Der professionelle Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess

Die zentralen Schlüsselwörter der Beschaffung sind Kosten, Qualität und Zeit. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erwerben muss, ergreift es Maßnahmen, um geeignete Lieferanten zu finden, Angebote zu analysieren, den Lieferanten auszuwählen und den Kauf zu verhandeln.

Der Einkaufsprozess umfasst die folgenden Phasen:

1. Geplante Anschaffungen: Durchführung einer prospektiven Bedarfsstudie, um den Markt zu sondieren, bevor ein konkreter Bedarf entsteht.
2. Analyse der Bedürfnisse: Einkäufe werden in der Regel zentralisiert. Die Einkaufsabteilung erhält von internen Nutzern (Produktion, Lager, Verkauf) Bedarfsanforderungen und analysiert deren Priorität.
3. Anforderung von Angeboten und Budgets: Bei hohen Kosten oder Erstkäufen ist die Einholung von Angeboten (RFP) ein notwendiger Schritt, um wirtschaftliche Risiken zu vermeiden.
4. Auswertung der Angebote: Die eingegangenen Angebote müssen geprüft, analysiert und verglichen werden.
5. Auswahl der Lieferanten: Auswahlkriterien sind Preis, Qualität, Lieferbedingungen und die Zuverlässigkeit des Anbieters.
6. Aushandlung der Bedingungen: In dieser Phase werden Details des Angebots verhandelt.
7. Bestellung: Nach Einigung zwischen Käufer und Verkäufer wird ein verbindliches Dokument erstellt.
8. Bestellstatus und Überwachung: Sicherstellung, dass die Materialien gemäß den Spezifikationen und pünktlich geliefert werden.

Das Verfahren variiert je nach Unternehmenstätigkeit (Industrie, Handel oder Dienstleistung). Industrieunternehmen fokussieren sich auf Rohstoffe, Handelsunternehmen auf wettbewerbsfähige Preise für Endverbraucher und Dienstleister auf die Erfüllung spezifischer Kundenbedürfnisse.

Bedarfsanalyse

Die Einkaufsabteilung klassifiziert eingehende Bedarfsanforderungen nach folgendem Schema:

• Bevorzugung von Materialien mit niedrigem Lagerbestand.
• Prüfung, ob es sich um einen regelmäßigen Bedarf oder einen Erstkauf handelt.
• Homogene Gruppierung von Materialien für Lieferantenanfragen.
• Rücksprache mit den künftigen Nutzern vor der Bestellung.

Im nächsten Schritt werden Qualität, Menge, Lieferzeit und finanzielle Bedingungen festgelegt. Fragen wie „Wie viel kaufen?“, „Wann bestellen?“ und „Zu welchem Preis?“ werden oft in Zusammenarbeit mit der technischen Abteilung oder dem Verkauf geklärt.

Angebotsanfrage und Budget

Die Phase der Angebotsanfrage (RFP) ist in folgenden Fällen relevant:

• Bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit.
• Beim Kauf eines neuen Produkts.
• Bei Unzufriedenheit mit aktuellen Anbietern.
• Zur Erweiterung des Lieferantenportfolios.
• Als Reaktion auf neue Marktveröffentlichungen.

Da der Anfrageprozess Kosten verursacht, sollten Anfragen nur an Anbieter gesendet werden, die ein ernsthaftes Angebot erwarten lassen. Faktoren für die Entscheidung zwischen Hersteller oder Großhändler sind:

• Die Art des Produkts.
• Die bestellte Menge.
• Der Standort des Lagers.
• Die angebotenen Dienstleistungen des Anbieters.