Konzeption, Organisation und Kommunikation im Personalwesen

Konzeption und Organisation

Konzeption und Organisation: In dieser Abteilung werden die Aktivitäten der vergüteten Arbeitnehmer eines Unternehmens organisiert, geleitet, koordiniert und untersucht.

Organisation der Personalabteilung

In einem Unternehmen werden Abteilungen geschaffen, denen eine besondere Rolle zugeordnet ist; dies wird als formale Organisation bezeichnet. Die informelle Organisation hingegen ergibt sich spontan aus persönlichen Beziehungen, Kommunikationskanälen, informellen Leitern usw.

Formale Organisation (Formalisierung)

Die hierarchischen Beziehungen kennzeichnen die Positionen. Die Aktivitäten verfolgen die von der Unternehmensleitung vorgegebenen Ziele. Die Kommunikation erfolgt auf hierarchischem Weg innerhalb der von der Abteilung gebildeten Arbeitsgruppen. Die administrative Autorität wird formell ausgeübt.

Informelle Organisation

Hier entstehen spontane Beziehungen wie Freundschaften, Verwandtschaften, Feindschaften usw. Die Aktivitäten sind freiwillig und müssen nicht zwingend die Unternehmensziele verfolgen. Die Kommunikation dient spontanen Diskussionen, Gerüchten und Kontakten in den Pausen. Die Gruppen bilden sich durch Freundschaft oder Verwandtschaft. Die Autorität kann von Personen ausgeübt werden, die als „informelle Führer“ (Líderes) angesehen werden.

Hierarchische Struktur und Abteilungsbildung

Die hierarchische Struktur der Organisation ist ein System, das auf der Autorität der Geschäftsleitung (Chief) basiert, welche die Ziele vorgibt, für die sie verantwortlich ist. Die Aufteilung des Unternehmens in verschiedene Abteilungen wird als Departementalisierung bezeichnet.

Management by Objectives (MBO)

Beim Management by Objectives werden die allgemeinen Unternehmensziele für einen bestimmten Zeitraum unterteilt. Diese Ziele werden den einzelnen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens zugeordnet, die über ausreichende Autonomie verfügen, um sie zu erreichen. Eine Variante des Management by Objectives ist die partizipative Führung nach Zielen. Dabei werden die Ziele zwischen der Geschäftsführung und den Verantwortlichen ausgehandelt, sodass die Vorgaben von denjenigen, die sie umsetzen müssen, bereits akzeptiert wurden.

Aufgaben der Personalabteilung

Die Aufgaben der Personalabteilung (Human Resources) können je nach Größe und Tätigkeit des Unternehmens variieren. Die in den meisten Personalabteilungen ausgeübten Funktionen sind:

• Arbeitsplatzfunktion (Job-Funktion)
• Personalmanagement-Funktion
• Vergütungsfunktion (Entlohnung)
• Personalentwicklungsfunktion
• Arbeitsbeziehungen (Beziehungsfunktion)
• Sozialdienstleistungen (soziale Funktionen)

Interne Kommunikationswege

• Abwärts-Kommunikation: Verbreitung von Informationen von der oberen Hierarchieebene an die Untergebenen. Die Kommunikation nach unten wird hierarchisch durch die Leitung gesteuert, beispielsweise in Sitzungen mit der mittleren Führungsebene, durch Mitteilungen an Institutionen oder die Weiterleitung von Aufträgen.
• Aufwärts-Kommunikation: Tritt von den unteren Hierarchiestufen des Unternehmens in Richtung der Vorgesetzten auf. Dies sind üblicherweise Meinungen, Beschwerden, Anregungen und Reklamationen.
• Horizontale Kommunikation: Dies ist die Kommunikation, die zwischen Abteilungen und Personen auf derselben Hierarchieebene stattfindet. Sie besteht aus gemeinsamer Arbeit, Erfahrungsaustausch, der Klärung von Arbeitsfragen usw.

Instrumente der internen Kommunikation

• Internes Rundschreiben: Wenn bestimmte Regelungen eine große Zahl von Arbeitnehmern betreffen, werden diese in Form von schriftlichen Regeln verfasst, die von der Unternehmensleitung herausgegeben werden. Diese schriftlichen Mitteilungen werden als Rundschreiben (Zirkulare) bezeichnet.
• Hinweise / Bekanntmachungen: Dies sind Mitteilungen, die Anweisungen, Klarstellungen und Neuigkeiten von allgemeinem Interesse enthalten.
• Memorandum: Eine kurze Mitteilung, die verwendet wird, um Informationen und Berichte sowie beigefügte Unterlagen zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens zu übermitteln.
• Mitarbeiterberichte: Diese werden im Unternehmen genutzt, wenn man Informationen über die Leistungen eines neuen Mitarbeiters erhalten möchte, die Arbeitsleistung bewerten will oder die wesentlichen Merkmale einer Person an ihrem Arbeitsplatz erfassen möchte.
• Newsletter / Mitarbeiterzeitschriften: Dies sind Zeitungen oder Zeitschriften, die wirtschaftliche, gewerkschaftliche oder kulturelle Informationen an die Mitarbeiter weitergeben, um die Beziehungen untereinander zu verbessern.

Die Personalakte

Die Personalakte ist eine Reihe von chronologisch geordneten Dokumenten, die den Werdegang und die Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters im Unternehmen widerspiegeln.

Die Einstufung und Sortierung der Akten kann wie folgt erfolgen:

• In kleinen Unternehmen werden die Akten meist einfach alphabetisch sortiert.
• In großen Unternehmen verwaltet die Personalabteilung die Mitarbeiterdaten und speichert die persönlichen Akten der Arbeitnehmer. Erfahrungsgemäß werden diese Akten alphabetisch nach Abteilungen sortiert, innerhalb jeder Abteilung nach Berufsgruppen, innerhalb jeder Kategorie wiederum alphabetisch nach Vor- und Nachnamen der Mitarbeiter.

Die Aufzeichnungen müssen ständig aktualisiert werden.