Interne Kontrollsysteme: Die 5 Komponenten erklärt

Was ist ein internes Kontrollsystem?

Die interne Kontrolle ist ein Prozess, der von den Mitarbeitern eines Unternehmens durchgeführt wird, um bestimmte Ziele zu erreichen. Die Definition ist breit gefächert und deckt alle Aspekte der Unternehmenssteuerung ab, kann sich aber auch auf spezifische Ziele konzentrieren. Ein internes Kontrollsystem besteht aus fünf miteinander verknüpften Komponenten, die sich aus dem Führungsstil des Unternehmens ableiten. Diese Komponenten sind eng miteinander verbunden und dienen als Kriterien zur Bestimmung der Wirksamkeit des Systems.

1. Das Kontrollumfeld (Control Environment)

Das Kontrollumfeld gibt den Ton an, beeinflusst die Führung eines Unternehmens und prägt das Bewusstsein der Mitarbeiter für Kontrollen. Es bildet das Fundament aller anderen Komponenten der internen Kontrolle und sorgt für Disziplin und Struktur. Zu den Faktoren des Kontrollumfelds gehören:

• Integrität und ethische Werte
• Fähigkeiten der Mitarbeiter
• Management-Philosophie und Führungsstil
• Art der Zuweisung von Autorität und Verantwortung
• Professionelle Organisation und Personalentwicklung
• Betreuung und Beratung durch das Board

2. Die Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung umfasst die Identifizierung und Analyse relevanter Risiken für die Erreichung der Unternehmensziele und dient als Grundlage für das Risikomanagement. Aufgrund ständiger wirtschaftlicher, industrieller, rechtlicher und operativer Veränderungen ist es notwendig, Mechanismen zu etablieren, um diese Risiken zu identifizieren und proaktiv zu adressieren.

3. Kontrolltätigkeiten

Kontrolltätigkeiten sind Strategien und Verfahren, die sicherstellen, dass die Anweisungen der Unternehmensführung umgesetzt werden. Sie helfen dabei, notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken im Zusammenhang mit der Zielerreichung zu minimieren. Diese Kontrollen finden sich in der gesamten Organisation auf allen Ebenen und in allen Funktionen.

4. Information und Kommunikation

Information und Kommunikation sind notwendig, um relevante Daten zu ermitteln, zu sammeln und rechtzeitig an die Mitarbeiter weiterzugeben, damit diese ihre Verantwortung wahrnehmen können. Mitarbeiter müssen ihre Rolle innerhalb des internen Kontrollsystems verstehen und wissen, wie ihre Aktivitäten mit der Arbeit anderer verknüpft sind. Zudem müssen Kommunikationswege bestehen, um wichtige Informationen an höhere Ebenen zu melden sowie einen effektiven Austausch mit externen Parteien wie Kunden, Lieferanten, Aktionären und Aufsichtsgremien zu gewährleisten.

5. Die Überwachung

Die Überwachung ist ein Prozess, der das ordnungsgemäße Funktionieren des Systems über die Zeit sicherstellt. Dies wird durch laufende Überwachung, regelmäßige Evaluierungen oder eine Kombination aus beidem erreicht:

• Laufende Überwachung: Erfolgt im Zuge der täglichen operativen Tätigkeiten und umfasst sowohl normale Management- und Aufsichtsaufgaben als auch die Aktivitäten der Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.
• Regelmäßige Evaluierungen: Umfang und Häufigkeit hängen von der Risikobeurteilung und der Wirksamkeit der laufenden Überwachungsprozesse ab.

Mängel in der internen Kontrolle sollten an höhere Ebenen gemeldet werden, während das Top-Management und der Vorstand über wesentliche Aspekte informiert werden müssen.