Effiziente Dokumentenverwaltung und Archivierung

Die gesamte Dokumentenverwaltung ermöglicht die Einsparung von Personal in Institutionen oder Unternehmen. Dokumente werden an ihren vorgesehenen Plätzen gespeichert. Die wesentlichen Funktionen der Archivierung sind das Speichern, Sortieren und Sorgen für Ordnung, um eine schnelle Lokalisierung und gute Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Klassifizierung nach dem Grad der Autonomie

Man unterscheidet zwischen der zentralen und der dezentralen Ablage.

• Vorteile der zentralen Ablage: Sie spart Platz, Equipment und Personal. Das System gilt einheitlich für alle Dokumente. Es kann Standard-Ausrüstung verwendet werden, die leicht anzupassen ist, um auch anspruchsvollen Bedürfnissen gerecht zu werden.
• Kontra: Ein Klassifizierungssystem ist nicht immer optimal für alle Dokumentenarten. Es kann zu Verzögerungen kommen, wenn viele Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen möchten.

Klassifizierung nach Verwendungszweck

• Aktiv (laufend): Dokumente, die mit hoher Frequenz konsultiert werden. Sie befinden sich in der Nähe der Benutzer und bieten einen einfachen Informationszugang.
• Passiv oder „tot“ (definitiv): Dokumente, die aufgrund gesetzlicher oder administrativer Vorgaben gespeichert werden. Sie werden selten oder gar nicht konsultiert und in kompakter Form (z. B. im Keller) gelagert.
• Semi-aktiv: Dokumente, die nicht täglich, aber mit einer gewissen Frequenz als Informationsmaterial konsultiert werden.

Lagertypen und Materialien

Die Lagerung erfolgt horizontal, vertikal oder lateral.

Materialien: Hängemappen, Ringbindemittel, Boxen für die endgültige Archivierung. Verbrauchsmaterialien: Locher, Schneidegeräte, Bindesysteme, Laminiermaschinen. Zusatzmaterial: Ablageschalen, alphabetische Sammler, Sortierer und Mikrofilm-Archive.

Sortiersysteme

Sortieren bedeutet die Einteilung oder Anordnung nach Klassen oder Kategorien. Eine Klasse definiert sich durch gemeinsame Charakteristika.

• Chronologisch: Nach Daten (Jahr, Monat, Tag).
• Numerisch: Vergabe von Nummern (fortlaufende Serie).
• Terminal-Numerisch: Berücksichtigung der letzten Ziffern.
• Dezimal-System: Numerische Codierung.
• Alphabetisch: Alphabetische Reihenfolge (z. B. nach Namen).
• Geographisch: Nach Land, Bundesland oder Provinz.
• Ideologisch: Nach sachbezogenen Themen.

Qualitätsmerkmale einer guten Ablage

Eine gute Ablage sollte einfach zu bedienen, schnell, flexibel, kontinuierlich, sicher und kostengünstig sein. Die Qualität wird an der Geschwindigkeit und der Angemessenheit der Materialien gemessen.

Die 5 Faustregeln der Archivierung

1. Wählen Sie die richtige Methode: einfach, genau, sicher, komfortabel und flexibel.
2. Führen Sie die Ablage täglich durch.
3. Teilen Sie die Arbeit in verschiedene Operationen auf: klassifizieren, kennzeichnen, positionieren und speichern.
4. Sorgen Sie für eine einfache Suche durch Kontrolle der verschiedenen Modi.
5. Verwalten Sie befristete Leihgaben: Erfassen Sie den Versand, überwachen Sie die Rückgabefristen und fordern Sie Dokumente bei Fälligkeit zurück.