Leitfaden für professionelle Geschäftskorrespondenz

Schriftliche Kommunikation in der Wirtschaft

Die Geschäftskorrespondenz ist ein schriftliches Kommunikationssystem, das von Unternehmen genutzt wird, die in verschiedenen Geschäftsbereichen tätig sind.

Hauptmerkmale der Geschäftskorrespondenz

Die Geschäftskorrespondenz sollte einer Reihe von Regeln folgen:

• Sie muss leicht verständlich sein.
• Themen müssen ausreichend begründet werden.
• Vermeiden Sie übermäßige Kürzungen oder unnötige Füllwörter.
• Sie dient dem Zweck der präzisen Kommunikation.

Bei der Umsetzung dieser Normen ist zu beachten:

• Vermeiden Sie Rechtschreibfehler.
• Nutzen Sie einen großen Wortschatz.
• Lösen Sie Fragen eigenständig.

Beispiel: „Wir werden fortfahren, die Ware zurückzusenden, da der Standard aufgrund einer abnormalen, instabilen Finanzlage nicht eingehalten wurde...“

Es ist ratsam, zunächst die Gründe für die Rücksendung der Ware zu nennen und in einem weiteren Absatz den Grund für die unentgeltliche Rückgabe oder die Rückabwicklung des Wechsels zu erläutern, um eine Vermischung der Themen zu vermeiden.

• Vermeiden Sie Pleonasmen (redundante Wörter). Zum Beispiel ist im folgenden Satz das Verb „geben“ ausreichend: „Wir bitten Sie, [im Voraus] die Situation zu klären (statt: zu geben).“
• Vermeiden Sie formelhafte Wendungen:

„Es ist uns eine große Ehre, Ihnen mitzuteilen, dass sich unsere Büros ab dem 20. des nächsten Monats an einem neuen Standort befinden werden...“ (Eine Adressänderung ist keine „große Ehre“.)

• Vermeiden Sie Kakophonie (häufige Wiederholung von Silben oder Buchstaben). Zum Beispiel in Sätzen wie: „Wir haben einen Schriftwechsel erhalten, der unseren Korrespondenten betrifft...“

Elemente der Geschäftskorrespondenz

Der Briefumschlag

Der Umschlag dient dazu, Ihr Schreiben geschützt zu versenden. Er sollte die Details des Empfängers, des Absenders sowie das Porto (Briefmarken oder Freistempel) enthalten.

Arten von Umschlägen

Gängige Formate sind DIN Lang (American), quadratisch oder rechteckig. Ein weiteres Merkmal ist das Fenster – ein offener, mit dünner Folie bedeckter Raum. Es gibt auch Doppelfenster-Umschläge.

Bei Rücksendungen sollte auf der Rückseite der Grund für die Rücksendung vermerkt werden. Die am weitesten verbreitete Farbe ist Weiß, aber auch andere Farben sind möglich.

Der vorfrankierte Umschlag

Dies ist ein Produkt der Post, bei dem der Nutzer den Umschlag bereits mit aufgedrucktem Porto erwirbt, sodass keine Briefmarken mehr nötig sind.

Die Postleitzahl (PLZ)

Durch die Postleitzahl wird die Postzustellung schneller und sicherer. Dieser fünfstellige Schlüssel dient der Klassifizierung der Post.

Die ersten beiden Ziffern geben die Leitregion an, die dritte die Leitgebiets-Einheit, die vierte die Route und die fünfte den Zustellbezirk.

Das Postfach ist ein Service, bei dem Nutzer ihre Post in einem verschlossenen, nummerierten Kasten (z. B. Fach 312) abholen.

Das Briefpapier

Die bevorzugte Farbe ist Weiß oder sehr helle Farbtöne. Das gängigste Format ist DIN A4.

Der Geschäftsbrief

Er ist das am häufigsten genutzte schriftliche Kommunikationsmittel. Durch den Brief erhält der Empfänger ein Bild des Senders, seiner Ausbildung und Kompetenz. Daher müssen Darstellung und Inhalt sorgfältig gepflegt werden.

Wichtige Bedingungen für die Präsentation sind:

• Der Brief kann maschinell oder handschriftlich verfasst sein.
• Er muss gut strukturiert und angemessen verteilt sein.
• Die Umrisse des Briefes sollten auf den ersten Blick klar erkennbar sein.
• Angemessene Ränder: Links 3 bis 4 cm, rechts 2 cm, unten 2 cm. Wenn das Blatt keinen Briefkopf hat, oben 2 bis 3 cm Abstand lassen.
• Schreiben Sie nicht auf die Rückseite. Nutzen Sie bei Bedarf ein zweites oder drittes Blatt. Die Seitenzahl wird meist oben oder unten rechts vermerkt (z. B. 1/2, 2/2).
• Unterschrift: Briefe müssen eigenhändig unterzeichnet werden. Firmenstempel sollten die Unterschrift nicht verdecken, sondern links daneben platziert werden.
• Der Brief muss frei von Korrekturen oder Streichungen sein. Bei Fehlern sollte der Brief neu geschrieben werden.
• Faltung: Ein A4-Blatt wird normalerweise in drei Teile gefaltet, wobei der Text innen liegt. Bei Fensterumschlägen muss das Adressfeld genau im Fenster sichtbar sein.

Bestandteile des Briefbogens

Ein Geschäftsbrief besteht klassischerweise aus drei Teilen:

• Briefanfang: Befindet sich oben und umfasst Briefkopf, Empfänger, Referenz, Betreff und Datum.
• Inhalt: Liegt zwischen Anfang und Ende. Er unterteilt sich in Anrede und den eigentlichen Text.
• Briefabschluss: Folgt nach dem Text. Enthält Grußformel, Unterschrift, Anlagen und ggf. ein Postskriptum.

Der Briefanfang

Briefkopf: Enthält Name/Firma, Anschrift, Postfach, Telefon, Fax, E-Mail und Website des Absenders. Er kann oben links, mittig oder am Rand platziert sein.

Empfänger: Name oder Firma des Empfängers mit vollständiger Adresse. Bei Fensterumschlägen ist die korrekte Positionierung entscheidend. Bei direkten Ansprechpartnern nutzt man den Zusatz „z. Hd.“ (zu Händen) oder „A/A“.

Referenzen: „Unser Zeichen“ (N/Rfa.) enthält die Initialen des Unterzeichners. „Ihr Zeichen“ (S/Rfa.) bezieht sich auf die Referenz des Gegenübers.

Betreff: Eine kurze Zusammenfassung des Grundes (z. B. „Betreff: Auftragsbestätigung“ oder „Betreff: Mahnung unbezahlter Rechnungen“).

Datum: Format: Tag, Monat, Jahr (z. B. 15. Juni 2008). Der Ort muss nur genannt werden, wenn er nicht bereits im Briefkopf steht.

Der Inhalt

Anrede: Die höfliche Formel vor dem Text.

Bei Bekannten nutzt man „Liebe Freunde“ oder „Liebe(r) ...“.

Text: Der Hauptteil des Briefes. Häufige Einleitungen sind:

• Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom...
• In Beantwortung Ihres Briefes...
• Bezüglich Ihrer (Bestellung/Beschwerde)...
• Wir bestätigen den Erhalt...
• Anbei senden wir Ihnen...
• Der Grund für unser Schreiben ist...
• Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können...
• Nach Prüfung Ihres Angebots...

Der Briefabschluss

Grußformel: Kurze Sätze wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“. Auch bezugnehmende Formeln wie „In Erwartung Ihrer Antwort“ sind üblich.

Unterschrift: Enthält den Firmennamen, die handschriftliche Unterschrift und den Namen des Unterzeichners in Druckschrift sowie dessen Position.

Anlagen: Das Wort „Anlage(n)“ wird linksbündig vermerkt, wenn Dokumente wie Kataloge oder Kopien beigefügt sind.

Postskriptum (PS): Für vergessene Informationen. Es wird mit „PS“ oder „NB“ eingeleitet, sollte aber im professionellen Bereich vermieden werden (außer in der Werbung).