Der Verwaltungsprozess: Definition, Phasen und Management-Funktionen

Der Verwaltungsprozess: Definition

Der Verwaltungsprozess ist eine Reihe von aufeinander folgenden und miteinander verknüpften Phasen, durch die die Ziele der Verwaltung erreicht werden.

Die 4 Phasen des administrativen Prozesses

Der administrative Prozess gliedert sich klassischerweise in vier Hauptphasen:

1. Planung (Planning)

Die Planung beinhaltet die Identifizierung der Ziele und der zu beachtenden Vorgehensweisen. Es werden Strategien, Richtlinien, Programme und Verfahren festgelegt, um zu bestimmen, was getan wird und wie.

Aktivitäten der Planungsphase:

• Ziele identifizieren, klären und erweitern.
• Die Bedingungen festlegen, unter denen Aktivitäten durchgeführt werden sollen.
• Aufgaben zur Erreichung der Ziele auswählen.
• Grundsätze, Verfahren und Methoden für die Entwicklung von Tätigkeiten anwenden.

2. Organisation (Organizing)

Die Organisation umfasst die Verteilung der Aktivitäten unter den Mitgliedern der Organisation sowie die Etablierung und das Verständnis der Beziehungen zwischen diesen Mitgliedern.

Aktivitäten der Organisationsphase:

• Unterteilung der Arbeit in operative Einheiten.
• Zusammenführung der operativen Verpflichtungen in operative Positionen.
• Anforderungen klären und festlegen.
• Auswahl der Mitarbeiter und deren Platzierung in geeigneten Positionen.
• Festlegung der Befugnisse und Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds der Organisation.

3. Leitung/Umsetzung (Directing)

Die Leitung beinhaltet die Durchführung und Entwicklung der Handlungsfähigkeit sowie die Schaffung eines Klimas innerhalb der Organisation, in dem die Mitarbeiter entsprechend motiviert sind, zu handeln.

Aktivitäten der Leitungsphase:

• Alle Mitarbeiter motivieren.
• Effektive Kommunikation gewährleisten.
• Ausbildung und notwendige Schulung des Personals bereitstellen.
• Personal für die geleistete Arbeit belohnen.

4. Kontrolle (Controlling)

Die Kontrolle dient der Messung und Bewertung der Ergebnisse, um die Grenzen der organisatorischen Leistung innerhalb der zugelassenen Standards und Erwartungen zu überwachen.

Aktivitäten der Kontrollphase:

• Vergleich der Ergebnisse mit den vorher erstellten Plänen.
• Bewertung der Aktivitäten mittels Messung.
• Standards für die Leistung des Personals empfehlen und festlegen.
• Gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen.
• Übertragung der Bewertungsergebnisse auf andere Phasen.

Konzept des Managements (Anwendung)

Der Verwaltungsprozess ist definiert als der Prozess der Planung, Organisation, Leitung und Überwachung der Tätigkeiten der Mitglieder einer Organisation sowie der Nutzung aller anderen organisatorischen Ressourcen, um die gesetzten Ziele der Organisation zu erreichen.