Verwaltungstätigkeit: Aktenführung, Ablagesysteme und Geschäftskorrespondenz

Grundlagen der Organisation und Terminplanung

Tagesordnung und Terminverwaltung

Der Tagesplan gibt die Zeit und die geplanten Termine an. Die Tagesordnung sollte folgende Punkte erfassen, insbesondere bei Patientenbesuchen oder Kundenterminen:

• Name des Patienten/Kunden
• Vorgesehene Zeit für die Konsultation
• Ungefähre Dauer des Besuchs
• Grund für den Besuch
• Sonstige Erträge (z. B. Telefonate)
• Besuche von Handelsvertretern oder sonstigen Vertretern

Hinweis zur Aktenordnung

Die Akte definiert die festgelegte Ordnung der Dokumente sowie den physischen Ort, an dem diese gespeichert werden. Vor der Archivierung muss das Dokument gemäß dem zuvor angenommenen Ablagesystem geordnet werden.

Die gängigsten Systeme zur Klassifizierung der Dokumentation sind: Alphabetisch, Numerisch, Sachlich (Thematisch), Geografisch und Chronologisch.

Der Geschäftsbrief ist das am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel von Unternehmen und Experten für die Kommunikation mit der Außenwelt. Die Form des Schreibens hängt vom Absender ab, aber das Dokument prägt das Image des Unternehmens.

Verwaltungstätigkeit: Einheit 4

1. Die Akte (Datei): Konzept und Zweck

Die Akte enthält alle Dokumente, die einem Fachmann oder einem Unternehmen zugeordnet sind.

2. Klassen von Akten (Dateien)

Klassifizierung nach Lage:

• Zentrale Aktenführung: Alle Dokumente sind an einem Ort konzentriert.
• Dezentrale Aktenführung: Die Dokumente sind in verschiedenen Abteilungen oder Abschnitten verteilt.

Klassifizierung nach Verwendung:

• Aktives Archiv: Die Dokumente werden häufig konsultiert.
• Endarchiv (oder Haftungsarchiv): Sammelt Dokumente, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und nur sehr selten abgefragt werden.
• Semi-aktives Archiv: Stellt den Übergang zwischen aktivem Archiv und Endarchiv dar.

Klassifizierung nach Speichermedium (Hardware):

• Manuell (Physisch)
• Computergestützt (Digital)

3. Organisationsmaterial für die Aktenführung

Zu den wichtigsten Elementen gehören:

• Aktenordner (z. B. A-Z-Ordner)
• Archivboxen (zur Aufbewahrung mehrerer Ordner)

4. Systeme der Klassifizierung (Ablagesysteme)

Wird die Aktenführung ohne jegliche Ordnung begonnen, verliert die Akte ihren gesamten Zweck. Es ist notwendig, Dokumente zu klassifizieren und zu ordnen.

Gängige Klassifizierungsmethoden:

• Alphabetisch (Namen): Der Nachname ist das Ordnungswort. Bei gleichem Nachnamen wird nach dem Vornamen sortiert. Zusammengesetzte Nachnamen werden als ein Wort behandelt. Präpositionen oder Artikel im Familiennamen werden nicht berücksichtigt.
• Numerisch: Jedes Dokument wird mit einer eindeutigen Nummer versehen.
• Sachlich (Thematisch): Nach Themen oder Sachgebieten geordnet.
• Geografisch: Nach Städten oder Regionen verteilt.
• Chronologisch: Nach Datum sortiert.

5. Der Geschäftsbrief (Geschäftskorrespondenz)

Der Geschäftsbrief ist das häufigste Mittel der Korrespondenz für Anfragen, Kataloge, Preise, Verkaufsbedingungen, Rabatte, Angebote, Reklamationen, Retouren, Quittungen und Bilanzen.

Funktionen des Geschäftsbriefs:

• Ermöglicht dem Unternehmen den Kontakt zur Außenwelt.
• Hilft, das professionelle Image des Unternehmens zu prägen.
• Dient rein dokumentarischen Zwecken.

Teile des Geschäftsbriefs:

1. Kopfteil (Identifikation)

   • Briefkopf: Enthält alle Informationen zur Identifizierung des Absenders.
   • Datum: Enthält Ort, Tag, Monat und Jahr der Erstellung.
   • Empfänger: Alle Informationen zur Identifizierung des Adressaten.

2. Inhalt

   • Anrede: (z. B. Sehr geehrter Herr, Geschätzter Kunde)
   • Text: Der eigentliche Inhalt der Mitteilung.

3. Schlussteil

   • Grußformel (Abschied): (z. B. Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll)
   • Unterschrift: Name und Position der verantwortlichen Person.
   • Anlagenverweis: Hinweis auf beigefügte Dokumente.