Berichte in Access erstellen: Der Berichts-Assistent

Berichte mit dem Berichts-Assistenten erstellen

Ein weiterer schneller Weg, einen Bericht zu erstellen, ist das Datenbank-Fenster: Wählen Sie das Objekt Berichte aus und führen Sie einen Doppelklick auf den Bericht aus. Es erscheint das erste Fenster des Assistenten.

Datenquelle und Felder auswählen

Dieses Fenster fragt Sie nach den Feldern, die im Bericht enthalten sein sollen:

• Quelle wählen: Wählen Sie zuerst die Tabelle oder Abfrage aus dem Dropdown-Menü aus. Dies ist die Datenquelle für Ihren Bericht. Wenn Sie Daten aus mehreren Tabellen benötigen, ist es ratsam, vorab eine Abfrage zu erstellen und diese als Quelle zu nutzen.
• Felder hinzufügen: Wählen Sie die gewünschten Felder aus, indem Sie auf das Feld klicken und die >-Schaltfläche nutzen oder einen Doppelklick auf das Feld ausführen.
• Korrekturen: Falsch gewählte Felder können Sie mit den <-Tasten wieder aus der Liste entfernen.
• Alle Felder: Mit der >>-Schaltfläche fügen Sie alle Felder hinzu, mit << entfernen Sie alle wieder.

Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Gruppierungsebenen festlegen

Im nächsten Schritt können Sie Gruppierungsebenen definieren:

• Wählen Sie das Feld aus, nach dem gruppiert werden soll, und klicken Sie auf die >-Schaltfläche.
• Der rechte Bereich zeigt eine Vorschau der Berichtsstruktur.
• Um eine Gruppierungsebene zu entfernen, wählen Sie die Überschrift der Gruppe aus und klicken auf die <-Schaltfläche.

Tipp: Nutzen Sie die Pfeiltasten, um die Priorität der Gruppen zu ändern.

Gruppierungsoptionen und Sortierung

Über die Schaltfläche Gruppierungsoptionen können Sie die Gruppierung verfeinern (z. B. Gruppierung nach Anfangsbuchstaben). Nach einem Klick auf Weiter gelangen Sie zur Sortierung:

• Sie können Datensätze nach bis zu vier Feldern sortieren.
• Wählen Sie das Feld und entscheiden Sie sich zwischen aufsteigender oder absteigender Sortierung.
• Über die Schaltfläche Zusammenfassung können Sie zudem automatisch Summen oder Berechnungen hinzufügen.