Leitfaden zur Lieferantenauswahl und Ausschreibungsverfahren

Allgemeine Informationen zu Ausschreibungen

Das Ausschreibungsverfahren dient der systematischen Auswahl von Lieferanten. Jeder registrierte Lieferant kann vor Vollendung des Auswahlverfahrens teilnehmen, wobei besondere Bedingungen gelten. Dabei fungiert die Kommission bei der Vorauswahl, dem Eingang der Angebote und der Angebotseröffnung. Bei wirtschaftlichen und öffentlichen Ausschreibungen trifft die Kommission die endgültige Entscheidung.

Ein allgemeines Ausschreibungsverfahren ist bei Erfüllung folgender Bedingungen erforderlich:

• Bei Kauf von Waren oder Dienstleistungen mit einem geschätzten Wert von mehr als 60.000 €.
• Bei Bauarbeiten mit einem geschätzten Wert von mehr als 180.000 €.

Die Vergabekommission

Es wird ein Ausschuss aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern gebildet. Dieser soll sicherstellen, dass Beschaffungsprozesse im Einklang mit den geltenden rechtlichen Vorschriften stehen. Zudem berät der Ausschuss das Unternehmen und überwacht die Verträge.

Die Mitglieder werden von der Geschäftsleitung ernannt und sollten vorzugsweise die Bereiche Recht, Technik und Wirtschaft/Rechnungswesen repräsentieren.

Schritte zur Auswahl eines Anbieters

1. Überprüfung des Lieferantenverzeichnisses: Bei Erstellung der Bestellanforderung wird das Lieferantenregister geprüft. Sollte kein Anbieter für die Ressource vorhanden sein, werden potenzielle Lieferanten über Handelsregister gesucht und zur Registrierung aufgefordert.
2. Ausschluss deaktivierter Lieferanten: Anbieter, die für die angeforderte Funktion deaktiviert sind, werden ausgeschlossen.
3. Auswahl nach Historie: Die Anbieter werden nach ihrer Einkaufshistorie sortiert. Falls noch keine Einkäufe mit einem bestimmten Hersteller getätigt wurden, wird ein Bewertungsfaktor (in der Regel 0,9) angewendet, um die Anbieter mit der besten Bewertung auszuwählen.
4. Überprüfung der Beschwerdehistorie: Es wird geprüft, ob bei den Anbietern anhängige Beschwerden oder Reklamationen vorliegen.
5. Endgültige Überprüfung: Die Prozesse und Forderungen der Lieferanten werden analysiert, um die endgültige Auswahl zu treffen.