum, Patente, Markennamen, etc.
• Erreichen der vereinbarten Ziele.

Die Vertriebsabteilung

Um eine effektive Vertriebsabteilung aufzubauen, muss diese zunächst in Unterabteilungen strukturiert werden.

Definition der Vertriebsleitung

Die Vertriebsleitung ist der Teil des Unternehmens, der mit bestimmten Ressourcen die Aufgabe hat, bestimmte Ziele zu erreichen. Sie ist verantwortlich für die Akquise und Bindung von Kunden.

• Potenzielle Kunden: Natürliche oder juristische Personen, die an unseren Produkten interessiert sein könnten.
• Reale Kunden: Personen oder Organisationen, die bereits Produkte gekauft haben.

Aufgaben der Vertriebsabteilung

• Akquise von potenziellen Kunden: Einsatz von Ressourcen wie Werbung, Direktmarketing, etc.
• Kundenbindung: Bindung von Bestandskunden.
• Überwachung und kontinuierliche Analyse des Marktes.
• Ausführung von administrativen Prozessen:
  • Geschäftsbriefe und Dokumente.

Ziele des Vertriebs

• Erwarteter Marktanteil: Marktanteil = (Gesamtumsatz / Gesamtmarkumsatz) * 100
• Repräsentation und Pflege des Images: Definition des Unternehmensimages als die Menge der differenzierenden Merkmale, die ein bestimmtes Unternehmen innerhalb des Marktes identifizieren.
• Präsentation von Daten und Variablen für die Analyse: Studie über die Entwicklung von Variablen wie Wettbewerb, Kunden, Produkte, etc.

Kriterien für die Organisation der Vertriebsabteilung

• Organisation abhängig von der Art des Kunden: Die Vertriebsabteilung wird nach Kundennummer oder Kundenart strukturiert. Geeignet für Unternehmen mit wenigen Kunden, die ein hohes Umsatzvolumen generieren.
• Organisation nach Produkttyp: Geeignet für Unternehmen mit einem kleinen Produktkatalog.
• Organisation nach geografischem Faktor: Unterteilung der Vertriebsabteilung in geografische Gebiete, in denen das Unternehmen tätig ist. Geeignet für Unternehmen, die verschiedene Produkte in unterschiedlichen Territorien anbieten, national oder international.
• Organisation nach einer Kombination verschiedener Kriterien: Dies ist die am häufigsten verwendete Methode. Die meisten Unternehmen nutzen mindestens zwei der oben genannten Kriterien.

Mögliche Organisationsstruktur der Vertriebsabteilung

Die Organisationsstruktur ist die grafische Darstellung der Organisation des Unternehmens.

Personal der Vertriebsabteilung

Das Personal ist hierarchisch strukturiert, mit mehr Verantwortung auf der oberen Ebene. Die organisatorischen Kosten setzen sich aus den Gehältern zusammen.

• Kaufmännischer Leiter / Vertriebsleiter: Der Vertriebsleiter ist verantwortlich für die Umsetzung der Unternehmensrichtlinien. Er sammelt und analysiert die Meinungen und Vorschläge seiner Untergebenen.
• Gebietsleiter: Verantwortlich für die Umsetzung der Leitlinien und Strategien des Vertriebsleiters. Sie müssen sicherstellen, dass die Teilziele erreicht werden, um die Hauptziele zu erreichen.
• Vertreter / Händler: Sie überwachen direkt die tatsächlichen und potenziellen Kunden und versuchen, die Loyalität der ersten zu gewinnen und die letzteren zu akquirieren. Sie sammeln und verwalten Informationen über Kundenbeziehungen und berichten regelmäßig an die Gebietsleiter.
• Verwaltungspersonal: Verantwortlich für die Entwicklung der administrativen Dokumente, die das Unternehmen ausstellt und empfängt.
• Verkäufer im Ladengeschäft: In Unternehmen mit mehreren Verkaufsstellen müssen die Verkäufer über fundierte Produktkenntnisse verfügen und wissen, wie man die Verkaufsterminals bedient.

Programmierung des Vertriebs

Durch die Generierung von Leads und die Bindung von Bestandskunden kann das gewünschte Umsatzvolumen erreicht werden. Dies erfordert eine möglichst genaue Planung.

Ein Zeitplan muss agil und logisch sein.

Programmierung: Ein Prozess, bei dem Teilziele und die Zuweisung von Ressourcen festgelegt werden, um die Ziele innerhalb einer bestimmten Zeit zu erreichen.

Konzepte der Programmierung

• Teilziele: Ergebnisse, die kurzfristig erreicht werden müssen, um das Hauptziel (Endziel) mittelfristig zu erreichen.
• Endziele: Das Hauptziel eines Zeitplans.
• Personal: Die Personen, denen eine oder mehrere Aufgaben zugeordnet sind.
• Ressourcen: Materielle oder immaterielle Instrumente, die dem Personal zur Verfügung stehen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
• Zeitrahmen: Gibt den genauen Zeitpunkt an, zu dem die Ergebnisse des Prozesses vorliegen müssen. Die Fristen sollten eingehalten werden, realistisch und nicht verhandelbar sein.

Ziele: Qualitative und quantitative

• Qualitative Ziele: Identifizierbar mit Adjektiven und Eigenschaften, die in den Prozess einbezogen werden sollten.
  • Grad der Kundenzufriedenheit
  • Organisation der Vertriebsabteilung
  • Grad der Beteiligung der Vertreter
• Quantitative Ziele: Klar quantifizierbar und messbar. Um diese Ziele zu erreichen, müssen bestimmte Zahlen erreicht werden.
  • Umsatzvolumen und Marktanteil
  • Anzahl der Neukunden
  • Ziele in Bezug auf die Verkaufsbedingungen

Zeitliche Planung und Zielerreichung

Timing: Der Prozess der Zuweisung von Zeitrahmen für die Durchführung von Maßnahmen und/oder die Erreichung von Zielen.

• Die festgelegten Fristen sollten eingehalten werden, da es unethisch und unfair gegenüber dem Personal ist, unrealistische Fristen zu setzen.
• Die Zeitplanung sollte nicht überschritten werden, da dies zu Zeitverlust führt.
• Die Fristen sind nicht verhandelbar.

Motivatoren in einem Programm

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter, die für die Entscheidungsfindung und die Bewertung der Ergebnisse verantwortlich sind, motiviert werden. Dies kann durch folgende Elemente erreicht werden:

• Vergütungselemente: Wirtschaftliche Entschädigung oder andere Vorteile für die Mitarbeiter der Vertriebsabteilung, die die Ziele und den Zeitplan einhalten.
• Persönliche Aspekte: Ein gutes Arbeitsumfeld und Respekt für alle Mitarbeiter der Vertriebsabteilung, damit diese mit Engagement arbeiten und sich wertgeschätzt fühlen.