Verwaltung: Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle

Der Verwaltungsprozess: Eine detaillierte Analyse

Ein Administrator ist die Person, die dafür verantwortlich ist, eine Gruppe von Menschen zu leiten, um die vorgeschlagenen Ziele zu erreichen. Dies geschieht durch den administrativen Bewerbungsprozess, der die gleichzeitige Anwendung verschiedener betriebswirtschaftlicher Funktionen umfasst.

Planungsphase

In der Planungsphase wird entschieden, was getan werden soll und welche Ressourcen benötigt werden. Es werden Alternativen analysiert, Ziele und Vorgaben festgelegt und die erforderlichen Pläne formuliert. Die Phasen der Planung umfassen:

• Diagnose der aktuellen Situation
• Prognose der zukünftigen Lage
• Festlegung von Prämissen
• Priorisierung
• Festlegung von Zielen und Vorgaben
• Entwicklung alternativer Pläne
• Auswahl des besten Plans

Ziele: Jede Absicht, die zu einem nützlichen Zweck in einer Organisation führt, kann einzeln, sektoral oder gemeinsam sein. Sie werden als Mittel eingestuft.

Vorgaben: Die Quantifizierung eines Ziels in einem bestimmten Zeitraum.

Plan: Zeigt den vorgegebenen Handlungsverlauf auf, um die Unsicherheit zu beseitigen oder zu verringern und die Ziele der Gruppe zu erreichen.

Politik-Aktionspläne: Definieren allgemeine Richtlinien für die Entscheidungsfindung. Sie müssen der Realität entsprechen, klar und kontrollierbar sein und schriftlich festgehalten werden. Sie werden nach Funktion, nach ADM-Prozess, nach Anwendung (allgemein, sektoral, abteilungsbezogen) und nach Auferlegung (extern, intern) klassifiziert.

Verfahren: Pläne, die die zeitliche Abfolge der notwendigen Aktivitäten für eine bestimmte Arbeit aufzeigen. Phasen (Planung bis zur Designstudie, Durchführung, Kontrolle).

Haushaltsplan: Ein Plan in Zahlen, der einen bestimmten Zeitraum, meist ein Jahr, umfasst. Er ist eine frühe Annahme von Bedürfnissen oder gewünschten Ergebnissen, ausgedrückt in numerischer Form. Er kann in fixe und variable Funktionen unterteilt werden.

Koordination

Koordination ist das Element, das die Mitarbeiter zusammenbringt, um unnötige Anstrengungen zu vermeiden und jeder Einheit der Handlung ihren Sinn zu geben.

Kontrolle

Kontrolle ist die ständige Überwachung der erzielten Ergebnisse, um zu sehen, wie die Pläne umgesetzt werden.

Organisation

In der Organisation wird die am besten geeignete Reihenfolge der personellen und materiellen Ressourcen festgelegt, die erforderlich sind, um das Ziel zu erreichen. Prinzipien:

• Homogene Verteilung
• Definition der Aufgaben
• Die Ausnahmen
• Die Delegation von Befugnissen
• Letzte Verantwortung
• Amplitudenregelung
• Steuergerät
• Horizontaler Kontakt
• Anzahl der Ebenen

Organisationseinheiten: (operative Linear-, Beratungs- oder Mitarbeiter-, Helfer-).

Organigramm: Darstellung der Organisationsstruktur, d.h. das geordnete Werk von Einheiten und Linien von Autorität und Kommunikation.

Funktionale Autorität: Übersicht nach Funktion, die Führung legt die Verantwortlichkeiten der einzelnen Entscheidungen für eine Aktivität fest.

Direktion (Leitung)

In der Direktionsphase setzen die Mitarbeiter die Pläne mit den verfügbaren materiellen Ressourcen um. Prinzipien:

• Anpassung der Ziele
• Funktionales Gleichgewicht
• Betriebliche Weiterbildung
• Integration von Gruppen
• Individuelle Entwicklung

Selbstverwirklichung: Besteht darin, den Arbeitnehmern einen Grund zum Arbeiten zu geben und sie zu ermutigen, ihre Aufgaben mit Freude und Initiative zu erfüllen, anstatt nur einer vertraglichen Verpflichtung oder finanziellen Belohnung nachzukommen.

Human Relations: Eine Technik, die Soziologie und Psychologie auf die Industrie anwendet, um die Motivation der Arbeitnehmer durch die Erfüllung ihrer Bedürfnisse und ein förderliches Arbeitsumfeld zu steigern. Wichtige psychologische Bedürfnisse sind Zugehörigkeit, Anerkennung, Sicherheit des Arbeitsplatzes und der Wunsch nach neuen Erfahrungen. Soziale Kontakte geben dem Einzelnen die Möglichkeit, sich als wichtiger Teil der Gruppe zu fühlen und von seinen Vorgesetzten respektiert und geschätzt zu werden.

Co-Leader: Eine Person, die durch ihre Anziehungskraft und ihren Magnetismus erreicht, dass Menschen spontan ein Ziel verfolgen.

Jeder Arbeitgeber muss ein Führer sein, denn Führer brauchen keine Befehle. Befehle sind der Ausdruck einer Exekutive und ihrer Macht und verlangen von ihren Untergebenen ein bestimmtes Verhalten. Sie werden in mündliche und schriftliche Befehle eingeteilt, je nach Inhalt – definiert, flexibel und offen.