Unternehmensorganisation & Personalwesen: Ein Leitfaden

Grundlagen der Unternehmensorganisation

Das Unternehmen ist der Akteur, der die Produktionsfaktoren in einer organisierten Art und Weise mit der Absicht koordiniert, die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Diese Definition ist sehr allgemein gehalten und für jede Art von Wirtschaftssystem gültig. Die Organisation der Produktionsfaktoren impliziert geschäftliche Entscheidungen über die Verantwortung der Menschen im Unternehmen, die Arten und Mengen der einzusetzenden Faktoren, die Formen der Finanzierung sowie die Vertriebs- und Verkaufsprozesse etc.

Prozess der Entscheidungsfindung

Die Organisation dient der Einführung oder Reform von Prozessen sowie der Koordination der Mitarbeiter und der geeigneten Mittel. Sie hat zwei Hauptaufgaben:

• Definition der Aufgaben der einzelnen Abteilungen.
• Zuweisung der Verantwortung an den Einzelnen.

Eine der wichtigsten Aufgaben der im Unternehmen arbeitenden Personen ist es, Entscheidungen zu treffen, um die anfallenden Aufgaben zur Problemlösung zu planen. Einige dieser Entscheidungen, besonders wenn sie einfach oder wiederkehrend sind, werden routinemäßig getroffen. Andere, komplexere oder wichtigere Entscheidungen erfordern hingegen mehr Überlegung. Der allgemeine Prozess der Entscheidungsfindung umfasst folgende Phasen:

• a) Informationsbeschaffung: Diese Phase basiert auf der Suche nach Informationen zu der jeweiligen Frage, um eine Lösung zu finden. Es ist notwendig, das Problem eindeutig zu identifizieren.
• b) Analyse der Informationen: Hierbei wird bestimmt, ob genügend gültige Informationen vorhanden sind, um Alternativen zu identifizieren und verschiedene Lösungen für das Problem vorzuschlagen.
• c) Wahl der Lösung: Bei der Entscheidung müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:
  • Das Risiko, das eingegangen werden muss.
  • Die Akzeptanz durch die betroffenen Personen und die Auswirkungen.
  • Die Fähigkeit, die Lösung im entsprechenden Zeitrahmen umzusetzen.
  • Die Grenzen der verfügbaren personellen und materiellen Ressourcen.

Vergessen Sie nicht, dass ein gewisses Maß an persönlicher Kreativität oft zu interessanten Projekten im Unternehmen führt.

Modelle der Unternehmensorganisation

Das Unternehmen, das als eine Organisation betrachtet wird, die personelle und materielle Ressourcen nutzt, um bedarfsgerechte Waren und Dienstleistungen für Menschen zu produzieren, muss bei der Gestaltung seiner Organisation folgende Grundsätze berücksichtigen:

• Die Arbeitsteilung.
• Das übergeordnete Ziel (Gewinnerzielung oder das Erreichen anderer Prioritäten).
• Die Dezentralisierung von Aufgaben.
• Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Gruppen und Personen im Unternehmen.

Die Unternehmensorganisation kann formell oder informell sein:

• a) Formale Organisation: Sie besitzt klare Vorschriften sowie definierte Rollen für jede Gruppe. Diese Regeln werden vom Unternehmen im Vorfeld festgelegt, gehen von der Autorität aus und gelten für das Personal.
• b) Informelle Organisation: Sie entsteht durch persönliche Beziehungen, Verwandtschaft oder Interessengruppen innerhalb des Unternehmens, basierend auf Freundschaft oder gemeinsamen Interessen. Bei gemeinsamen Aktionen ist es wichtig, die Stärken der informellen Organisation zu nutzen und negative Auswirkungen auf die Unternehmensziele zu vermeiden.

• Organisation der einheitlichen Leitung: Diese Organisationsform eignet sich am besten für kleine Unternehmen. Ihr wichtigstes Merkmal ist die Konzentration der Macht auf eine Person oder Gruppe. Die wichtigsten Formen sind:
  • a) Hierarchische Organisation: Sie basiert auf einer Autoritätspyramide, in der jeder weiß, wem er unterstellt ist und wer ihm gegenüber weisungsbefugt ist.
  • b) Funktionale Organisation: Sie zeichnet sich durch die Spezialisierung von Abteilungen und Funktionen aus.
  • c) Gemischte Organisation: Eine Kombination aus den beiden vorgenannten Formen. Hierbei können beratende Stäbe hinzugefügt oder Ad-hoc-Ausschüsse für spezifische Sonderaufgaben eingerichtet werden.
• Organisation mit mehrteiliger Führung (Mehrlinien-Management): Die Komplexität einiger Unternehmen, deren Produkt- und Marktdiversifizierung sehr groß ist, hat zur Entwicklung von Organisationen mit mehrteiliger Führung geführt. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass Entscheidungen von verschiedenen Personengruppen getroffen werden, was die Kapazität eines einzelnen Organs übersteigt. Die Organisationsmodelle können wie folgt strukturiert sein: nach Zeiten oder Schichten, nach geografischen Gebieten, nach Produkten, nach kundenorientierten Märkten, nach unterschiedlichen Produktionsverfahren oder als Matrix- bzw. Netzorganisation (geteilte Verantwortung für Spezialgebiete und Produkte).
• Organigramme: Sie stellen die Struktur des Unternehmens und seiner verschiedenen Bereiche, Abteilungen und Sektionen dar, drücken die gegenseitigen Abhängigkeiten aus und schaffen Kommunikationskanäle. Bei der Ausarbeitung einer Organisationsstruktur im Unternehmen muss Folgendes beachtet werden: die Struktur des Unternehmens zu bestimmen, die Rollen der einzelnen Faktoren zu definieren, die fähigsten Mitarbeiter den jeweiligen Aufgaben zuzuordnen, die Hierarchie jeder Funktion sowie die Kommunikationswege festzulegen. Zudem sollten die Organigramme flexibel sein, um das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens zu ermöglichen.

Die Personalabteilung im Unternehmen

Heutzutage ist eine eigene Abteilung für die Mitarbeiterverwaltung unerlässlich.

Aufgaben der Personalabteilung

Diese Abteilung ist für die Organisation und Verwaltung der Mitarbeiter zuständig und trägt unterschiedliche Bezeichnungen wie Personalabteilung, Human Resources (HR), Labor Relations etc. Sie besteht aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen, nutzt finanzielle sowie materielle Ressourcen und hat die Hauptaufgabe, die Aktivitäten der Beschäftigten im Unternehmen zu planen, zu organisieren, zu verwalten, zu bewerten und zu kontrollieren.

• Schaffung von Arbeitsplätzen: Basierend auf dem Organigramm erfolgt die Schaffung von Arbeitsplätzen und die Festlegung der Mitarbeiterqualifikationen. Hierbei müssen folgende Elemente berücksichtigt werden: die Aufgaben in jedem Bereich und deren Ausführungsreihenfolge zu kennen, die für die Aufgaben erforderliche Zeit und Ressourcen zu berechnen, die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und deren Kategorien zu quantifizieren sowie die erforderlichen Qualifikationen zu ermitteln.
• Stellenprofile und Anforderungsprofile (profesiografische Profile): Stellenprofile sind Dokumente, welche die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, physischen und umweltbedingten Anforderungen, beruflichen Qualifikationen und andere Spezifikationen definieren, die die Art und Bedingungen jeder Stelle präzise beschreiben. Sobald die Stellenprofile für jede Position entwickelt wurden, erstellt das Unternehmen daraus Anforderungsprofile (profesiografische Profile). Diese Dokumente zeigen die Eigenschaften, Fähigkeiten und Einstellungen auf, die die geeigneten Personen für die Stelle mitbringen sollten. Genauer gesagt dienen sie dazu, die physischen, technischen und psychologischen Fähigkeiten, emotionalen Aspekte sowie das erforderliche Fachwissen für die jeweilige Position zu identifizieren.

Personalrekrutierung und Arbeitsrecht

Das Arbeitsrecht verpflichtet Unternehmen und Arbeitnehmer, ihre Arbeitsbeziehungen durch Arbeitsverträge rechtlich zu regeln. Das Arbeitsrecht ist ein sogenanntes Recht des gemischten Typs: Die Parteien können die Bedingungen im Rahmen der gesetzlichen Mindeststandards zum Schutz der Arbeitnehmer frei vereinbaren. Grundsätzlich weisen Arbeitsverträge folgende Merkmale auf:

• Gesetzmäßigkeit: Die Parteien einigen sich auf die im Vertrag festgelegten Bedingungen im Rahmen des Gesetzes.
• Bilateralität: Der Vertrag verpflichtet beide Parteien.
• Entgeltlichkeit (Belastung): Es entstehen Verpflichtungen wirtschaftlicher Natur (Leistung und Gegenleistung).
• Fortlaufender Charakter: Die Verpflichtungen werden über einen bestimmten Zeitraum hinweg kontinuierlich erfüllt.
• Vertragsfreiheit: Der freie Wille der Parteien unterliegt den jeweils gültigen Arbeitsnormen für die entsprechende Vertragsart.

Die Wahl der passenden Vertragsart

Unternehmen müssen die Vertragsarten wählen, die am besten zu ihren Zielen passen. Dabei sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Die Rechtsform des Unternehmens und die Art der Tätigkeit.
• Der vorübergehende Arbeitskräftebedarf.
• Förderungen und Anreize für die Einstellung bestimmter Personengruppen (z. B. Langzeitarbeitslose, Frauen in unterrepräsentierten Bereichen, Menschen mit Behinderungen, Jugendliche beim Berufseinstieg).
• Die sozialen Kosten (Abfindungen bei Vertragsende, Zulagen, Befreiungen von Sozialversicherungsbeiträgen, Subventionen und steuerliche Vergünstigungen).
• Weitere Bedingungen im Interesse des Unternehmens und der einzustellenden Arbeitnehmer.

Rechtliche Schritte nach der Einstellung

Nach der Einstellung von Arbeitnehmern müssen Unternehmen eine Reihe von formalen und rechtlichen Schritten durchführen, darunter:

• Die Anmeldung zur Sozialversicherung (SV) des Arbeitnehmers.
• Die Meldung der neuen Verträge an die zuständige Arbeitsagentur (z. B. INEM/Arbeitsamt).
• Die Information der Arbeitnehmervertreter (Betriebsrat) sowie die Einhaltung weiterer geltender arbeitsrechtlicher Vorschriften.

Finanzielle Abwicklung und Arbeitskosten

Das Gehalt umfasst alle wirtschaftlichen Vorteile (in Geld- oder Sachleistungen), die Mitarbeiter als Gegenleistung für ihre Arbeit im Unternehmen erhalten. Seine allgemeine Struktur beinhaltet:

• Das Grundgehalt.
• Zulagen (z. B. für Dienstalter, Erfahrung, Leistungsanreize, Sonderzahlungen, Sachbezüge, Wohngeld und sonstige Zuschläge).
• Lohnnebenleistungen (Sozialleistungen, sonstige Zuwendungen).

Auf Basis dieser Komponenten muss der Arbeitgeber die entsprechenden Berechnungen durchführen, um die Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln sowie die fällige Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen.