Einkaufs- und Supply-Management: Prozesse & Bewertung

Schritte im Einkaufs- und Supply-Prozess

1. Identifizierung des Beschaffungsbedarfs (regulärer Bedarf oder Investitionen)
2. Artikelidentifikation und Lieferantenauswahl (ABC-Analyse)
3. Anfrage, Erhalt und Supply-Analyse (gegebenenfalls auch Verhandlungen)
   Supply Management
4. Interne Kaufgenehmigung (Genehmigungsstatus und Produktart)
5. Purchase Management
   • Ausfüllen und Einreichen schriftlicher Unterlagen
   • Monitoring
6. Entgegennahme und Kontrolle der Güter
7. Bereitstellung für die Benutzer
8. Rechnungskontrolle, Abrechnung und Bezahlung
9. Dokumentation und Archivierung
10. Evaluierung, Validierung, Audit...
    • Was? Wer? Wann? Wie? → Methode (z. B. ISO 9000)

Beispiel: Anforderungen nach UNE-EN-ISO 9001 (2008)

Angebotsanfragen

Vom Lieferanten bereitzustellende Informationen:

• Menge (Staffelung)
• Technische Spezifikationen (Normen, Pläne, Daten etc.)
• Ort, Zeit und Art der Lieferung (ggf. Häufigkeit)
• Verpackung, Transport und Versicherung (Incoterms)
• Zu verwendende Werkzeuge und deren Produktionskapazität (falls zutreffend)
• Frist für die Annahme des Angebots...

Vom Anbieter für den Kunden bereitgestellte Informationen:

• Gesamt- und Einzelpreise sowie angewandte Bedingungen (Staffelung)
• Übersicht der Inklusivleistungen (Steuern, Transport, Versicherung, Verpackung)
• Zahlungsbedingungen (Währung) und Rabatte (falls zutreffend)
• Lieferzeit und ausdrückliche Annahme der Auftragsbedingungen
• Gültigkeitsfrist des Angebots

Hinweis: Sprache beachten

Zulassung und Bewertung von Lieferanten

Für die Zuverlässigkeit und die geforderten Service-Levels bei Lieferungen im Einkaufs- und Supply-Management – insbesondere bei wichtigen oder strategischen Lieferanten (ABC-Klassifizierung) und für eine kontinuierliche Zusammenarbeit – ist ein System zur Zulassung und Lieferantenbewertung erforderlich.

Vorteile

• Langfristige Verbesserung des Beschaffungsmanagements; ermöglicht eine Politik zur Reduzierung der Lieferantenanzahl (Unterstützung von Skaleneffekten/Economies of Scale), vereinbarte Qualitätsprogramme, die vom Lieferanten entwickelt wurden...

Zu beachtende Kriterien

1. Angemessene und konsistente Organisationsstruktur
2. Technische Verbindungen zu internationalen Unternehmen
3. Ausreichend integrierte Produktion / Supply Chain
4. Technische Entwicklung und qualifizierter Helpdesk
5. Wettbewerbsfähigkeit und stabile Preise
6. Finanzielle Situation
7. Angemessene Erfüllung der Versorgungsanforderungen
8. Zuverlässigkeit der Lieferungen (inklusive Einhaltung der Bedingungen)
9. Qualitätssicherungsniveau (entsprechend den Anforderungen)
10. Soziale Stabilität und Beschäftigungssituation
11. Geografische Lage
12. Reaktionsfähigkeit bei Notfällen
13. Bedeutung von Umweltaspekten
14. Flexibilität und Anpassung an neue technische Gegebenheiten
15. Auslastungsgrad im Verhältnis zur Gesamtkapazität...

• Ausschlussverfahren für zugelassene Lieferanten / Subunternehmer definieren
• Käufe bei einem nicht zugelassenen Anbieter?
• Kennen Sie Ihre Lieferanten (Besuche, Audits etc.)
• Ein kritisches Auge behalten