Grundlagen der Buchführung und Büroorganisation

Zweck der ordnungsgemäßen Buchführung

Die Notwendigkeit, angemessene Aufzeichnungen zu führen, ergibt sich aus zwei Aspekten:

• Gesetzliche Vorschriften: Anforderungen gemäß HGB und Handelsrecht.
• Unternehmenskontrolle: Die Möglichkeit einer besseren Überwachung der wirtschaftlichen Entwicklung.

Klassifizierung der Geschäftsbücher

Bücher können in zwei Kategorien unterteilt werden:

• Gebundene Bücher: Diese sind gesetzlich für Arbeitgeber vorgeschrieben und umfassen verschiedene Kategorien wie Logbücher, persönliche Bücher und MwSt.-Bücher.
• Hauptbuch (Ledger): Diese werden von Händlern und Unternehmern freiwillig zur besseren Kontrolle des Unternehmens geführt.

Wichtige Register und Dokumente

Journal

Das Protokoll, in dem buchhalterische Ereignisse chronologisch erfasst werden.

Gesellschaftsbuch

Spiegelt Vereinbarungen und Beschlüsse der Hauptversammlungen sowie spezielle Protokolle der Gesellschaft wider.

Rechnungsbuch

Hier werden Rechnungen des Unternehmens einzeln oder in zusammenfassender Form gebucht. Es ist obligatorisch, alle ausgestellten Rechnungen chronologisch unter Angabe von Nummer, Datum, Empfänger, Bemessungsgrundlage und Steuern zu erfassen.

Kassenbuch

Zur Aufzeichnung der Bewegungen von Kasseneinnahmen und Barzahlungen.

Forderungsbuch

Dient der Erfassung von Zahlungen und Forderungen.

Wechselgeschäfte

• Diskontkredit: Der Kunde reicht den Wechsel bei der Bank ein, um vorzeitig Geld zu erhalten. Die Bank berechnet hierfür Zinsen und Provisionen.
• Inkassogeschäft: Die Bank wartet bis zur Fälligkeit des Wechsels, zieht den Betrag ein und schreibt ihn abzüglich einer Provision gut.

Verbindlichkeitenbuch

Erfasst alle Wechsel, die das Unternehmen an Lieferanten zu zahlen hat.

Lagerbuch

Dient der Überwachung der Warenbestände des Unternehmens.

Bürotechnologie

Bürotechnik umfasst Werkzeuge, um Büroarbeiten schnell, effektiv und sicher durchzuführen.

Maschinen

Traditionelle Schreibmaschinen, elektrische Maschinen und elektronische Geräte.

Telematik

Bezeichnet die Datenübertragung zwischen Computern, meist über kabelgebundene Netzwerke.

Videokonferenz

Eine TK-Anlage, die es einer Gruppe von Menschen an weit entfernten Orten ermöglicht, audiovisuelle Informationen in Echtzeit zu senden und zu empfangen.

Lebenslauf und Büroaufgaben

Lebenslauf (Curriculum Vitae)

Ein Dokument, in dem eine arbeitssuchende Person ihre persönlichen Daten, Studienabschlüsse und Berufserfahrungen darlegt.

Schreibarbeiten im Büro

Dazu gehören das Ausfüllen von Formularen, das Erstellen von Dokumenten, Instanzen, Briefen, Grüßen, Zertifikaten und der allgemeine Schriftverkehr.