Grundlagen der Unternehmenskommunikation: Ein Leitfaden

Definition der Kommunikation

Kommunikation ist die Übermittlung von Informationen und deren Bedeutung von einer Partei zur anderen durch den Einsatz gemeinsamer Symbole.

One-Way- versus Zwei-Wege-Kommunikation

Die One-Way-Kommunikation ist ein Prozess, bei dem Informationen nur in eine Richtung vom Sender zum Empfänger fließen, ohne eine Feedback-Schleife.

Die Zwei-Wege-Kommunikation ist ein Prozess, bei dem der Informationsfluss in zwei Richtungen erfolgt: Der Empfänger gibt eine Rückmeldung, und der Absender ist empfänglich für dieses Feedback.

• Einweg-Kommunikation: Häufiger, da sie schnell und sicher für den Sender ist.
• Zwei-Wege-Kommunikation: Schwieriger und zeitaufwendiger.

Mündliche und schriftliche Medien

Mündliche Kommunikation beinhaltet persönliche Diskussionen, Telefonate, Präsentationen und formale Reden.

Vorteile mündlicher Kommunikation

• Feedback ist unmittelbar und direkt.
• Die Empfänger können die Aufrichtigkeit des Senders besser einschätzen.
• Sie ist überzeugender und kostengünstiger als schriftliche Kommunikation.

Nachteile mündlicher Kommunikation

• Gefahr spontaner, unüberlegter Äußerungen.
• Es gibt keine dauerhafte Aufzeichnung.

Schriftliche Kommunikation umfasst Notizen, Briefe, Berichte, Computerdateien und andere Dokumente.

Vorteile schriftlicher Kommunikation

• Die Nachricht kann mehrfach korrigiert werden.
• Es entsteht eine permanente Aufzeichnung.
• Die Botschaft bleibt konsistent, auch wenn sie mehrere Personen erreicht.
• Der Empfänger hat mehr Zeit zur Analyse.

Nachteile schriftlicher Kommunikation

• Der Absender hat keine Kontrolle darüber, wann oder ob die Nachricht gelesen wird.
• Es erfolgt kein unmittelbares Feedback.
• Der Empfänger versteht unter Umständen Teile der Nachricht nicht.

Elektronische Medien

Manager nutzen Computer nicht nur zur Verwaltung quantitativer Daten, sondern auch zur Kommunikation per E-Mail. Weitere Hilfsmittel sind:

• Faxgeräte
• Telekonferenzen
• Videokonferenzen

Vorteile elektronischer Medien

• Effiziente Verteilung von Informationen.
• Schnelligkeit bei Routine-Nachrichten an eine große Zahl von Personen.
• Kosteneffizienz.
• Reduzierung von Reisezeiten für Gruppentreffen.

Nachteile elektronischer Medien

• Schwierigkeiten bei der Lösung komplexer Probleme.
• Weniger geeignet für vertrauliche Informationen, Konfliktlösungen und Verhandlungen.
• Risiko von Missbrauch oder unangebrachten Nachrichten.

Kommunikationsnetzwerke

Das Volumen der empfangenen Kommunikation hängt von der Position innerhalb der Entscheidungsstrukturen ab:

• Dezentrale Entscheidungsträger: Haben den geringsten unabhängigen Kommunikationsbedarf.
• Zentralisierte Entscheidungsträger: Benötigen und erhalten größere Mengen an Informationen.

Nach-unten-Kommunikation

Informationen fließen von den oberen zu den unteren Ebenen der Organisationshierarchie. Ziele sind die Aufgabenbewältigung und die Bindung der Mitarbeiter.

Probleme

• Informationsflut: Mitarbeiter werden mit zu vielen Informationen bombardiert.
• Mangelnde Offenheit: Fehlendes Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.
• Filterung: Informationsverlust bei der Weitergabe zwischen Personen.

Nach-oben-Kommunikation

Informationen fließen von niedrigeren zu höheren Ebenen. Hierbei besteht die Gefahr, dass Manager mit Informationen überlastet werden oder wichtige Details verloren gehen. Zudem neigen Mitarbeiter dazu, nur positive Nachrichten zu teilen und negative zu verschweigen. Diese Systeme können sowohl formal als auch informell sein.

Horizontale Kommunikation

Informationen fließen zwischen Personen auf derselben Hierarchieebene. Sie erfüllt wichtige Funktionen:

• Austausch von Informationen
• Koordination von Aufgaben
• Problemlösung zwischen Einheiten
• Konfliktlösung
• Peer-Interaktion
• Soziale und emotionale Unterstützung

In komplexen Umgebungen, in denen Entscheidungen andere Einheiten beeinflussen, ist der horizontale Informationsaustausch essenziell.