Wichtige Dokumente im Außenhandel

Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung wird im allgemeinen Briefkopf verwendet, um ein Angebot zu unterbreiten. Dabei sollten alle von der AFIP festgelegten Formalitäten beachtet werden. Die Beschreibung der Ware sollte so detailliert wie möglich sein, einschließlich:

• Wert der Transaktion, Währung, Incoterms, Ort und Art der Bezahlung, Lieferzeiten etc.
• Name, Anschrift und Telefonnummer des Exporteurs
• Proforma-Rechnungsnummer
• Daten des Importeurs
• Datum und Ort der Ausstellung
• Anzahl und Beschreibung der Waren, Einzelpreis und Gesamtpreis
• Liefer- und Zahlungsbedingungen (inklusive Incoterm)
• Gültigkeitsdauer
• Unterschrift des Ausführers

Handelsrechnung

Sie wird vom Ausführer ausgestellt und enthält die Namen sowie Adressen des Exporteurs und des Importeurs. Die Handelsrechnung umfasst technische Details der Ware, Datum und Ort der Ausstellung, Maßeinheit, Menge, Einzelpreise, Gesamtumsatz, Währung, Verkaufsbedingungen, Zahlungsfristen, Brutto- und Nettogewicht, Markierungen, Anzahl der Packstücke sowie das Beförderungsmittel. Sie muss von einer verantwortlichen Person des Unternehmens unterzeichnet sein. Für Ausfuhren verlangt die AFIP den Kennbuchstaben „E“, um den Zugang zu Rabatten zu ermöglichen.

Konsularische Rechnung

Dieses Dokument dient zusammen mit dem Ursprungszeugnis dazu, die Herkunft der Waren zu bescheinigen. Es wird im Einfuhrland zur Kontrolle von Kontingenten, Quoten und zur Anwendung von Zöllen sowie für Importstatistiken verwendet. Oft handelt es sich um ein Ad-hoc-Formular, das sich auf die Frachtpapiere bezieht. Da hierfür meist Gebühren anfallen, sollte im Vertrag klar geregelt sein, ob diese Kosten im Verkaufspreis enthalten sind.

Certificate of Deposit (Warrant)

Dies ist ein Zertifikat, das von Administratoren oder öffentlichen Zolllagern ausgestellt wird. Es bestätigt, dass die Ware zur Verwahrung übergeben wurde. Es ist in der Regel durch Indossament übertragbar und kann als Zahlungsmittel verwendet werden.

Certificate of Origin (Ursprungszeugnis)

Dieses Dokument bestätigt, dass die Waren aus einer bestimmten Region, einem Wirtschaftsblock (z. B. MERCOSUR) oder einem Land stammen. Es dient dazu, dem Importeur die Herkunft der Waren zu garantieren.

Zertifikat Verpackungsgewicht

• Bestätigt die Anzahl der Einheiten, das Stückgewicht, die Anzahl der Pakete, die Nummerierung und das Verpackungssystem.
• Wird vom Ausführer, Frachtführer oder einer Regierungsbehörde ausgestellt.

Certificate of Analysis

• Bestätigt die Analyse der ausgeführten Waren.
• Wird von einer Behörde, einem privaten Labor oder dem Ausführer erstellt.

Gesundheits-Zertifikat

• Bestätigt die gesundheitlichen Merkmale des Produkts.
• Wird von der Gesundheitsbehörde des Landes ausgestellt.

Road Map

Dieses Dokument wird im Straßengüterverkehr für den Export verwendet. Es enthält Details zu den wichtigsten Städten und Transitrouten, die vom Transportmittel ab der Abgangsstelle befahren werden. Zudem werden Zielrufnummern, Zollpapiere und die Routenplanung aufgeführt. Die Dokumentation erfolgt meist durch den Frachtführer und einen Zoll-Transport-Agenten.

MIC / DTA (Internationales Frachtmanifest)

Dieses Dokument wird ausschließlich im Straßengüterverkehr, insbesondere mit Nachbarländern wie Argentinien, für Ausfuhr- und Durchfuhrladungen verwendet. Es enthält Daten zu den Beförderungsmitteln, eine Warenbeschreibung, Zoll-Ausgangs- und Zielorte, Reiseinformationen, Plombennummern, Verlader, Empfänger, Spediteur, NCM-Nummer sowie das Ausstellungsdatum. Alle Felder sind in kastilischer und portugiesischer Sprache verfasst.