Workflow-Management: Definition, Elemente und Vorteile

Definition: Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist die vollständige oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses. Dabei werden Dokumente, Informationen oder Aufgaben gemäß festgelegter Verfahrensregeln von einem Beteiligten an einen anderen weitergereicht. Workflows strukturieren Abläufe zeitlich, inhaltlich und logisch.

Workflow-Elemente

• Trigger: Ein Auslöser für den Prozess.
• Rollen: Akteure, Bearbeiter oder Mitarbeiter.
• Arbeitsschritte: Aktivitäten, Aktionen, Tasks oder Vorgänge, die sequenziell oder parallel ablaufen.
• Ergebnisse: Dokumente, Lieferungen, Artefakte oder Teilergebnisse.
• Zustände: Zustandsautomaten zur Statusinformation über den Fertigstellungsgrad.
• Kardinalitäten: Festlegung der Häufigkeit von Tätigkeiten oder optionalen Artefakten.
• Abschluss: Ein definiertes Ende des Workflows.

Was ist ein Artefakt?

• Der Begriff stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „Handwerk“.
• Eine Datei mit Quellcode.
• Ein Element im Verteilungsdiagramm.
• Ein Textdokument mit definierten Anforderungen an ein System.

Vorteile und Nachteile von Workflows

Vorteile

• Effizienzsteigerung: Zielgerichtetes Arbeiten.
• Transparenz: Durch Zwischenschritte und Teilüberprüfungen.
• Qualitätssteigerung: Anwendung von „Best-Practice“-Verfahren.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Verbesserter Austausch.

Nachteile

• Hoher Arbeits- und Dokumentationsaufwand.
• Gefahr der „Überdokumentation“.
• Risiko fehlerhafter Workflows.
• Kommunikationsdefizite: Der persönliche Austausch kann abnehmen.

Kategorien und Arten von Workflows

Kategorien

• Gelebte, nicht dokumentierte Workflows: Treffen auf die meisten Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft zu. Es handelt sich um einfache, logische Schritte über einen kurzen Zeitraum mit wenigen Beteiligten.
• Umfassende Workflows: Erfordern mehrere Personen über einen längeren Zeitraum. Diese Form wird häufig umfassend dokumentiert und durch Management-Systeme unterstützt.

Arten von Workflows

Aktivitätszentrierte Ansatz - stellt Ergebnisse in den Mittelpunkt des Workflows Dokumentenzentrierte Ansatz – stellt Ergebnisse in den Mittelpunkt des Workflows z.B. Lasten und Pflichtenheft Workflow Management Diese Systeme verbessern die Zusammenarbeit der Beteiligten, ermöglichen den Zugang zu Informationen, bieten Echtzeit-Monitoring und situative Hilfestellungen Ist das Wiki als Werkzeug im Unternehmen etabliert, wird die Dokumentation der Abläufe auch gelesen. Workflow Engine Damit ein Workflow automatisiert werden kann, muss er mit seinen verschiedenen Elementen modelliert werden. Dafür ist eine Engine zuständig. Fertigstellungsgrad Das Verhältnis der erbrachten zur geplanten Gesamtleistung