Wichtige Verkaufs- und Zahlungsdokumente im Überblick

Wichtige Verkaufs- und Zahlungsdokumente

1. Verkaufsdokumente (Documents of Sale)

Der Auftrag: Ein Dokument, das die Kundennachfrage und die Bedingungen, unter denen gekauft wurde, definiert. Es enthält die Identifizierung der beteiligten Gesellschaft, die Bestellnummer, Datum und Ort der Erstellung sowie die Identifizierung des Unternehmens, welches die Bestellung formuliert hat, die Bestellbedingungen und die Identifizierung der Eintragung der Gesellschaft.

Der Lieferschein (Packing Slip): Ein Dokument, das die Lieferung von Waren an den Kunden detailliert beschreibt und rechtfertigt. Er enthält die Hersteller-ID, die Identifizierung des Käufers, Versandmerkmale, Anmerkungen zur Sendung sowie das Feld für die Unterschrift des Kunden bei Erhalt.

Die Rechnung (Bill): Ein juristisches Dokument, das die Erbringung von Dienstleistungen oder den Verkauf von Waren beweist. Es umfasst die Identifizierung der Gesellschaft, die den Verkauf tätigt, die Kunden-ID, die Rechnungsnummer, Datum und Ort, Beschreibung und Referenz, Rabatte sowie die Bemessungsgrundlage. Die Bemessungsgrundlage ist der Betrag, auf dem die Berechnung der Steuern (z. B. 18 % MwSt.) basiert. Zudem werden die Mehrwertsteuer oder der Aufschlag der Gleichwertigkeit sowie der Gesamtbetrag der Rechnung ausgewiesen.

2. Zahlungsdokumente

Der Scheck (Check): Ein Dokument, das eine Anweisung an ein Finanzinstitut darstellt, einen bestimmten Geldbetrag an eine bestimmte Person oder den Inhaber auszuzahlen. Wichtige Bestandteile sind:

• Identität des Zahlers (wer den Scheck bezahlen muss)
• Kontonummer
• Zahlbetrag in Zahlen
• Inhaber oder Versicherungsnehmer (die Person oder Personen, die den Betrag bar abheben können; der Betrag muss in Worten ausgedrückt werden)
• Ort und Datum der Ausstellung
• Unterschrift des Besitzers
• Schecknummer und Prüfziffer

Schecktypen: Inhaberschecks, Namensschecks, gesperrte Schecks oder Verrechnungsschecks.

Vorlagefristen: Die Zahlung muss innerhalb der folgenden Zeiträume vorgelegt werden: 15 Tage in Spanien, 20 Tage in Europa und 60 Tage außerhalb Europas.

Der Wechsel (Bill of Exchange): Ein Dokument, durch das eine Person (der Aussteller/Drawer) eine andere Person (den Bezogenen/Drawee) anweist, zu einem bestimmten Zeitpunkt (Fälligkeit) eine Geldsumme an eine dritte Partei (den Inhaber/Holder) zu zahlen.

• Aussteller (Schublade): Die Person, die den Wechsel erstellt.
• Bezogener (Pfund): Die Person, die den Betrag zahlen muss.
• Inhaber/Versicherungsnehmer (Besitzer): Die Person, in deren Auftrag die Rechnung gezahlt werden muss.

Die Quittung: Ein Nachweis über die Bezahlung des geschuldeten Betrags.