Effiziente Bestandsführung und Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement und Vorratsverwaltung

Die Beschaffungsfunktion

Die Beschaffungsfunktion besteht darin, die für die Tätigkeit des Unternehmens (Produktion und/oder Verkauf) benötigten Materialien zu kaufen und zu lagern, bevor der Prozess der Herstellung oder Vermarktung beginnt.

Das übergeordnete Ziel des Einkaufs ist es, die Produktion mit den erforderlichen Materialien (Rohstoffe, Ersatzteile, Verpackungen usw.) für die Herstellung und den Vertrieb der Produkte zu versorgen und die verschiedenen Bestände, die in diesem Prozess entstehen, zu organisieren. Gewöhnlich ist für diesen Prozess die Abteilung Einkauf oder Beschaffung verantwortlich.

Grundlegende Aspekte der Beschaffung

Die Beschaffungsfunktion setzt sich aus drei grundlegenden Aspekten zusammen: Einkauf, Lagerhaltung und Inventur.

• Einkauf: Die für den Einkauf von Produkten zuständige Abteilung (je nachdem, ob das Unternehmen produziert oder handelt) muss Faktoren wie Preis, Qualität, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen und Service berücksichtigen. Dies beinhaltet eine optimale Auswahl von Lieferanten, um die Variablen beim Kauf zu maximieren.
• Lagerhaltung: Die Lagerfunktion impliziert die Verfügbarkeit von Lagerhallen für die gekauften Produkte, die in der Produktion benötigt werden. Nachdem ein Produkt hergestellt wurde, muss es ebenfalls gelagert werden, bis es an Kunden verkauft wird. Hierfür wird ein physischer Raum sowie ein organisatorisches System zur Klassifizierung und Verwaltung der Bestände benötigt.
• Bestandsmanagement: Es ist notwendig, ein Warenwirtschaftssystem zu entwickeln, das die Menge des Inventars und das Tempo der Aufträge bestimmt, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Der Beschaffungszyklus

Die Versorgungsfunktion ist ein zeitlicher Prozess, da sie eine Reihe von Aktivitäten umfasst, die einer chronologischen Reihenfolge folgen. Wir betrachten den Beschaffungszyklus als die Zeit zwischen dem Abschluss des Kaufs und dem Zeitpunkt, an dem die Produkte an die Kunden ausgeliefert werden.

Dieser Zyklus unterscheidet sich bei Herstellern und Handelsunternehmen:

• Zyklus eines Herstellers: Das Produktionsunternehmen beginnt mit dem Kauf von Materialien für die Produktion. Solange diese nicht in Gebrauch sind, bleiben sie im Lager. Sobald die Produkte fertiggestellt sind, werden sie ebenfalls gelagert, bis sie verkauft werden. Die Lagerbewegungen erfolgen in vier Schritten: Eingang der Beschaffung, Entnahme für die Produktion, Eingang des hergestellten Produkts und Ausgang zum Verkauf.
• Zyklus einer Handelsgesellschaft: Hier umfasst der Lieferzyklus weniger Bewegungen, da die Tätigkeit in der Vermarktung und dem Vertrieb ohne Transformation besteht. Der Zyklus reduziert sich auf zwei Schritte: Wareneingang durch Einkauf und Warenausgang durch Verkauf.

Auch Dienstleistungsunternehmen gehören zu dieser Gruppe, da sie bestimmte Bestände in ihren Lagerhallen vorhalten müssen, um ihre Dienstleistungen ausführen zu können.

Bestände: Konzepte und Typen

Bestände sind alle Materialien, die ein Unternehmen in seinem Lager deponiert hat und die spezifische Funktionen innerhalb des Beschaffungsmanagements erfüllen. Bestände sind auch als Stocks oder Vorräte bekannt; beide Begriffe können synonym verwendet werden.

Je nach Eigenschaften des Unternehmens gibt es verschiedene Arten von Beständen:

• Rohstoffe: Materialien, die durch Verarbeitung Teil des Endprodukts werden.
• Halbzeuge: Vom Unternehmen hergestellte Produkte, die noch nicht für den Verkauf bereit sind, da sie weiterer Verarbeitung oder Integration bedürfen.
• Fertigprodukte: Vom Unternehmen hergestellte Produkte für den Endverbrauch oder zur weiteren Verwendung durch Dritte.
• Handelswaren: Materialien, die das Unternehmen erwirbt und ohne Transformation weiterverkauft.
• Sonstiges Zubehör: Elemente wie Treibstoff, Ersatzteile, Verpackungen, Behältnisse und Büromaterial.
• Nebenprodukte, Abfälle und recyclingfähige Materialien: Sekundäre Erzeugnisse der Fertigung, Reste oder wiederverwendbare Materialien.

Grundlagen der Bestandsführung

Bestände werden als gespeicherte Ressourcen betrachtet, die zur Erfüllung wirtschaftlicher und betrieblicher Bedürfnisse dienen. Vorräte bieten Flexibilität für die Operationen des Unternehmens und erleichtern das Supply Management.

Gründe für eine umfangreiche Lagerhaltung sind:

• Vermeidung von Lieferengpässen (Stockouts), damit Kunden bei unerwarteter Nachfrage nicht zur Konkurrenz abwandern.
• Ausgleich von Differenzen zwischen Produktionsraten und saisonaler Nachfrage (z. B. Winterkleidung, die im Sommer produziert wird).
• Erhalt von Mengenrabatten beim Kauf großer Materialmengen zur Reduzierung der Produktkosten.

Allgemein helfen Bestände dabei, die Rhythmen von Einkauf, Produktion und Vertrieb zu harmonisieren und negative Auswirkungen von Bedrohungen (Inflation, Lieferverzögerungen) zu verringern.

Klassifizierung der Lagerkosten

Die Kosten der Bestandsführung lassen sich in drei Gruppen einteilen:

1. Bestellkosten: Administrative Kosten für die Verwaltung und Erteilung von Aufträgen an Lieferanten.
2. Anschaffungskosten: Der Preis des Produkts, das beim Lieferanten gekauft wird.
3. Lagerhaltungskosten: Kosten für das Vorhalten der Bestände in den Lagerhallen:
   • Administrativ: Personalkosten für Verwaltung und Systemmanagement.
   • Operativ: Personalkosten im Lager, Ausstattung und Versicherung gegen Risiken.
   • Physischer Raum: Miete, Abschreibung, Steuern, Versicherung, Heizung und Kühlung.
   • Wirtschaftlich: Veralterung und Wertminderung der Vorräte.
   • Finanziell: Zinskosten für das im Bestand gebundene Kapital (Opportunitätskosten).
4. Fehlmengenkosten (Stockout-Kosten): Kosten, die entstehen, wenn ein Produkt nicht verfügbar ist und Kunden nicht bedient oder die Produktion gestoppt werden muss.

Strategien zur Bestandsführung

Für ein optimales Supply Management ist es wichtig, ein Planungssystem zu bestimmen, das festlegt, wann und in welcher Menge Aufträge durchgeführt werden, um optimale Lagerbestände zu halten.

Folgende Indikatoren sind dabei entscheidend:

• Höchstbestand: Die maximale Menge eines Materials, die unter Berücksichtigung der Lagerkosten gelagert werden sollte.
• Mindestbestand oder Sicherheitsbestand: Die untere Grenze des Lagerbestands, bei deren Unterschreitung das Risiko eines Lieferabbruchs sehr hoch ist.
• Meldebestand (Bestellpunkt): Das Bestandsniveau, bei dem eine neue Bestellung ausgelöst werden muss, um den Lagerbestand aufzufüllen, bevor der Sicherheitsbestand angegriffen wird (unter Berücksichtigung der Lieferzeit).

Die Bestandsführung muss spezifische Kriterien zur Bestimmung des optimalen Lagerbestands festlegen, was oft ein komplexer Prozess ist. Die verfügbaren Daten helfen dabei, den richtigen Zeitpunkt für eine Bestellung beim Lieferanten oder einen Produktionsauftrag zu finden.