Grundlagen und Funktionen der mündlichen Kommunikation

Funktionen der mündlichen Kommunikation

Die Macht des Wortes und des Verständnisses ist die primäre Funktion (um Menschen zu verstehen), da wir Ideen, Nachrichten und Gedanken empfangen und vermitteln.

• Referenzielle Funktion: Bezieht sich auf den Inhalt der Mitteilung, da diese rein beschreibend oder informativ ist.
• Emotive oder expressive Funktion: Bezieht sich auf den Sprecher, der zusätzlich zum Informieren Emotionen ausdrückt.
• Appellative Funktion: Legt den Schwerpunkt auf den Zuhörer, um eine Reaktion oder Antwort von diesem zu erhalten.

Arten der mündlichen Kommunikation

• Interview/Gespräch: Arbeit mit Kunden (zwischen Marketingabteilung oder Vertrieb und potenziellen Kunden) oder zwischen einem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter.
• Meeting-Typen:
  • Intern: Innerhalb der gleichen Sektion oder Abteilung.
  • Interdisziplinär: Mitglieder verschiedener Sektionen oder Abteilungen.
  • Mit externen Akteuren: Einbeziehung von Personen außerhalb des Unternehmens.
• Diskussion: Ein Treffen mit einer begrenzten Teilnehmerzahl, das informeller als ein formelles Meeting ist und oft spontan entsteht.
• Versammlung (Assembly): Sitzungen mit allen Mitgliedern einer Gruppe; diese können begrenzt oder allgemein sein.

Zuhören lernen

• Notizen machen, wenn nötig: Wichtige Daten sollten aufgeschrieben werden.
• Nicht unterbrechen: Dies zeigt einen Mangel an Respekt, bricht die Dynamik des Gesprächs und sorgt dafür, dass sich die andere Person unwohl fühlt.
• Keine voreiligen Schlüsse ziehen: Manchmal glauben wir bereits zu wissen, was gemeint ist, wodurch die Aufmerksamkeit nachlässt.

Nonverbale Kommunikation

Hierbei handelt es sich um bewusste Signale, die im Verlauf der Kommunikation ausgesendet werden. Dazu gehören konsequente Gesten sowie Zeichen mit den Händen und Armen.

Verhalten in der verbalen Kommunikation

• Kürze und Prägnanz: Gespräche sollten so kurz wie möglich gehalten werden, ohne dass die Nachricht erneut gesendet werden muss. Es sollten nur die notwendigen Informationen vermittelt werden – weder mehr noch weniger –, um Missverständnisse zu vermeiden. Der Stil sollte jedoch nicht telegrafisch oder unvollständig sein.
• Richtigkeit und Präzision: Wir müssen bei den Informationen, die wir geben, und bei der Wortwahl streng vorgehen. Im geschäftlichen Verkehr muss die Kommunikation klar und präzise sein.

Unterschied zwischen Hören und Zuhören

• Hören: Ein physischer Vorgang zur Aufnahme der Nachricht; eine passive Tätigkeit.
• Zuhören: Eine aktive, engagierte Bemühung, um Informationen geistig zu verarbeiten und zu interpretieren.

Merkmale der verbalen Kommunikation

Die Stimme und die Art ihrer Ausstrahlung sind entscheidend. Da Nachrichten flüchtig sind und oft keine Aufzeichnungen existieren, beeinflusst die Art des Sprechens maßgeblich die Bedeutung der Botschaft.

• Die Stimme als grundlegendes Element: Sie kann durch technische Hilfsmittel wie Tonbandgeräte oder Telefone unterstützt werden.
• Schwierige Kontrolle: Wenn Nachrichten nicht aufgezeichnet werden, können wir nicht überprüfen, was gesagt wurde, was eine höhere Sorgfalt erfordert.
• Der Sinn der Botschaft hängt von vielen Faktoren ab:
  • Paralinguistik: Alles, was die mündliche Botschaft begleitet, wie Körperhaltung, Handbewegungen, Blickkontakt und Lautstärke. Derselbe Satz kann auf verschiedene Weise interpretiert werden.