Verwaltung von Verkaufsmaterialien und Bestellungen im Unternehmen

Verwaltung von Verkaufsmaterialien

Die Bearbeitung von Verkaufsmaterialien in Einkauf, Lagerhaltung, Fertigung und Vertrieb sollte sich im Materialbestand widerspiegeln. Jede Änderung des Ortes oder Status eines Artikels erfordert eine Dokumentation zur Begründung.

Dokumente im Verkaufsprozess

Ein Dokument dient der Aufzeichnung von Transaktionen und beteiligten Personen. Es kann in Papierform oder elektronisch vorliegen.

Der administrative Fluss im Zusammenhang mit Lagerbeständen beginnt mit der Bestellung und umfasst folgende Schritte:

• Der Kunde bestellt Waren, Dienstleistungen oder beides.
• Der Verkäufer liefert die Waren oder Dienstleistungen und stellt einen Lieferschein aus.
• Der Verkäufer stellt eine Rechnung aus, die vom Käufer bezahlt wird.
• Der Käufer begleicht die Rechnung per Scheck, Banküberweisung etc.

Zusätzliche Vorgänge wie Retouren oder Zahlungen von Nebenkosten können ebenfalls anfallen.

Dokumente im Zusammenhang mit Lagerbeständen

Produkte kommen aus externen Quellen oder aus dem Unternehmen selbst im Lager an. Ihr Ziel können andere Unternehmen oder Filialen sein.

Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden werden durch zwei Arten von Dokumenten abgewickelt:

• Im Verkauf: Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen, Frachtbriefe, Kostenrechnungen, Gutschriften und Kassenbons.
• Im Einkauf: Zahlungseingänge, Schecks, Wechsel, Banküberweisungen.

Interne Vorgänge innerhalb des Unternehmens erzeugen interne Dokumente wie Antragsformulare, Empfangs- oder Versandbelege, Versandaufträge und Fertigungspapiere.

Bestellung von Waren

Ein Unternehmen kann Waren entweder direkt beim Händler bestellen oder auf einen Vertreter warten. Eine telefonische Bestellung sollte schriftlich bestätigt werden.

Die Bestellung

Die Bestellung ist ein Dokument des Käufers, das die gewünschten Materialien beim Lieferanten anfordert. Sie wird per Post verschickt, wobei der Käufer eine Kopie behält. Der Lieferant sendet eine unterschriebene Kopie zurück, insbesondere bei abweichenden Bedingungen.

Es gibt feste und bedingte Bestellungen. Eine feste Bestellung liegt vor, wenn der Käufer die Bedingungen kennt und akzeptiert. Eine bedingte Bestellung steht unter dem Vorbehalt der Bestätigung durch Käufer oder Verkäufer.

Arten von Bestellungen

Nach Form:

• Regelmäßige Bestellung: Für kurzfristig benötigte Waren (z.B. wöchentlich, monatlich, saisonal).
• Terminbestellung: Für ein oder mehrere Produkte, die eine Vorstudie erfordern. Berücksichtigt Mindestbestand, Lagerbestand und Lieferzeiten. Oft mit Jahresvertrag und mehreren Lieferterminen.
• Offene Bestellung: Für eine ungefähre Menge ohne feste Abnahmeverpflichtung. Der Kunde bestätigt jede Lieferung einzeln. Kurze Lieferzeiten, minimaler Lagerbestand beim Lieferanten, Preis fest oder variabel.

Vorteile offener Bestellungen: geringere Lagerbestände, höhere Umschlagshäufigkeit, niedrigere Einkaufspreise, reduzierte Verwaltungskosten.

Nach Materialart:

• Außerordentliche Bestellung: Für Materialien, die aufgrund besonderer Bedürfnisse angefordert werden.
• Ersatzbestellung: Vom Lager initiiert, um Mindestbestände aufzufüllen.
• Service-Bestellung: Für eine Dienstleistung oder Aufgabe. Benötigte Materialien können vom Auftragnehmer gestellt werden.
• Übliche Bestellung: Die häufigste Art, um benötigte Artikel anzufordern, unabhängig vom Verwendungszweck.

Das Bestellformular

Folgende Informationen sollten im Bestellformular enthalten sein:

• Daten des Käufers: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID.
• Seriennummer.
• Liefertermin.
• Daten des Lieferanten: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID.
• Wert der Artikel: Produktname, Beschreibung, Menge, Stückpreis, Gesamtpreis.
• Konditionen: z.B. Rabatte.

Das Bestellbuch

Zur Kontrolle der Bestellungen dient ein Bestellbuch mit folgenden Informationen:

Bestellnummer | Datum | Lieferant | Bestellmenge | Liefertermin | Lager | Eingangsdatum | Frachtbriefnummer | Kommentar

Der Lieferschein

Der Lieferschein wird vom Verkäufer zusammen mit der Ware an den Käufer geschickt. Er dient als Nachweis für die Lieferung und als Grundlage für die Rechnungsstellung.

Mehrere Kopien des Lieferscheins werden erstellt:

• Die erste Kopie erhält der Kunde und unterschreibt sie.
• Die zweite Kopie verbleibt im Lager.
• Die dritte Kopie geht an den Vertrieb.