Grundlagen der Archivierung und Dokumentenverwaltung

Definition der Datei

Eine Datei ist der Ort, an dem alle Dokumente eines Berufsstandes oder eines Unternehmens aufbewahrt werden. Sie stellt zudem die Gesamtheit der gespeicherten Daten dar.

Was ist eine Datei?

Als aktives Zentrum für Informationen dienen perfekt sortierte Dokumente dazu, das Gedächtnis oder die Geschichte eines Amtes oder einer Abteilung zu bilden.

Funktionen der Datei

• Überprüfung klinischer Dokumentationen vor der Archivierung
• Klinische Kodierung
• Lagerung und Aufbewahrung der Dokumentation
• Kontrolle von Ausleihen und Versandkosten
• Behandlung von Altbeständen, die nur noch selten genutzt werden
• Spezielle Verwahrung

Was ist klinische Kodierung?

Die klinische Kodierung ist wichtig, um Datensätze zu erstellen, die eine anschließende Verwertung der medizinischen Daten erleichtern. Die Wahl des zu verwendenden Codes kann je nach Einrichtung variieren. Wenn nicht alle Daten der Anamnese verschlüsselt werden, sollte zumindest der Inhalt des MBDS (Mindestdatensatz) kodiert werden.

Kredit- und Kontrollsysteme für Dokumente

Dies umfasst die Bearbeitung von Ausleihanträgen aus dem Gesundheitszentrum. Die Datei muss folgende Abschnitte enthalten:

• Zeitplan für das Darlehen
• Befugte Personen
• Grund des Darlehens
• Erhalt der Ermächtigung, Aufzeichnung und Archivierung der zurückgegebenen Unterlagen
• Standort der Dokumentation (jederzeit nachvollziehbar, wer das Dokument wann erhalten hat)

Spezielle Abteilungen und Rückgabeverfahren

Alle Gesundheitszentren verfügen über eine Gruppe spezieller Unterlagen, die aufgrund gerichtlicher Zwecke einer eingeschränkten Behandlung unterliegen. Die Verwahrung dieser Dokumente erfordert strengere Sicherheitsmaßnahmen.

Arten der Archivierung

Die Einteilung erfolgt nach Standort, Nutzung und Hardware.

Arten nach Standort

• Zentralisiert: Alle Dokumente an einem Ort.
• Dezentralisiert: Dokumente in verschiedenen Abteilungen.

Arten nach Nutzung

• Aktiv: Dokumente, die häufig konsultiert werden oder zu laufenden Prozessen gehören.
• Semi-aktiv: Dokumente, die aus Gründen der Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden, aber seltener konsultiert werden.
• Archiv: Dokumente, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr von aktuellem Interesse sind und zur Vernichtung oder dauerhaften Archivierung vorgesehen sind.

Arten nach Hardware

• Manuell: Physische Suche und Sortierung.
• Computergestützt: Digitale Verwaltung.

Klassifikationssysteme

• Alphabetisch: Sortierung nach Namen oder Schlagworten.
• Numerisch: Sortierung nach einer zugewiesenen Nummer.
• Sachbezogen: Klassifizierung nach Themengebieten.
• Geografisch: Sortierung nach geografischen Gebieten.
• Chronologisch: Sortierung nach Datum (Jahr/Monat/Tag).

Der Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief ist das übliche Mittel der Korrespondenz mit Lieferanten und Partnern.

Funktionen

• Ermöglicht den weltweiten Kontakt zur Außenwelt.
• Trägt zur Erstellung eines professionellen Unternehmensbildes bei.

Teile des Geschäftsbriefs

• Start: Überschrift, Datum und Adresse.
• Inhalt: Text und Anrede.
• Ende: Grußformel, Unterschrift und Verweis auf Anhänge.

Das Lager

Das Lager ist der Ort, an dem alle gekauften Materialien für den Verbrauch in der Klinik platziert, klassifiziert und bewacht werden.

Arten von Lagern

• Allgemein: Für allgemeine Bedarfsartikel.
• Spezifisch:
  • Apotheke: Lagerung von Pharmazeutika unter Einhaltung von Normen für Drogen und Psychopharmaka.
  • Wäscherei: Lagerung von Kleidung, Decken und Bettwäsche für die Gesundheitsversorgung.