Personalintegration: Prozess, Motivation & Führung in der Organisation

Personalintegration

Der Prozess der Personalintegration umfasst die Besetzung und Erhaltung von Positionen in der Organisationsstruktur. Er berücksichtigt die Identifikation des Mitarbeiterbedarfs und die Anzahl der verfügbaren Personen. Der Prozess beinhaltet Rekrutierung, Auswahl, Einstellung, Förderung, Evaluierung, Karriereplanung, Vergütung und Weiterbildung. Externe Faktoren wie Bildung, sozio-kulturelles Umfeld, Einstellung zur Arbeit, Gesetze, wirtschaftliche Chancen etc. beeinflussen diesen Prozess. Interne Faktoren, wie interne Förderung, berufliche Fähigkeiten und Widerstand gegen Veränderungen, benötigen die Unterstützung der Unternehmensführung.

Direktion

Direktion ist der Prozess, Menschen zu beeinflussen, die Ziele der Organisation und der Gruppe zu erreichen. Die Rolle des Administrators und der Grad der Akzeptanz in der Gruppe bestimmen die Richtung. Der Administrator muss Verständnis und Vertrauen aller Gruppenmitglieder fördern und sicherstellen, dass die Mitarbeiter an die Führung glauben.

Management-Instrumente

Der Administrator verfügt über Instrumente, die ihm helfen, den Prozess des Organisationsmanagements effektiv zu gestalten. Dazu gehören:

• Motivation
• Führung
• Delegation
• Kommunikation

Motivation

Die menschliche Motivation ist vielfältig und richtet sich nach individuellen Bedürfnissen. Sie kann bewusst oder unbewusst sein. Impulse, Wünsche und Bedürfnisse werden von der Motivationspsychologie untersucht.

Der Motivationszyklus:

1. Bewusstsein für die Notwendigkeit
2. Transformation der Notwendigkeit in einen Wunsch
3. Identifizierung des Anreizes zur Erfüllung des Wunsches
4. Wahl des Weges zum Anreiz
5. Beginn und Aufrechterhaltung des Verhaltens zur Erreichung des Anreizes
6. Erreichen des gewünschten Anreizes
7. Befriedigung der Bedürfnisse

Verschiedene Autoren haben unterschiedliche Sichtweisen des Motivationszyklus vorgeschlagen (Chiavenato, Kast & Rosenzweig, Hellriegel & Slocum, Davis & Newstrom, Gibson et al.).

Führung

Führung ist eine Beziehung, die mit der Handlung beginnt. Der Führer entwickelt sich selbst. Führung ist die Kunst, Menschen so zu beeinflussen, dass ihr Einsatz freiwillig und begeistert zur Erreichung der Gruppenziele beiträgt. Führung und Motivation sind eng miteinander verbunden.

Führungsstile

• Autokratischer Führer: Trifft Entscheidungen allein und weist Anweisungen zu.
• Partizipativ-demokratischer Führer: Konsultiert die Gruppe und bezieht sie in Entscheidungen ein.
• Liberaler Führer: Gewährt den Mitarbeitern ein hohes Maß an Unabhängigkeit.

Unterschiede zwischen Chef und Leader

Chef: Gibt Anweisungen, inspiriert Angst, verwaltet Menschen wie Dinge.

Leader: Inspiriert Vertrauen, lehrt, wie Dinge zu tun sind, behandelt Menschen mit Respekt.

Operative Planung

Um Ziele zu erreichen, müssen Maßnahmen ergriffen und Ressourcen eingesetzt werden. Die operative Planung umfasst folgende Phasen:

1. Analyse der Ziele
2. Planung der Zeit
3. Planung der Ressourcen
4. Risikobewertung
5. Kontrolle und Überprüfung

Die Analyse der Ziele beginnt mit der Unterteilung des Hauptziels in kleinere Teilziele. Diese Teilziele sollten als Substantive formuliert werden (z.B. System, Test, etc.).

Zeitplanung

Die Zeitplanung spiegelt den Aufwand wider, der zur Erreichung eines Ziels benötigt wird. Die benötigte Zeit wird durch die Dauer der einzelnen Aktivitäten bestimmt.

Schritte der Zeitplanung:

1. Identifizierung der erforderlichen Aktivitäten
2. Schätzung der Dauer jeder Aktivität
3. Erstellung eines Zeitplans

Organisationsformen

• Formale Organisation: Die intentionale Struktur von Rollen in einem Unternehmen.
• Informelle Organisation: Ein Netzwerk von Beziehungen, das spontan zwischen Menschen entsteht.
• Keine formelle Organisation: Einheiten, die nicht in der formalen Struktur eines Unternehmens enthalten sind, aber dennoch Auswirkungen auf das Management haben (z.B. Gewerkschaften).

Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur kann aus vertikaler und horizontaler Perspektive betrachtet werden.

Vertikale Perspektive (Delegation von Befugnissen): Zentralisierte oder dezentralisierte Unternehmen.

Horizontale Perspektive (Arbeitsteilung): Funktional, divisional, Matrix.

Zentralisierung/Dezentralisierung

Zentralisierung: Die Autorität liegt bei wenigen Personen.

Dezentralisierung: Die Autorität wird auf verschiedene Positionen und Abteilungen verteilt.

Linie und Beratung

Linienorganisation: Direkter Weg der Autorität von oben nach unten.

Beratungsorganisation: Beratungseinheiten unterstützen die Linienorganisation.

Arten von Strukturen (funktional)

Die Aufgaben werden auf Arbeitseinheiten, genannt Abteilungen, aufgeteilt. Kriterien für die Departementalisierung:

• Produkt
• Geographische Gebiete
• Kundentypen
• Wissensgebiete
• Projekte

Matrixstruktur

Die Matrixstruktur kombiniert funktionale Bereiche mit Projektteams. Die Teammitglieder arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Projekten. Es gibt zwei oder mehr Verantwortliche für eine Einheit.