Grundlagen und Strategien des Projektmanagements

Definitionen und Grundlagen

Projekt: Eine nicht wiederkehrende Reihe von klar definierten Tätigkeiten zum Erreichen eines oder mehrerer Ziele in einem definierten Zeitraum.

Projektmanagement ist die Philosophie und Methodik, welche die Organisation definiert, um die Informatisierung und Umsetzung von Projekten zu verwalten.

Vorteile des Projektmanagements

• Ordnung bei der Arbeit: Das Team beginnt die Produktion strukturierter, da das Vorgehen bekannt ist.
• Auswertung und Kontrolle: Eine bessere Kontrolle und Nutzung der verbrauchten sowie verfügbaren Ressourcen für weitere Auswertungen.
• Kommunikation: Definierte und formale Kommunikationswege.
• Effizienz: Die Arbeit lässt sich einfach nach Verantwortung und Leistung aufteilen.

Nachteile des Projektmanagements

• Höhere Kosten für die Einrichtung und Wartung.
• Größerer Aufwand bei der Verwaltung der Ressourcen.
• Bei Beteiligung von Personen aus anderen Abteilungen können Loyalitätsprobleme, Misstrauen zwischen den Abteilungen und ein erhöhter Koordinationsaufwand entstehen.

Die Projektleitung steuert die Umstellung oder Automatisierung der Organisation. Dies ist ein Prozess, der viele Faktoren und Ressourcen beinhaltet, denen in der Regel ein hohes Budget zugeordnet ist.

Schwerpunkte für das Projektmanagement

Projektmanagement-Umgebung: Bezieht sich auf alle Aktivitäten, die das Projekt mit dem Rest der Organisation verknüpfen. Dies beinhaltet indirekt die kontinuierliche Kommunikation mit der Geschäftsleitung, um deren Unterstützung während der Projektdurchführung zu sichern.

Gesamt-Projektleitung: Umfasst alle Aktivitäten zur Planung, Durchführung, Entwicklung, Steuerung und Bewertung des Entwurfs sowie dessen anschließende Überprüfung.

Management des Team-Aktivitäten: Es ist sehr wichtig zu wissen, wie das Team eine höhere Produktivität erzielt.

Planungsphase eines Projekts

• Definition von Zielen.
• Auswahl und Zuweisung der Teammitglieder und ihrer Rollen.
• Bewertung der Projektrisiken.
• Schätzung und Planung der Projektaktivitäten.
• Monitoring und Evaluierung.

Definition von Zielen

Die Definition des Endprodukts ermöglicht es, den Umfang zu ermitteln, falsche Erwartungen zu eliminieren und nicht erwünschte Ergebnisse zu vermeiden. Die Hauptrisiken bei fehlender Zieldefinition sind:

• Das Projekt endet nie, da Mitglieder ständig neue Funktionen und Anforderungen hinzufügen.
• Es wird etwas entwickelt, das nicht den Bedürfnissen oder Vorlieben des Benutzers oder Kunden entspricht.

Ziele sollten schriftlich fixiert und in einem Dokument ratifiziert werden, das die Wirkung eines Vertrages zwischen den Projektbeteiligten hat.

Auswahl und Zuweisung der Teammitglieder

Das Arbeitsteam besteht aus Personen, die direkt oder indirekt an der Entwicklung beteiligt sind. Die Rollen lassen sich in zwei Bereiche unterteilen:

Der technische Bereich

Besteht aus Personen, die das Produkt oder die spezifische Anwendung entwickeln. Rollen:

• Implementierer: Personen, welche die Entwicklung vorantreiben, wie Programmierer und Designer.
• Experten aus der Praxis: Personen, die fachliches Wissen einbringen, aber nicht zwingend Details der Umsetzung kennen.
• Technische Rezensenten: Personen, welche die technische Umsetzung überprüfen oder bei Problemen beraten.
• Consultants: Experten auf dem Gebiet des Produkts, die das Team zeitweise oder aus der Ferne unterstützen und die Sicherheit verbessern.

Der sozio-politische Bereich

Dieser Bereich dient der effektiven Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams. Die Gruppe besteht aus:

• Team Leader: Leitet die Arbeitsgruppe; kann auch eine Rolle aus der technischen Gruppe (Implementierer, Experte oder Rezensent) übernehmen.
• Moderation: Erstellt die Agenda, beruft Sitzungen ein und leitet diese. Vertritt einen ganzheitlichen Blick auf die Entwicklungsprobleme des Projekts.
• Dokumentator: Erstellt Notizen in Meetings und hält Dateien sowie die Projektdokumentation auf dem neuesten Stand.
• Administrator: Kontrolliert die Erfüllung der Projektaktivitäten durch Feedback zum Fortschritt der Ziele.
• Kontaktperson: Dient als Schnittstelle zwischen der Arbeitsgruppe und dem Administrator.
• Executive Sponsor: Meist eine Führungsperson oder Abteilung, die dem Projekt verpflichtet ist und die politische Unterstützung innerhalb der Organisation organisiert. Die Beteiligung erfolgt nicht durchgehend aktiv, das Feedback sollte jedoch permanent sein.

Projekt-Risikobewertung

Gefährdungen müssen beurteilt und Maßnahmen festgelegt werden, um Risiken zu minimieren oder zu bewältigen.

Kalkulation und Planung der Projektaktivitäten

Hierbei wird der detaillierte Projektplan definiert, inklusive Aktivitätenlisten, Ressourcenzuweisung, Zeitplan und der Reihenfolge der Umsetzung.

Gantt-Charts

Der Hauptvorteil des Gantt-Diagramms ist die einfache und visuelle Darstellung. Es vermittelt eine Vorstellung vom Projektfortschritt und der Einhaltung des Zeitplans. Der größte Nachteil ist die schwierige Integration anderer kritischer Ressourcen.

PERT-Charts

Erlauben es, die Sequenz der Projektaktivitäten durch Knoten und Pfeile darzustellen. Der kritische Pfad zeigt dabei Aktivitäten auf, deren Zeitplanung strikt eingehalten werden muss, damit sich das Gesamtprojekt nicht verzögert.

Vorteile von PERT-Diagrammen:

• Ermittlung der Rangfolge von Aktivitäten.
• Identifikation des kritischen Pfads für eine bessere Kontrolle.
• Festlegung von Zeitpuffern und Verbindung verschiedener Ressourcen für die Administration.

Am Markt existieren zahlreiche Software-Pakete, die das Management von Projekten erleichtern.

Monitoring und Evaluation

Diese Aktivitäten informieren über den Fortschritt. Sie starten nach Projektbeginn und sollten planmäßig durchgeführt werden. Die Methode sollte mindestens Folgendes ermöglichen:

• Prüfung, ob Aktivitäten im geplanten Zeit- und Ressourcenrahmen liegen.
• Bestimmung der Gründe für Verzögerungen (z. B. Personalressourcen, schlechte Planung oder mangelnde Teamrendite).
• Kenntnis über Gründe für Ressourcenänderungen, Zeitschätzungen und Qualitätskontrolle.

Wichtige Berichte

Dazu gehören der Arbeitsbericht der Teilnehmer, der Änderungsbericht sowie der allgemeine Statusbericht. Ziele dieser Berichte:

• Das Management nicht mit Details überfordern (je höher die Ebene, desto übersichtlicher der Bericht).
• Vergleiche sowie Abweichungen von den Zielen aufzeigen.
• Empfehlungen für Maßnahmen zur Problemlösung oder Behebung von Verzögerungen geben.

Die Dokumentation dient dazu, den Fortschritt zu sehen und Erfahrungen für künftige Entscheidungen zu sichern. Wichtige Daten sind: Name des Projekts, Zweck, Beschreibung des Designs, Zeitrahmen, Definition des Umfangs (In/Out des Systems).

Entwicklung eines computergestützten Projekts

Ein Software-Projektleiter unterteilt das Projekt in folgende Phasen: Analyse der aktuellen Situation und Definition der Anforderungen, Design, Implementierung, Test und Überarbeitung. Diese Phasen gelten für alle Projekttypen, wie z. B. Telematik- oder Systementwicklungsprojekte.

Strategien für Projektmanager

• Divide and Conquer: Große Projekte werden in kleinere Teilprojekte aufgeteilt (Top-down-Ansatz). Gruppen sollten aus maximal sechs Personen bestehen.
• Spiralförmiger Lebenszyklus: Wenn Technologie oder Situationen einen schnellen Wandel erfordern, wird das Projekt in Mini-Lebenszyklen unterteilt.
• Objektorientierung: Ein Paradigma für Analyse, Design und Programmierung zur Lösung komplexer Computerprobleme.
• Rapid Prototyping: Software zur schnellen Modellierung und Verbesserung von Prototypen als Vorlage für die Kundengenehmigung.
• Inkrementelle Fortschrittsbewertung: Jedes Modul wird einzeln geprüft, getestet und freigegeben, bevor es in das Gesamtsystem integriert wird.

Organisation für Teamarbeit

Zweck ist die Maximierung der Synergie zwischen menschlicher Kreativität und High-Tech für hohe Qualität, Geschwindigkeit und niedrige Kosten.

Organisatorische Stile

• Projektorientiert: Ein festes Team widmet sich dem Projekt von Anfang bis Ende.
• Funktional: Aktivitäten werden nach Fachbereichen verteilt; Personen tragen in ihrer jeweiligen Phase bei.
• Matrix: Eine Kombination aus beidem. Funktionsbereiche haben eigene Verwaltungen, während Projektmanager als Anlaufstellen fungieren.

Management-Stile

• Partizipatives Management: Mitglieder beteiligen sich aktiv an Planung und Entscheidung. Der Leiter agiert als Vermittler. Besonders effektiv bei erfahrenen Teams.
• Autokratische Verwaltung: Die Richtung wird vorgegeben, Kommunikationskanäle sind reduziert.
• Hierarchisches Management: Ein Zwischenmodell, bei dem der Projektleiter administrative Koordination, Planung und Aufgabenvergabe übernimmt und teils technisch mitwirkt.

Phasen der Teambildung

Teams durchlaufen verschiedene Phasen, teils wiederholt, um Reife zu erlangen:

1. Orientierung: Verständnis der Teamzugehörigkeit und des Zwecks.
2. Vertrauensentwicklung: Erwartungshaltungen und Risikobereitschaft klären.
3. Klärung von Zielen und Funktionen: Fokus auf das "Was" und die Kommunikation.
4. Commitment: Entscheidungsfindung über Struktur und Ressourcen.
5. Umsetzung: Klärung von Wer, Was, Wo und Wann.
6. High Performance: Intuitive und flexible Zusammenarbeit mit hoher Produktivität.
7. Erneuerung: Da Hochleistung kein Dauerzustand ist, muss sich das Team regelmäßig regenerieren.

Techniken für effektive Teamarbeit

Um Nutzerbedürfnisse zu erfassen, sind zwei Techniken wertvoll:

• Workshop mit dem Benutzer: Strukturierte Sitzungen (oft als Klausurtagungen oder Moderatoren-Workshops bekannt), die von einem professionellen Integrator geleitet werden.
• Interviews: Gezielte Befragungen zur Sammlung präziser Informationen.

Frage: Benötigt die Organisation Programme zur Verhaltensänderung, wenn emotionale Faktoren die Teamarbeit erschweren? Ja, bei Fachkräften mit großem Potenzial sind Programme zur persönlichen Verbesserung und Kommunikation (Empathie, Paararbeit) wichtig. Dies fördert das Wachstum und die Personalentwicklung nachhaltig.

Die Rolle des Projektmanagers

Der moderne Projektmanager benötigt eine systemische Sichtweise, um die Zusammenhänge der Projektphasen zu verstehen, und die proaktive Fähigkeit, Bedürfnisse frühzeitig zu antizipieren.

Allianzen als Arbeitsstrategie

Ein globaler Trend ist die Bildung von Partnerschaften zwischen Organisationen, um Entwicklungskosten zu senken. Dies ist vergleichbar mit der Güterproduktion, wobei Infrastruktur und Humanressourcen in verschiedenen Ländern optimal genutzt werden.

Evaluation und Kontrolle des Projekts

Monitoring und Evaluation müssen zu Beginn definiert werden (Was, Wie, Wer). Es ist ein fortlaufender Prozess, der dokumentiert werden muss. Diese Dokumentation ist die Primärquelle für die Steuerung. Projektmanagement ist eine komplexe Aufgabe, deren Erfolg auf einer klaren Verwaltung der Humanressourcen basiert. Nur ein geschultes und motiviertes Team kann die gewünschte Zukunft erfolgreich gestalten. Zukunft erfolgreich gestalten.