Grundlagen des Managementprozesses und der Organisation

Der Verwaltungsprozess und seine Funktionen

Der Verwaltungsprozess wird in der Regel in vier grundlegende Funktionen unterteilt:

• Planung: Festlegung von Zielen und Gestaltung der notwendigen Aktivitäten, um diese zu erreichen.
• Organisation: Herstellung der entsprechenden Beziehungen zwischen den Teilen eines Unternehmens und den darin arbeitenden Menschen.
• Führung (Richtung): Diese Management-Funktion leitet die Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem Ziel, die beste Leistung der Belegschaft zu erhalten.
• Kontrolle (Control): Diese Funktion vergleicht die erzielten Ergebnisse mit den in der Planungsphase gesetzten Zielen.

Die Planungsfunktion

Die Planungsfunktion dient dazu, Ziele zu setzen, Strategien zu deren Erreichung zu entwickeln, Unternehmensrichtlinien zu definieren und Entscheidungskriterien festzulegen – stets mit der Absicht, die Unternehmensziele zu verwirklichen.

Formale Organisation

Die formale Organisation wird als intentionale Struktur definiert. Sie identifiziert und positioniert jedes Element des Unternehmens an der jeweils günstigsten Stelle. Es handelt sich um eine Struktur, die Menschen aufnimmt, damit diese zusammenarbeiten, um vorgegebene Ziele zu erreichen.

Modelle der Organisationsstruktur

A) Hierarchisches oder lineares Modell: Dieses basiert auf dem Prinzip der Befehlskette. Alle Mitglieder hängen von einem Vorgesetzten ab, der Befehle erteilt.

• Vorteile: Einfachheit, klare Autorität und Schnelligkeit.
• Nachteile: Mangel an Fachwissen auf Seiten der Manager, übermäßige Konzentration von Autorität und fehlende Motivation der Untergebenen.

B) Funktionsmodell: Es zeichnet sich durch Spezialisten aus, die ihre Bemühungen einer bestimmten Aufgabe widmen. Hierarchisch kann es über ihnen mehrere Leiter geben.

• Vorteile: Nutzung von Spezialisten im Unternehmen; Mitarbeiter widmen sich ausschließlich ihrem Fachgebiet.
• Nachteile: Mitarbeiter können Anweisungen von mehr als einem Vorgesetzten erhalten, was zu Widersprüchen führen kann.

C) Stab-Linien-Organisation (Line and Staff): Gekennzeichnet durch eine zentrale Struktur, die durch beratende Abteilungen (Stäbe) unterstützt wird. Diese dienen der Beratung, haben aber keine Weisungsbefugnis.

• Vorteile: Ermöglicht die Intervention von Spezialisten zur Beratung; Befehle kommen dennoch nur von einem Vorgesetzten.
• Nachteile: Entscheidungen sind langsam; es kann zu Konflikten zwischen Stab und Linie kommen; zusätzliche Kosten für das Unternehmen.

D) Ausschuss-Modell (Committee): Zusammenarbeit mehrerer Personen, um gemeinsam Autorität und Verantwortung zu übernehmen.

• Vorteile: Entscheidungen werden aus verschiedenen Blickwinkeln getroffen; breite Beteiligung an Entscheidungen.
• Nachteile: Zeitaufwendige Entscheidungsfindung; Gefahr von Entscheidungen aus Verpflichtung oder Freundschaft.

E) Matrix-Modell: Verbindung von mindestens zwei organisatorischen Variablen (z. B. Funktionen und Projekte) durch Autoritätsbeziehungen. Eine der beiden Instanzen ist häufig weisungsbefugt.

• Vorteile: Flexible Organisation und moderne Methode bei gleichzeitiger Beibehaltung der Grundstruktur.
• Nachteile: Hoher Koordinationsaufwand im Projekt; potenzielle Konflikte zwischen verschiedenen Leitern.

Organigramme: Darstellung der Struktur

Organigramme sind die grafische Darstellung der Unternehmensorganisation und zeigen deren wichtigste Merkmale.

Klassifizierung nach der Form

• Vertikale Organigramme: Heben die Befehlskette hervor; Positionen mit mehr Macht stehen oben, Untergebene darunter.
• Horizontale Organigramme: Gleiche Elemente wie vertikal, aber Steuerungseinheiten sind links und untergeordnete Einheiten rechts platziert.
• Radiale Organigramme: Versuchen, einen visuellen Fokus auf die höheren Managementebenen zu schaffen.

Klassifizierung nach Zweck und Erweiterung

• Nach Zweck: Organisatorische Hinweise geben globale Informationen; die Organisations-Analyse zeigt die gesamte Struktur auf.
• Nach Erweiterung: Allgemeine Organigramme reflektieren die Gesamtstruktur; detaillierte Organigramme berichten über spezifische Abteilungen.

Klassifizierung nach Inhalt

• Strukturell: Zeigt nur die Einheiten und deren Beziehungen.
• Personal-Organigramm: Stellt ausschließlich die Personen dar.
• Funktional: Reflektiert, wie jede der Einheiten gebildet wird und welche Aufgaben sie hat.

Die informelle Organisation

Die informelle Organisation umfasst die Gesamtheit der persönlichen und sozialen Beziehungen, die nicht durch die Unternehmensleitung vorgegeben sind, sondern spontan durch die Interaktion der Menschen entstehen.