Grundlagen der Unternehmensorganisation

1. Was ist Organisation?

Dies ist die Phase des administrativen Prozesses, die auf der Steigerung der Effizienz beruht. Diese Basis ist nur durch eine rationelle Bewirtschaftung und Koordination aller Ressourcen möglich.

2. Die Bedeutung der Organisation

Sie richtet die Unternehmensarchitektur aus, erleichtert die Arbeit und senkt die Kosten.

3. Arbeitsteilung

Umfasst eine Abfolge von Schritten in den folgenden Phasen:

• Prozesse beschreiben
• Die wichtigsten Funktionen festlegen
• Klassifizieren und Gruppieren der Arbeiten nach Makroprozessen
• Einrichtung von Kommunikationswegen
• Verfahren zur Festlegung der Mikroprozesse der Organisation, der Prozesse der Abteilungen oder Bereiche des Unternehmens

4. Schritte zur Organisation

Um erfolgreich zu organisieren, sind folgende Schritte notwendig:

• Klare Ziele vor Augen haben
• Klare Ziele und Ressourcen des Unternehmens kennen
• Eine Liste der zu erledigenden Aufgaben erstellen
• Diese Aktivitäten in Einheiten aufteilen
• Die einzelnen Aktivitäten der richtigen Person zuweisen
• Einen Leiter auswählen
• Die Organisation des Unternehmens aufrechterhalten

5. Arten der Abteilungsbildung

Es ist die organische Aufteilung des Unternehmens, die eine effizientere Bearbeitung seiner verschiedenen Aktivitäten ermöglicht.

• Funktional: Zusammenfassung ähnlicher Tätigkeiten basierend auf ihrer Hauptaufgabe.
• Nach Produkt: Orientiert sich an einem Produkt oder einer Produktgruppe.
• Nach geografischem Gebiet: Bereiche des Unternehmens basieren auf geografischen Regionen.
• Nach Kunden: Ausrichtung auf Kundengruppen oder Identifizierung der verschiedenen Käufer.
• Nach Sequenz: Bezieht sich auf Arbeitsabläufe oder Schichten.
• Nach Verfahren oder Ausrüstung: Gruppierung von Geräten in verschiedenen Abteilungen zur Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis.

6. Organisationsmodelle

Definition der einzelnen Modelle:

• Linear oder militärisch: Diese Struktur ist als eine der ältesten bekannt (auch als Linienorganisation bezeichnet).
• Funktional: Hierbei stärkt der Spezialist in einem bestimmten Bereich seine administrative Autorität in einem begrenzten und klar definierten Bereich. Der Spezialist übernimmt die Planung, Vorbereitung und Umsetzung seiner eigenen Pläne und ist für die Ergebnisse verantwortlich.
• Stabstelle (Mitarbeiter): Eine Organisation, in der der Direktor oder leitende Angestellte ein Team von Beratern (Stab) ohne direkte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern hat. Diese Berater untersuchen Sachverhalte, tragen Fakten zusammen, informieren und beraten die Führungskraft, aber die Entscheidungsbefugnis und Verantwortung verbleiben wie in der Linienorganisation.
• Ausschüsse: Diese können als eine Modifikation der Linien-, Stabs- oder funktionalen Organisation betrachtet werden. Ausschüsse bestehen nicht zwingend aus Linienmitarbeitern oder Führungskräften. Sie führen jedoch die Ideen verschiedener Gruppen für weitere Untersuchungen zusammen.

Hierarchie der Autorität.

7. Mandate und Aufgaben des Vorstands

Das Board of Directors (der Vorstand) des Unternehmens hat folgende Grundfunktionen:

1. Den Direktor oder Geschäftsführer des Unternehmens wählen
2. Dividenden festlegen
3. Strategische Entscheidungen treffen
4. Die Entscheidungen anderer Führungskräfte bestätigen
5. Die Führungskräfte des Unternehmens beraten
6. Das Gesamtbild im Auge behalten, um zu sehen, was erreicht wurde

8. Organisationseinheit und Organigramme

Die Organigramme (Strukturkarten) sind eine grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie spiegeln in schematischer Form die Positionen der Bereiche wider, aus denen sie besteht, sowie deren Hierarchie, Autoritätslinien und Beratungsbeziehungen.

9. Klassifizierung von Organigrammen

Klassifikation nach Zweck, Bereich und Inhalt.

Nach ihrer Aufgabe oder ihrem Zweck:

• Informativ: Sie sind so konzipiert, dass sie für alle Personen (auch Laien) verständlich sind, d. h. als allgemeine Information dienen.
• Analytisch: Sie dienen der Analyse bestimmter Aspekte des organisatorischen Verhaltens sowie bestimmter Informationsflüsse. Sie bieten den Vorteil einer makroskopischen oder globalen Sichtweise.
• Formell: Sie stellen das geplante oder formelle operative Modell einer Organisation dar und verfügen über eine schriftliche Genehmigung.
• Informell: Sie gelten als solche, wenn ihr Modell noch nicht offiziell geplant oder schriftlich genehmigt wurde.

Nach ihrem Bereich:

• Allgemein: Enthält repräsentative Informationen einer hierarchischen Organisation bis zu einer bestimmten Ebene, je nach Größe und Eigenschaften. Im öffentlichen Sektor kann dies bis zur Managementebene oder Ähnlichem reichen, während es in der Privatwirtschaft oft bis auf die Ebene der Abteilung oder des Büros geht.
• Spezifisch: Zeigt im Detail die Struktur eines bestimmten Bereichs der Organisation.

Nach dem Inhalt:

• Integral: Grafische Darstellungen aller administrativen Einheiten einer Organisation und ihrer hierarchischen Beziehungen oder Abhängigkeiten.
• Funktional: Beinhaltet neben den Einheiten und ihren Zusammenhängen auch die wichtigsten Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind. Dieser Diagrammtyp ist nützlich, um Mitarbeiter zu schulen und ihnen die Organisation im Allgemeinen zu erklären.
• Stellen, Planstellen und Einheiten: Zeigen den Bedarf an Arbeitsplätzen und die Anzahl der eingerichteten Planstellen für jede Einheit. Ebenfalls enthalten sind oft die Namen der Personen, die diese Stellen besetzen.

10. Arten von Organigrammen

• Vertikal: Die Einheiten verzweigen sich von oben nach unten, ausgehend von der Führungsposition an der Spitze, und stellen die verschiedenen hierarchischen Ebenen stufenförmig dar.
• Horizontal: Die Einheiten werden von links nach rechts dargestellt, wobei die Führungsposition links platziert wird. Die Hierarchieebenen sind in Spalten angeordnet, während die Beziehungen zwischen den Einheiten durch horizontale Linien dargestellt werden.
• Gemischt: Diese Art von Diagramm kombiniert vertikale und horizontale Darstellungen, was die grafischen Möglichkeiten erweitert. Empfohlen für Organisationen mit einer großen Anzahl von Einheiten an der Basis.
• Kreisförmig: Bei dieser Art von Design befindet sich die oberste Führungsebene im Zentrum einer Reihe von konzentrischen Kreisen. Jeder Kreis steht für eine andere Autoritätsstufe, die von der Mitte nach außen hin abnimmt, wobei der äußerste und größte Kreis die niedrigste Ebene darstellt.