Workflow und Workflow-Management: Begriffe, Komponenten, Praxis

Workflow und Workflow-Management – Grundlagen und Praxis

Teil A: Fragen 1–13

1) Was versteht man unter einem Workflow?

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, der sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge bezieht.

2) Was versteht man unter einem Workflow-Management (WFM)?

Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung von Workflows erfüllt werden müssen.

3) Welche Aktionen/Ereignisse können in diesem Zusammenhang verwertet werden (4 Angaben)?

• Eingang eines Dokuments per E-Mail
• Wareneingang
• Sachbearbeiter setzt Feld auf 'erledigt'
• Ablauf einer zeitlichen Frist

4) Welche Vorteile können durch ein Workflow-Management entstehen (4 Angaben)?

• Strukturierte Arbeitsweise
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Kollaborationsmöglichkeiten mit anderen Prozessteilnehmern
• Ganzheitliche Prozesskontrolle

5) Welche Nachteile können durch ein Workflow-Management entstehen (4 Angaben)?

• Einschränkung der Kreativität
• Motivationsverlust aufgrund mangelnder Eigenverantwortung
• Diskrepanz zwischen Workflow-Modell und Realität im Einzelfall
• Kaum Umgang mit Ausnahmesituationen möglich

6) Aus welchen Komponenten (5 Angaben) besteht ein WFM-System – beschreiben Sie diese kurz!

• Routingsystem (Verkehrspolizist): Leitet den Informations- oder Dokumentenfluss weiter.
• Distributionssystem (Steuermann): Erkennt Ausnahmesituationen und verteilt Aufgaben dynamisch.
• Koordinierungssystem (Vorarbeiter): Koordiniert nebenläufige Aktivitäten und vermeidet Konflikte.
• Agentensystem (Hilfsarbeiter): Erledigt automatisch Zuarbeiten und entlastet die ausführende Instanz.
• Assistenzsystem (Experte): Bietet Unterstützung bei Prozessanpassungen und Vorschlägen mittels künstlicher Intelligenz.

7) Nennen Sie 4 aktuelle WFM-Produkte inkl. Hersteller!

• Nintex (Nintex)
• Jira (Atlassian)
• Trello (Atlassian)
• ClickUp (ClickUp)

8) Beschreiben Sie die prinzipielle Vorgangsweise, einen vorhandenen Arbeitsablauf in ein WFM-System zu implementieren!

Beispiel: Rechnungsabwicklung

1. Rechnungsentwurf erstellen
2. Überprüfung der Rechnung
3. Freigabe
4. Versand der Rechnung an Kunden
5. Prüfung des Zahlungseingangs
6. Rechnung schließen bzw. Erinnerung versenden

Teil B: Weitere Fragen

1) In welcher Form werden Abläufe durch einen definierten Workflow strukturiert?

• Zeitlich
• Inhaltlich
• Logisch

2) Was versteht man unter einem Trigger/Auslöser im Kontext WFM?

Ein Auslöser (Trigger) stößt einen Arbeitsprozess bzw. Workflow an.

3) Welche Rollen können in einem WFM auftreten (3 Angaben)?

• Akteure
• Bearbeiter
• Mitarbeiter

4) Wie können Arbeitsschritte noch genannt werden (3 Angaben) und in welcher Form können diese ablaufen?

Arbeitsschritte können auch als Aktivitäten, Aktionen, Arbeitspakete, Tasks, Steps, Tätigkeiten oder Vorgänge bezeichnet werden. Sie können sequentiell in einer festgelegten Reihenfolge und/oder parallel ablaufen.

5) Nennen Sie 4 Beispiele von Ergebnissen im Kontext WFM?

• Dokumente
• Lieferungen
• Artefakte
• Lösungen

6) Was versteht man unter Fortschritt- bzw. Fertigstellungsgrad?

Die Information, zu welchem Prozentsatz ein Task fertiggestellt ist.

7) Geben Sie 2 prinzipielle Kategorien von Workflows an und beschreiben Sie diese kurz!

• Aktivitätszentrierter Ansatz: Aktivitäten stehen im Mittelpunkt; oft eine 1:1-Relation mit Kontrollfluss.
• Dokumentenzentrierter Ansatz: Ergebnisse (Dokumente) stehen im Mittelpunkt; typischerweise 1:n-Relation.

8) Geben Sie 2 Arten umfassender und reichhaltiger Workflows an und beschreiben Sie diese kurz!

• Aktivitätszentrierter Ansatz: Aktivitäten stehen im Mittelpunkt des Workflows.
• Dokumentenzentrierter Ansatz: Ergebnisse stehen im Mittelpunkt des Workflows.

9) Was versteht man unter einer 1:1-Relation beim aktivitätszentrierten Ansatz und was versteht man unter den Begriffen Normalfolge, Anfangsfolge, Endefolge und Sprungfolge?

Bei einer 1:1-Relation produziert eine Aktivität genau ein Ergebnis.

• Normalfolge: Wenn A endet, startet B.
• Anfangsfolge: Wenn A beginnt, dann beginnt auch B.
• Endefolge: Wenn A endet, dann endet auch B.
• Sprungfolge: Wenn A beginnt, endet B.

10) Was versteht man unter einer 1:n-Relation beim dokumentenzentrierten Ansatz?

Bei einer 1:n-Relation bringt eine Aktivität mehrere Ergebnisse hervor.

11) Wie geht man grundsätzlich vor, um einen Prozess zu automatisieren?

Der Workflow muss mit seinen verschiedenen Elementen modelliert werden, um automatisiert werden zu können.

12) Was versteht man unter einer Workflow-Engine und welche Relevanz hat dieses Modul in einem WFM-System?

Die Workflow-Engine ist das Herzstück jedes Workflow-Management-Systems und umfasst die Komponenten zur Ausführung der modellierten Arbeitsabläufe.

13) Wie wird bei Firmen vor Einführung eines WFM-Systems prinzipiell gearbeitet? Erklären Sie dies kurz anhand eines Beispiels.

Die Prozesse eines Unternehmens werden analysiert und erfasst, um den Ist-Zustand zu bestimmen. Anschließend können die Abläufe bei der Einführung eines WFM-Systems optimiert und in das Tool integriert werden.